反恐防控檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司反恐防控工作，規(guī)范反恐防控檔案管理，確保反恐防控工作的有效開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)的反恐防控檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司反恐防控工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與反恐防控相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保反恐防控檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）反恐防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)審定反恐防控檔案管理制度和工作流程。2.監(jiān)督、檢查反恐防控檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）安全管理部門1.作為反恐防控檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計劃和方案。2.組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好反恐防控檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案的審核、保管、查閱、銷毀等日常管理工作。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門反恐防控檔案的收集、整理，并定期移交安全管理部門。2.配合安全管理部門做好檔案管理的相關(guān)工作，確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確、完整。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.反恐防控工作方案類：包括年度反恐防控工作方案、專項反恐防控工作方案等。2.人員信息類：涵蓋公司員工反恐防控培訓(xùn)記錄、背景審查資料、涉恐人員排查情況等。3.設(shè)施設(shè)備類：如安保設(shè)施設(shè)備臺賬、監(jiān)控設(shè)備檔案、報警系統(tǒng)記錄等。4.應(yīng)急處置類：包含應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件處置報告等。5.安全檢查類：安全檢查計劃、檢查記錄、隱患整改情況等。6.外部協(xié)作類：與公安機關(guān)、反恐部門等的溝通協(xié)作文件、會議記錄等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。例如：2023FK001，其中“2023”表示年份，“FK”表示反恐防控檔案類別代碼，“001”表示該類別下的順序號。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部形成的與反恐防控工作相關(guān)的文件、報告、記錄、圖表等。2.外部單位發(fā)送的涉及公司反恐防控工作的函件、通知、通報等。3.反恐防控工作中產(chǎn)生的照片、視頻、音頻等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)原件齊全，如為復(fù)印件，需注明出處并加蓋提供部門公章。3.對于電子檔案，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理并移交。2.臨時性反恐防控工作結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將檔案移交安全管理部門。五、檔案整理（一）整理原則按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目，確保檔案條理清晰、便于查找。（二）整理方法1.文件材料：去除文件上的金屬物，對破損的文件進(jìn)行修補或復(fù)制，按順序排列，編寫頁碼。2.照片資料：對照片進(jìn)行編號、標(biāo)注拍攝時間、地點、人物等信息，裝入相冊或照片檔案袋，并附上文字說明。3.電子檔案：按照類別建立文件夾，對電子文件進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。六、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，填寫《反恐防控檔案移交清單》，一式兩份，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，移交安全管理部門。2.安全管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，審核無誤后在《移交清單》上簽字，并將檔案進(jìn)行歸檔存儲。（二）歸檔時間每月末[X]個工作日內(nèi)，各部門完成當(dāng)月檔案的整理和移交工作，安全管理部門完成歸檔工作。七、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的反恐防控檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)間隔，便于查找和管理。2.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)可采用光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。（三）保管期限1.反恐防控工作方案類檔案保管期限為[X]年。2.人員信息類檔案保管期限為員工離職后[X]年。3.設(shè)施設(shè)備類檔案保管期限為設(shè)備報廢后[X]年。4.應(yīng)急處置類檔案保管期限為事件處理結(jié)束后[X]年。5.安全檢查類檔案保管期限為[X]年。6.外部協(xié)作類檔案保管期限根據(jù)實際情況確定，但不得少于[X]年。八、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱反恐防控檔案的，需填寫《反恐防控檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報安全管理部門審批。2.涉及公司核心機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.申請人填寫《查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保查閱理由合理、必要。3.安全管理部門對申請表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)印，需經(jīng)安全管理部門同意。（三）查閱記錄查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等內(nèi)容，查閱記錄由安全管理部門負(fù)責(zé)保存。九、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱反恐防控檔案的，參照查閱權(quán)限進(jìn)行審批。2.原則上檔案不得外借，確因工作需要外借的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《反恐防控檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.按照查閱權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，安全管理部門與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》。3.借閱人憑《借閱申請表》和《借閱協(xié)議》到檔案庫房領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。十、檔案保密（一）保密措施1.對接觸反恐防控檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對檔案信息進(jìn)行加密存儲，防止信息泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補救，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。十一、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因機構(gòu)調(diào)整、工作變動等原因不再使用的檔案。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的其他檔案。（二）銷毀流程1.安全管理部門定期對檔案進(jìn)行清理鑒定，提出銷毀意見，填寫《反恐防控檔案銷毀申請表》。2.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)至少有兩名工作