公司快遞訂單管理制度總則目的為加強(qiáng)公司快遞訂單管理，規(guī)范快遞業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，降低快遞成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要產(chǎn)生的快遞訂單管理?；驹瓌t1.準(zhǔn)確性原則：確?？爝f信息填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人信息等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞延誤、丟失或退回。2.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需求和緊急程度，合理安排快遞寄發(fā)時(shí)間，確保文件、物品能夠及時(shí)送達(dá)目的地，不影響工作進(jìn)展。3.成本控制原則：在保證快遞服務(wù)質(zhì)量的前提下，綜合考慮快遞費(fèi)用、快遞速度等因素，選擇合適的快遞公司，優(yōu)化快遞路線，降低快遞成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在快遞訂單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象?？爝f訂單管理流程寄件申請(qǐng)1.填寫寄件申請(qǐng)表：各部門員工因工作需要寄發(fā)快遞時(shí)，應(yīng)填寫《快遞寄件申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明寄件日期、寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預(yù)計(jì)重量、快遞緊急程度（分為普通、加急、特急）等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表填寫完畢后，交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)寄件內(nèi)容、緊急程度等進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要文件、大額物品或特殊事項(xiàng)的快遞寄件申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提交申請(qǐng)表：經(jīng)審批后的《快遞寄件申請(qǐng)表》交至行政部門快遞管理專員處?？爝f選擇與下單1.快遞管理專員審核：行政部門快遞管理專員收到寄件申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查信息是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與寄件人溝通并要求補(bǔ)充或更正。2.選擇快遞公司：根據(jù)快遞內(nèi)容、目的地、重量、緊急程度等因素，快遞管理專員在公司合作的快遞公司范圍內(nèi)選擇合適的快遞公司。優(yōu)先選擇服務(wù)質(zhì)量好、價(jià)格合理、速度快的快遞公司。如遇特殊情況需要選擇其他快遞公司，應(yīng)報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.下單操作：快遞管理專員根據(jù)選定的快遞公司及寄件申請(qǐng)表信息，在快遞公司系統(tǒng)或平臺(tái)上下單，生成快遞單號(hào)，并將快遞單號(hào)記錄在《快遞寄件申請(qǐng)表》上。同時(shí)，打印快遞面單，將寄件人信息、收件人信息、快遞單號(hào)等填寫完整。物品包裝與交接1.寄件人包裝：寄件人按照快遞要求對(duì)寄件物品進(jìn)行包裝。對(duì)于易碎物品，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，如使用泡沫、氣泡墊等進(jìn)行包裹；對(duì)于液體、粉末等特殊物品，應(yīng)按照快遞公司規(guī)定進(jìn)行包裝，并確保密封良好，防止泄漏。2.物品交接：寄件人包裝好物品后，將物品及填寫完整的快遞面單交至行政部門快遞管理專員處?？爝f管理專員對(duì)物品進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)物品與快遞面單信息一致后，在《快遞寄件物品交接清單》上簽字接收。3.異常情況處理：如發(fā)現(xiàn)物品存在破損、變形、重量不符等異常情況，快遞管理專員應(yīng)及時(shí)與寄件人溝通，查明原因并采取相應(yīng)措施。如因物品問(wèn)題導(dǎo)致快遞無(wú)法正常寄發(fā)，寄件人應(yīng)負(fù)責(zé)重新包裝或更換物品。快遞跟蹤與查詢1.快遞跟蹤：快遞管理專員負(fù)責(zé)對(duì)已寄發(fā)的快遞進(jìn)行跟蹤。通過(guò)快遞公司提供的查詢系統(tǒng)或平臺(tái)，及時(shí)了解快遞的運(yùn)輸狀態(tài)，包括收件人是否簽收等信息。如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、退回等異常情況，應(yīng)立即與快遞公司聯(lián)系，查明原因并協(xié)調(diào)解決。2.信息反饋：快遞管理專員定期將快遞跟蹤信息反饋給寄件人，告知寄件人快遞的當(dāng)前狀態(tài)。對(duì)于緊急快遞或重要文件，應(yīng)隨時(shí)關(guān)注快遞動(dòng)態(tài)，及時(shí)向寄件人通報(bào)最新情況。3.收件確認(rèn)：快遞送達(dá)目的地后，快遞管理專員應(yīng)及時(shí)與收件人聯(lián)系，確認(rèn)收件人是否收到快遞及快遞物品是否完好無(wú)損。如收件人反饋存在問(wèn)題，快遞管理專員應(yīng)與快遞公司協(xié)商處理，并將處理結(jié)果及時(shí)告知寄件人。費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷1.快遞費(fèi)用結(jié)算：快遞公司定期與公司進(jìn)行快遞費(fèi)用結(jié)算?？爝f管理專員負(fù)責(zé)核對(duì)快遞費(fèi)用明細(xì)，確保費(fèi)用金額準(zhǔn)確無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用存在疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與快遞公司溝通核實(shí)。2.費(fèi)用報(bào)銷：各部門員工根據(jù)實(shí)際發(fā)生的快遞費(fèi)用，填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，并附上經(jīng)審批的《快遞寄件申請(qǐng)表》、快遞面單復(fù)印件等相關(guān)憑證。按照公司費(fèi)用報(bào)銷流程，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷。各部門職責(zé)行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司快遞訂單管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.設(shè)立快遞管理專員崗位，負(fù)責(zé)公司快遞訂單的統(tǒng)一管理，包括寄件申請(qǐng)審核、快遞公司選擇、下單操作、物品包裝與交接、快遞跟蹤與查詢、費(fèi)用結(jié)算等工作。3.定期收集、整理公司快遞費(fèi)用數(shù)據(jù)，與快遞公司進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并配合財(cái)務(wù)部門做好快遞費(fèi)用的報(bào)銷工作。4.