人事涉密管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人事工作中涉及的各類涉密信息管理，確保公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等重要信息的安全，防止信息泄露給公司造成損失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、兼職員工、實習生以及勞務派遣人員等在人事工作中涉及涉密信息的相關(guān)活動。（三）定義1.人事涉密信息：指在公司人事管理過程中產(chǎn)生、使用或知悉的，涉及公司商業(yè)秘密、戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)、員工個人隱私等，一旦泄露可能對公司利益或員工權(quán)益造成損害的各類信息。2.商業(yè)秘密：包括但不限于公司的技術(shù)秘密、經(jīng)營模式、客戶信息、市場策略、產(chǎn)品研發(fā)計劃等不為公眾所知悉、具有商業(yè)價值且公司采取保密措施的信息。3.員工個人隱私：涵蓋員工的身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式、薪資待遇、健康狀況、職業(yè)經(jīng)歷等個人敏感信息。（四）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保人事涉密信息管理活動合法合規(guī)。2.最小化原則：嚴格限定接觸和知悉人事涉密信息的人員范圍，僅將信息提供給工作中確實需要的人員，并確保其在最小化范圍內(nèi)使用。3.保密原則：采取必要的保密措施，防止人事涉密信息的泄露、傳播和不當使用。4.全程管理原則：對人事涉密信息從產(chǎn)生、傳遞、存儲、使用到銷毀的全過程進行有效管理和監(jiān)控。二、涉密信息的分類與分級（一）分類1.商業(yè)秘密類技術(shù)秘密：如公司自主研發(fā)的產(chǎn)品技術(shù)、工藝流程、技術(shù)配方等。經(jīng)營秘密：包括公司的營銷策略、銷售渠道、客戶名單、定價策略等。管理秘密：涉及公司的組織架構(gòu)、管理制度、決策流程、財務預算等。2.員工個人隱私類身份信息：員工的身份證號碼、護照號碼等。家庭信息：家庭住址、家庭成員情況等。薪資福利信息：工資、獎金、津貼、福利政策、社保繳納情況等。職業(yè)發(fā)展信息：培訓記錄、績效考核結(jié)果、職業(yè)規(guī)劃等。（二）分級根據(jù)人事涉密信息對公司利益或員工權(quán)益的影響程度，將其分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級定義：一旦泄露會給公司帶來極其嚴重的損害，如導致公司核心競爭力喪失、重大經(jīng)濟損失、聲譽嚴重受損等，或?qū)T工個人權(quán)益造成重大侵害的人事涉密信息。示例：公司尚未公開的重大戰(zhàn)略決策、涉及國家安全或重大利益的項目人事安排、員工個人極其敏感且可能引發(fā)嚴重后果的隱私信息等。2.機密級定義：泄露后會給公司造成較大損害，如影響公司業(yè)務正常開展、導致重要客戶流失、造成一定經(jīng)濟損失等，或?qū)T工個人權(quán)益有較大影響的人事涉密信息。示例：公司重要業(yè)務部門的人員配置計劃、關(guān)鍵崗位的薪酬體系、涉及較多員工的敏感人事變動信息等。3.秘密級定義：泄露后可能給公司帶來一定損害，如影響公司局部業(yè)務、造成輕微經(jīng)濟損失等，或?qū)T工個人權(quán)益有一定影響的人事涉密信息。示例：一般性的員工崗位調(diào)整信息、普通員工的薪資明細（非關(guān)鍵崗位）、員工的常規(guī)培訓資料等。三、涉密信息的管理措施（一）人員管理1.背景審查在招聘新員工時，尤其是涉及接觸重要人事涉密信息的崗位，要對候選人進行嚴格的背景調(diào)查，包括但不限于工作經(jīng)歷核實、犯罪記錄查詢等，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識。對于已經(jīng)在職的員工，如因工作需要調(diào)整到涉及更高涉密級別的崗位，要重新進行背景審查。2.保密培訓新員工入職時，必須參加公司組織的保密培訓，培訓內(nèi)容包括本制度的詳細講解、人事涉密信息的分類分級、保密措施及違規(guī)責任等，確保員工了解并掌握基本的保密要求。定期（至少每年一次）對全體員工進行保密知識更新培訓，針對不同崗位特點和工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，強化保密意識和技能。對于涉及特定項目或重要崗位的員工，要進行專項保密培訓，使其深入了解該項目或崗位所涉及的具體涉密信息及保密要求。3.簽訂保密協(xié)議員工入職時，必須簽訂保密協(xié)議，明確其在工作期間對公司人事涉密信息的保密義務、保密期限、違約責任等內(nèi)容。保密協(xié)議應根據(jù)員工崗位所涉及的涉密級別和范圍，制定相應的保密條款，確保協(xié)議具有針對性和可操作性。對于離職員工，要及時收回其持有的公司人事涉密信息載體，并要求其在離職后一定期限內(nèi)（根據(jù)涉密級別確定，一般為13年）繼續(xù)履行保密義務。4.監(jiān)督考核建立員工保密工作監(jiān)督考核機制，定期（至少每半年一次）對員工的保密工作情況進行檢查和評估。將保密工作納入員工績效考核體系，對于保密工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當獎勵，對于違反保密制度的員工，按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（二）信息載體管理1.紙質(zhì)載體對涉及人事涉密信息的紙質(zhì)文件、資料等，要進行嚴格的登記和編號管理，記錄文件名稱、密級、份數(shù)、發(fā)放范圍、簽收時間等信息。設立專門的保密文件柜存放紙質(zhì)涉密載體，文件柜要具備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等功能。嚴格限制紙質(zhì)涉密載體的借閱范圍，借閱時必須履行審批手續(xù)，注明借閱用途、歸還時間等，并要求借閱人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。