公安電子印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公安電子印章的管理，規(guī)范電子印章的使用流程，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在涉及公安業(yè)務(wù)相關(guān)文件、合同、報(bào)表等電子文檔簽署過(guò)程中對(duì)公安電子印章的使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：公安電子印章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公安機(jī)關(guān)關(guān)于電子印章管理的相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施確保公安電子印章的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生。3.授權(quán)使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行電子印章的使用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反本制度使用公安電子印章的行為，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、電子印章的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要，在辦理公安業(yè)務(wù)過(guò)程中確需使用電子印章的部門(mén)或個(gè)人。2.已配備符合公安機(jī)關(guān)要求的電子印章使用設(shè)備和軟件環(huán)境。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《公安電子印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用電子印章的事項(xiàng)、文件名稱、用途、使用時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的必要性和真實(shí)性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司行政管理部門(mén)。行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)流程的合規(guī)性以及電子印章使用的必要性等，復(fù)核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后申請(qǐng)表返回行政管理部門(mén)備案。（三）審批權(quán)限1.一般性公安業(yè)務(wù)文件使用電子印章，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，行政管理部門(mén)復(fù)核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及重要合同、重大項(xiàng)目文件等使用電子印章，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政管理部門(mén)、公司財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。三、電子印章的領(lǐng)取與發(fā)放（一）領(lǐng)取方式1.行政管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，通知申請(qǐng)人到指定地點(diǎn)領(lǐng)取公安電子印章。2.領(lǐng)取時(shí)，申請(qǐng)人需攜帶有效身份證件，確認(rèn)身份信息無(wú)誤后，在《公安電子印章領(lǐng)取登記表》上簽字領(lǐng)取。（二）發(fā)放內(nèi)容1.向申請(qǐng)人發(fā)放公安電子印章的存儲(chǔ)介質(zhì)（如U盾等）。2.提供電子印章使用的相關(guān)軟件及操作說(shuō)明文檔。（三）登記備案行政管理部門(mén)對(duì)電子印章的領(lǐng)取情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人、印章編號(hào)、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息，并建立電子印章領(lǐng)取臺(tái)賬，以備查詢和追溯。四、電子印章的使用與管理（一）使用范圍1.僅限于在公安業(yè)務(wù)相關(guān)的正式文件、合同、報(bào)表、證明等電子文檔上使用，不得用于其他無(wú)關(guān)事項(xiàng)。2.使用電子印章的文檔必須內(nèi)容真實(shí)、合法、有效，符合公司的業(yè)務(wù)規(guī)定和審批流程。（二）使用流程1.申請(qǐng)人在使用公安電子印章前，應(yīng)確保已完成文檔的起草、審核、審批等流程，文檔內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.按照電子印章使用軟件的操作指引，將電子印章準(zhǔn)確加蓋在指定位置。加蓋印章時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)印章的清晰度、完整性以及與審批文件的一致性。3.使用完成后，對(duì)加蓋電子印章的文檔進(jìn)行備份，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保存。（三）使用權(quán)限1.電子印章的使用權(quán)限嚴(yán)格按照審批通過(guò)的范圍執(zhí)行，申請(qǐng)人只能在其權(quán)限范圍內(nèi)使用電子印章。2.嚴(yán)禁超越權(quán)限使用電子印章，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用情況，將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）安全管理1.妥善保管電子印章的存儲(chǔ)介質(zhì)，防止丟失、損壞或被盜。如存儲(chǔ)介質(zhì)不慎丟失，應(yīng)立即向行政管理部門(mén)報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失、凍結(jié)等措施，防止電子印章被非法使用。2.設(shè)置電子印章使用的密碼、密鑰等安全防護(hù)措施，并定期更換密碼，確保電子印章的使用安全。3.在使用電子印章的計(jì)算機(jī)等設(shè)備上安裝必要的殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，防止病毒、惡意軟件等對(duì)電子印章系統(tǒng)造成破壞。4.禁止在連接互聯(lián)網(wǎng)的公共計(jì)算機(jī)上使用公安電子印章，如需使用，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)或安全的虛擬專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)（VPN）進(jìn)行連接。五、電子印章的變更與注銷(xiāo)（一）變更情形1.電子印章存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、丟失需要更換的。2.電子印章使用人崗位變動(dòng)，不再負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)需要變更使用人的。3.因公司名稱、業(yè)務(wù)范圍等發(fā)生變更，需要對(duì)電子印章的相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)整的。（二）變更流程1.發(fā)生變更情況時(shí)，由相關(guān)責(zé)任人填寫(xiě)《公安電子印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.按照電子印章申請(qǐng)與審批流程，依次提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政管理部門(mén)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核審批。3.審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理電子印章的變更手續(xù)，包括更換存儲(chǔ)介質(zhì)、更新使用人信息等，并對(duì)變更情況進(jìn)行登記備案。（三）注銷(xiāo)情形1.公司不再需要使用公安電子印章的，如業(yè)務(wù)終止、機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)等。2.電子印章存在安全隱患，無(wú)法保證正常使用的。（四）注銷(xiāo)流程1.由行政管理部門(mén)提出電子印章注銷(xiāo)申請(qǐng)，填寫(xiě)《公安電子印章注銷(xiāo)申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷(xiāo)原因。2.經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政管理部門(mén)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)公安機(jī)關(guān)辦理電子印章注銷(xiāo)手續(xù)。3.電子印章注銷(xiāo)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)收回存儲(chǔ)介質(zhì)，并在電子印章領(lǐng)取臺(tái)賬及相關(guān)檔案中注明注銷(xiāo)情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門(mén)定期對(duì)公安電子印章的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括使用流程是否合規(guī)、使用記錄是否完整、存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全等。2.公司審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)電子印章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查電子印章使用的真實(shí)性、合法性以及內(nèi)部控制的有效性等。（二）違規(guī)處理1.發(fā)現(xiàn)違反本制度使用公安電子印章的行為，如未經(jīng)授權(quán)使用、超越權(quán)限使用、偽造印章等，行政管理部門(mén)應(yīng)立即責(zé)令停止使用，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理措施；構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（三）改進(jìn)措施1.針對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)分析原因，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，完善電子印章管理制度和流程。2.定期對(duì)電子印章管理和使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保電子印章的正確使用和安全管理。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.行政管理部門(mén)制定公安電子印章使用培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括電子印章的法律法規(guī)、使用流程、安全操作規(guī)范、軟件使用方法等。2.新領(lǐng)取電子印章的人員必須參加上崗前培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可正式使用電子印章。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、實(shí)際操作練習(xí)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。2.制作電子印章使用手冊(cè)、操作指南等培訓(xùn)資料，發(fā)放給相關(guān)人員，方便其隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)。（三）宣傳教育1.通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳公安電子印章管理的重要性和相關(guān)制度規(guī)定，提高全體員工的安全意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。2.定期發(fā)布電子印章使