公司商標(biāo)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商標(biāo)檔案的科學(xué)管理，保護(hù)公司商標(biāo)權(quán)益，充分發(fā)揮商標(biāo)檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商標(biāo)檔案的管理，包括商標(biāo)的申請、注冊、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可、侵權(quán)糾紛處理等過程中形成的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司商標(biāo)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映商標(biāo)事務(wù)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高工作效率，為公司經(jīng)營決策提供有力支持。二、商標(biāo)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司商標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司商標(biāo)檔案，建立商標(biāo)檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理商標(biāo)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。4.定期對商標(biāo)檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.對已超過保管期限的商標(biāo)檔案，提出鑒定和銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）商標(biāo)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)商標(biāo)事務(wù)的具體辦理，及時(shí)向檔案管理部門移交商標(biāo)申請、注冊、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓、使用許可等過程中形成的文件資料。2.配合檔案管理部門做好商標(biāo)檔案的整理、編目等工作，提供必要的信息和協(xié)助。3.在處理商標(biāo)侵權(quán)糾紛等事項(xiàng)時(shí)，負(fù)責(zé)收集、整理相關(guān)證據(jù)材料，并及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門涉及商標(biāo)事務(wù)的文件資料收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.在商標(biāo)使用過程中，如發(fā)現(xiàn)商標(biāo)權(quán)益受到侵害或有其他重要情況，應(yīng)及時(shí)通知商標(biāo)管理部門和檔案管理部門，并配合做好相關(guān)工作。三、商標(biāo)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商標(biāo)申請階段：包括商標(biāo)申請書、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)類別選擇說明、申請人身份證明文件等。2.商標(biāo)注冊階段：商標(biāo)局的受理通知書、審查意見通知書、注冊證等。3.商標(biāo)續(xù)展階段：續(xù)展申請書、續(xù)展證明文件等。4.商標(biāo)變更階段：變更申請書、變更證明文件等。5.商標(biāo)轉(zhuǎn)讓階段：轉(zhuǎn)讓申請書、轉(zhuǎn)讓合同、轉(zhuǎn)讓證明文件等。6.商標(biāo)使用許可階段：使用許可合同、備案證明等。7.商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理階段：侵權(quán)證據(jù)材料、處理決定書、判決書等。8.其他與商標(biāo)相關(guān)的文件資料，如商標(biāo)設(shè)計(jì)稿、宣傳資料、市場調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在商標(biāo)事務(wù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件資料移交檔案管理部門。2.移交的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門對接收的文件資料進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類按照商標(biāo)的類別、申請時(shí)間、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類，建立分類索引。2.編號(hào)為每份商標(biāo)檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目編制商標(biāo)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、商標(biāo)名稱、類別、申請時(shí)間、業(yè)務(wù)內(nèi)容、保管期限等信息，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂對紙質(zhì)文件資料進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、商標(biāo)檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照分類順序排列上架；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲藥品等。（二）保管期限1.商標(biāo)注冊證、續(xù)展證明、變更證明、轉(zhuǎn)讓證明、使用許可備案證明等重要文件資料，永久保管。2.商標(biāo)申請文件、審查意見通知書、受理通知書等，保管期限為自商標(biāo)注冊成功之日起[X]年。3.商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理文件資料，保管期限為自處理完畢之日起[X]年。4.其他與商標(biāo)相關(guān)的文件資料，根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對商標(biāo)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好清查記錄。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的丟失、損壞、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、商標(biāo)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱商標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《商標(biāo)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《商標(biāo)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱商標(biāo)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《商標(biāo)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，與借閱單位或個(gè)人簽訂《商標(biāo)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并收取一定的押金。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案信息。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照協(xié)議要求追究借閱人員的責(zé)任。六、商標(biāo)檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全商標(biāo)檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人提供。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。4.對檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案，應(yīng)設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保信息安全。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。3.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全完整。七、商標(biāo)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已超過保管期限的商標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理部門、商標(biāo)管理部門等相關(guān)人員組成的鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)商標(biāo)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保存。3.鑒定意見應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的商標(biāo)檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《商標(biāo)檔案銷毀清冊》，注明檔案編號(hào)、商標(biāo)名稱、類別、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀商標(biāo)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人