公司票務(wù)訂購(gòu)管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司票務(wù)訂購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)票務(wù)訂購(gòu)工作的管理，確保票務(wù)訂購(gòu)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工出行等需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差、培訓(xùn)、會(huì)議等活動(dòng)需要訂購(gòu)的機(jī)票、火車(chē)票、汽車(chē)票、船票以及相關(guān)的票務(wù)代理服務(wù)等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)票務(wù)管理規(guī)定進(jìn)行票務(wù)訂購(gòu)。經(jīng)濟(jì)性原則：在滿(mǎn)足出行需求的前提下，優(yōu)先選擇性?xún)r(jià)比高的票務(wù)產(chǎn)品，降低公司票務(wù)成本。便捷性原則：確保票務(wù)訂購(gòu)流程簡(jiǎn)便快捷，不影響員工正常出行和工作安排。安全性原則：保障票務(wù)信息的安全，防止信息泄露和票務(wù)欺詐等情況發(fā)生。二、票務(wù)訂購(gòu)職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善公司票務(wù)訂購(gòu)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。匯總公司各部門(mén)的票務(wù)需求，統(tǒng)一與票務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和服務(wù)條款。對(duì)票務(wù)訂購(gòu)過(guò)程中的異常情況進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，如航班延誤、車(chē)票丟失等問(wèn)題。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核票務(wù)訂購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)憑證，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。定期對(duì)票務(wù)訂購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.使用部門(mén)根據(jù)工作需要，提前向行政部門(mén)提交票務(wù)訂購(gòu)申請(qǐng)，明確出行時(shí)間、行程安排、票務(wù)類(lèi)型等詳細(xì)信息。負(fù)責(zé)對(duì)所訂購(gòu)票務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋，如行程變更等信息及時(shí)通知行政部門(mén)。4.員工個(gè)人按照公司規(guī)定的流程和要求，配合行政部門(mén)完成票務(wù)訂購(gòu)申請(qǐng)的填寫(xiě)和相關(guān)手續(xù)辦理。妥善保管所訂購(gòu)的票務(wù)憑證，如有遺失應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)備并協(xié)助處理。三、票務(wù)訂購(gòu)流程1.申請(qǐng)員工因公務(wù)需要訂購(gòu)票務(wù)時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《票務(wù)訂購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出行日期、出發(fā)地、目的地、行程安排、票務(wù)類(lèi)型（如機(jī)票、火車(chē)票等）、預(yù)計(jì)返程日期等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)出行的必要性和合理性后，提交至行政部門(mén)。2.審核行政部門(mén)收到員工的票務(wù)訂購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核出行目的是否符合公司業(yè)務(wù)需求、行程安排是否合理、票務(wù)類(lèi)型選擇是否恰當(dāng)?shù)取Ｈ缟暾?qǐng)信息存在問(wèn)題或不符合規(guī)定，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與員工溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息，直至審核通過(guò)。3.預(yù)訂經(jīng)審核通過(guò)的票務(wù)訂購(gòu)申請(qǐng)，行政部門(mén)根據(jù)員工需求和票務(wù)市場(chǎng)情況，選擇合適的票務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)訂。在預(yù)訂過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商明確票務(wù)的價(jià)格、退改簽政策、出票時(shí)間等關(guān)鍵信息，并要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的預(yù)訂確認(rèn)憑證。對(duì)于機(jī)票預(yù)訂，優(yōu)先選擇正規(guī)的航空公司官網(wǎng)或具有資質(zhì)的票務(wù)代理平臺(tái)，確保票務(wù)來(lái)源可靠。4.確認(rèn)與通知行政部門(mén)完成票務(wù)預(yù)訂后，應(yīng)及時(shí)將預(yù)訂信息反饋給員工進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)內(nèi)容包括票務(wù)的詳細(xì)信息（如航班號(hào)、車(chē)次、座位信息等）、價(jià)格、支付方式等。如員工對(duì)預(yù)訂信息有任何疑問(wèn)或需要變更，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通知行政部門(mén)，行政部門(mén)及時(shí)與票務(wù)供應(yīng)商協(xié)商處理。同時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)將票務(wù)預(yù)訂情況定期向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備，以便財(cái)務(wù)部門(mén)做好費(fèi)用預(yù)算和核算準(zhǔn)備。5.支付票務(wù)費(fèi)用支付方式根據(jù)公司財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，一般可采用對(duì)公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡支付等方式。