協(xié)調(diào)解決快遞訂單管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如快遞延誤、丟失、退回等異常情況，及時(shí)與快遞公司溝通協(xié)商，保障公司利益。各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門快遞寄件申請(qǐng)的發(fā)起，確保填寫的寄件申請(qǐng)表信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定流程進(jìn)行審批。2.按照快遞要求對(duì)寄件物品進(jìn)行包裝，確保物品安全運(yùn)輸。3.配合行政部門快遞管理專員做好快遞訂單管理相關(guān)工作，及時(shí)提供必要的信息和協(xié)助。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核快遞費(fèi)用報(bào)銷憑證，確保報(bào)銷手續(xù)合規(guī)、費(fèi)用合理。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，及時(shí)支付快遞費(fèi)用，并做好快遞費(fèi)用的賬務(wù)處理?？爝f費(fèi)用管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及市場(chǎng)行情，制定公司快遞費(fèi)用指導(dǎo)價(jià)?？爝f費(fèi)用指導(dǎo)價(jià)根據(jù)快遞重量、目的地、快遞類型（普通、加急、特急）等因素進(jìn)行劃分。2.各部門在寄發(fā)快遞時(shí)，應(yīng)盡量按照費(fèi)用指導(dǎo)價(jià)選擇快遞公司和快遞服務(wù)，嚴(yán)格控制快遞費(fèi)用支出。如因特殊情況需要超出費(fèi)用指導(dǎo)價(jià)，應(yīng)提前報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。費(fèi)用控制措施1.定期對(duì)公司快遞費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)比各部門快遞費(fèi)用支出情況，發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常波動(dòng)時(shí)，及時(shí)與相關(guān)部門溝通，查找原因并采取措施進(jìn)行控制。2.鼓勵(lì)員工合理安排快遞寄發(fā)時(shí)間，集中寄件，以降低快遞成本。對(duì)于可以合并寄發(fā)的快遞物品，應(yīng)盡量合并包裝，減少快遞數(shù)量。3.加強(qiáng)與快遞公司的合作與談判，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的快遞價(jià)格和服務(wù)條款。定期評(píng)估快遞公司的服務(wù)質(zhì)量和費(fèi)用水平，如有必要，及時(shí)調(diào)整合作快遞公司?？爝f安全管理信息安全1.嚴(yán)格保密快遞寄件人和收件人的信息，禁止泄露客戶隱私?？爝f管理專員及相關(guān)工作人員在處理快遞訂單過(guò)程中，應(yīng)妥善保管客戶信息，不得將客戶信息用于非工作目的。2.加強(qiáng)對(duì)快遞信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置合理的用戶權(quán)限，防止信息被非法獲取或篡改。定期對(duì)快遞信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。物品安全1.寄件人應(yīng)對(duì)寄件物品的安全性負(fù)責(zé)，確保物品符合法律法規(guī)及快遞公司的相關(guān)規(guī)定。對(duì)于易燃易爆、有毒有害、違禁物品等，嚴(yán)禁通過(guò)快遞渠道寄發(fā)。2.在物品包裝過(guò)程中，應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，確保物品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。對(duì)于貴重物品或重要文件，建議進(jìn)行保價(jià)運(yùn)輸，以降低運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。3.快遞管理專員在接收寄件物品時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查物品包裝及外觀，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)與寄件人溝通處理。在快遞運(yùn)輸過(guò)程中，如發(fā)生物品丟失、損壞等情況，應(yīng)按照快遞公司的賠償規(guī)定進(jìn)行處理，并及時(shí)向寄件人反饋處理結(jié)果。考核與獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)1.快遞信息準(zhǔn)確性：考核寄件申請(qǐng)表及快遞面單信息填寫的準(zhǔn)確性，包括收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、寄件人信息等。統(tǒng)計(jì)因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞延誤、退回等情況的次數(shù)。2.快遞及時(shí)性：根據(jù)快遞寄件申請(qǐng)表上注明的緊急程度，考核快遞是否按時(shí)寄發(fā)和送達(dá)。統(tǒng)計(jì)快遞延誤的次數(shù)及延誤時(shí)長(zhǎng)。3.快遞費(fèi)用控制：考核各部門快遞費(fèi)用支出是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，對(duì)比實(shí)際快遞費(fèi)用與費(fèi)用指導(dǎo)價(jià)的差異情況。4.快遞服務(wù)質(zhì)量：通過(guò)收件人反饋、快遞跟蹤記錄等方式，考核快遞公司的服務(wù)質(zhì)量，包括快遞員服務(wù)態(tài)度、包裹完整性等方面。統(tǒng)計(jì)因快遞服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題引起的客戶投訴次數(shù)。獎(jiǎng)勵(lì)措施1.對(duì)于在快遞訂單管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。如及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正快遞信息錯(cuò)誤，避免公司遭受損失的；通過(guò)合理安排快遞寄發(fā)，有效降低快遞費(fèi)用的；積極協(xié)調(diào)解決快遞異常問(wèn)題，保障公司業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的等。2.設(shè)立快遞管理創(chuàng)新獎(jiǎng)，鼓勵(lì)員工提出關(guān)于快遞訂單管理的合理化建議和創(chuàng)新方法，對(duì)提高工作效率、降低成本有顯著成效的建議或方法給予獎(jiǎng)勵(lì)。懲罰措施1.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致快遞信息錯(cuò)誤，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款等。2.對(duì)于未按照規(guī)定流程進(jìn)行快遞寄件申請(qǐng)審批，擅自寄發(fā)快遞的，責(zé)令改正，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育。3.對(duì)于因快遞費(fèi)用控制不力，超出預(yù)算范圍較多的部門，對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行