員工應(yīng)按照行政部門(mén)通知的支付方式和時(shí)間要求，及時(shí)完成票務(wù)費(fèi)用的支付。支付完成后，將支付憑證提交給行政部門(mén)備案。財(cái)務(wù)部門(mén)在收到行政部門(mén)提交的票務(wù)費(fèi)用支付申請(qǐng)和相關(guān)憑證后，進(jìn)行審核支付。如發(fā)現(xiàn)支付信息有誤或不符合規(guī)定，應(yīng)及時(shí)與行政部門(mén)和員工溝通處理。6.取票與報(bào)銷(xiāo)臨近出行日期，員工根據(jù)行政部門(mén)的通知及時(shí)取票。對(duì)于電子票，應(yīng)妥善保存電子票信息；對(duì)于紙質(zhì)票，應(yīng)確保票面信息清晰、完整，無(wú)損壞或丟失。出行結(jié)束后，員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，將票務(wù)憑證及相關(guān)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)整理齊全，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)按照?qǐng)?bào)銷(xiāo)流程對(duì)票務(wù)費(fèi)用進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷(xiāo)憑證存在問(wèn)題或不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定，有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)，并要求員工補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。四、票務(wù)價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)研行政部門(mén)定期收集和分析票務(wù)市場(chǎng)價(jià)格信息，了解不同票務(wù)供應(yīng)商的價(jià)格動(dòng)態(tài)和優(yōu)惠政策。關(guān)注各大節(jié)假日、旅游旺季等特殊時(shí)期的票務(wù)價(jià)格波動(dòng)情況，為公司票務(wù)訂購(gòu)提供參考依據(jù)。2.協(xié)議簽訂行政部門(mén)根據(jù)票務(wù)價(jià)格調(diào)研結(jié)果，選擇與優(yōu)質(zhì)的票務(wù)供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議。協(xié)議中應(yīng)明確票務(wù)價(jià)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、退改簽政策、結(jié)算方式等條款。通過(guò)與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的票務(wù)價(jià)格和更好的服務(wù)保障。3.價(jià)格審批對(duì)于超出公司規(guī)定價(jià)格范圍的票務(wù)訂購(gòu)申請(qǐng)，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)價(jià)格審批。價(jià)格審批需提交詳細(xì)的價(jià)格比較分析報(bào)告，說(shuō)明選擇該票務(wù)的原因及價(jià)格合理性，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。五、票務(wù)退改簽管理1.退改簽政策公司遵循票務(wù)供應(yīng)商的退改簽政策執(zhí)行，但員工應(yīng)盡量提前規(guī)劃行程，減少因退改簽產(chǎn)生的額外費(fèi)用。如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、不可抗力等特殊原因需要退改簽票務(wù)，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)流程員工填寫(xiě)《票務(wù)退改簽申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明退改簽原因、原票務(wù)信息、擬退改簽的票務(wù)信息等內(nèi)容。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。行政部門(mén)審核通過(guò)后，與票務(wù)供應(yīng)商協(xié)商辦理退改簽手續(xù)，并及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給員工。3.費(fèi)用承擔(dān)因員工個(gè)人原因?qū)е碌钠眲?wù)退改簽，所產(chǎn)生的費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、不可抗力等原因?qū)е碌钠眲?wù)退改簽，按照以下原則處理：如退票費(fèi)由公司承擔(dān)，行政部門(mén)應(yīng)在辦理退票手續(xù)后，將退票費(fèi)用支付給票務(wù)供應(yīng)商，并做好相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)和賬務(wù)處理。如需改簽產(chǎn)生的差價(jià)，根據(jù)實(shí)際情況由公司或員工承擔(dān)，具體由行政部門(mén)審核后確定。六、票務(wù)信息管理1.信息登記行政部門(mén)建立完善的票務(wù)信息登記臺(tái)賬，對(duì)每次票務(wù)訂購(gòu)的詳細(xì)信息進(jìn)行記錄，包括員工姓名、部門(mén)、出行日期、票務(wù)類(lèi)型、票務(wù)信息（如航班號(hào)、車(chē)次等）、價(jià)格、支付方式、退改簽情況等。票務(wù)信息登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保可追溯性。2.信息保密涉及票務(wù)訂購(gòu)的員工個(gè)人信息和公司票務(wù)信息屬于保密范疇，相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。加強(qiáng)對(duì)票務(wù)信息存儲(chǔ)設(shè)備和系統(tǒng)的安全管理，采取必要的加密、備份等措施，防止信息丟失或被篡改。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門(mén)定期對(duì)公司票務(wù)訂購(gòu)情況進(jìn)行自查，檢查票務(wù)訂購(gòu)流程是否合規(guī)、費(fèi)用支出是否合理、信息登記是否準(zhǔn)確等。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)票務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行定期審計(jì)，核實(shí)報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自訂購(gòu)票務(wù)、虛報(bào)票務(wù)費(fèi)用等，公司將視情節(jié)輕重給予