定期對紙質(zhì)涉密載體進行清理和銷毀，對于不再使用或已過保密期限的文件，要按照規(guī)定的程序進行粉碎或焚燒處理，并做好銷毀記錄。2.電子載體對存儲人事涉密信息的電子設備（如電腦、服務器、移動存儲設備等）要進行嚴格的權(quán)限管理，根據(jù)員工工作需要設定不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問相應的涉密信息。對電子設備設置開機密碼、屏幕保護密碼等，定期更新密碼，并要求員工妥善保管個人賬號密碼，不得隨意透露給他人。對存儲人事涉密信息的電子載體要進行加密處理，采用符合國家相關(guān)標準的加密算法，確保信息在存儲和傳輸過程中的安全性。定期對電子設備中的人事涉密信息進行備份，備份數(shù)據(jù)要存儲在安全的位置，并按照紙質(zhì)涉密載體的管理要求進行保管。禁止在連接互聯(lián)網(wǎng)的電子設備上存儲、處理或傳輸人事涉密信息，如需在外部設備上處理涉密信息，必須確保該設備經(jīng)過公司安全檢查且采取了必要的保密措施。對于不再使用或已過保密期限的電子載體，要進行格式化或數(shù)據(jù)擦除處理，并確保數(shù)據(jù)無法恢復，同時做好處理記錄。（三）信息傳遞管理1.內(nèi)部傳遞在公司內(nèi)部傳遞人事涉密信息時，要采用安全可靠的方式，如專人送達、機要通信等，避免通過普通郵件、即時通訊工具等易造成信息泄露的方式傳遞。傳遞人事涉密信息時，要對文件進行密封包裝，并在外包裝上標明密級、文件名稱、份數(shù)等信息。接收人事涉密信息的人員要進行簽收確認，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件傳遞給指定的人員或部門，不得擅自留存或轉(zhuǎn)借他人。2.外部傳遞如因工作需要向公司外部傳遞人事涉密信息，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，明確傳遞的目的、內(nèi)容、接收方等信息，并確保接收方具備相應的保密能力和條件。外部傳遞人事涉密信息時，要采用加密傳輸、專人護送等安全措施，確保信息在傳輸過程中的安全性。與外部合作單位簽訂保密協(xié)議，明確雙方在人事涉密信息管理方面的權(quán)利和義務，要求合作單位妥善保管公司提供的涉密信息，不得擅自使用或泄露。四、涉密信息的使用規(guī)范（一）使用范圍員工只能在履行工作職責所必需的范圍內(nèi)使用人事涉密信息，不得將涉密信息用于任何與工作無關(guān)的目的。（二）使用要求1.在使用人事涉密信息時，要嚴格遵守本制度及相關(guān)保密規(guī)定，確保信息的安全和保密。2.如需對人事涉密信息進行復制、摘抄、引用等操作，必須經(jīng)過審批，并注明出處和用途，同時按照原信息的密級進行管理。3.在使用電子設備處理人事涉密信息時，要注意防止信息被竊取或篡改，如發(fā)現(xiàn)異常情況要及時報告公司相關(guān)部門。五、涉密信息的知悉范圍控制（一）知悉原則嚴格限定人事涉密信息的知悉范圍，遵循“最小化”原則，確保只有工作中確實需要的人員才能知悉相應的涉密信息。（二）知悉范圍確定1.根據(jù)工作崗位和職責需求，由公司相關(guān)部門負責人確定員工對人事涉密信息的知悉范圍，并報公司保密管理部門備案。2.對于臨時性參與涉及人事涉密信息項目的人員，要明確其在項目期間的知悉范圍，并在項目結(jié)束后及時收回其接觸涉密信息的權(quán)限。（三）知悉范圍變更1.如員工工作崗位發(fā)生變動，導致其知悉范圍需要調(diào)整的，要及時辦理相關(guān)手續(xù)，重新確定其知悉范圍。2.因工作需要擴大員工知悉范圍的，必須經(jīng)過嚴格的審批流程，評估擴大知悉范圍可能帶來的風險，并采取相應的保密措施。六、涉密信息的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構(gòu)公司設立保密管理部門，負責對人事涉密信息管理工作進行全面監(jiān)督和檢查。保密管理部門可定期或不定期對各部門的保密工作情況進行抽查，確保保密制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.人員管理情況：包括員工背景審查、保密培訓、保密協(xié)議簽訂及執(zhí)行情況等。2.信息載體管理情況：紙質(zhì)和電子涉密載體的登記、存儲、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。3.信息傳遞管理情況：內(nèi)部和外部信息傳遞的審批流程、安全措施等執(zhí)行情況。4.信息使用規(guī)范情況：員工對人事涉密信息的使用范圍、使用要求等遵守情況。5.知悉范圍控制情況：員工知悉范圍的確定、變更及執(zhí)行情況。（三）問題處理1.在保密監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反保密制度的行為或安全隱患，要及時下達整改通知書，要求責任部門或個人限期整改。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，要對責任人進行批評教育，并責令其采取措施消除影響；對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，要按照公司相關(guān)規(guī)定給予紀律處分，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責任。3.對保密監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要進行跟蹤復查，確保整改措施落實到位，防止類似問題再次發(fā)生。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.故意或過失泄露人事涉密信息的。2.未經(jīng)授權(quán)擅自擴大人事涉密信息知悉范圍的。3.違反信息載體管理規(guī)定，導致人事涉密信息丟失、被盜或被篡改的。4.違反信息傳遞管理規(guī)定，通過不安全渠道傳遞人事涉密信息的。5.違反信息使用規(guī)范，將人事涉密信息用于非工作目的的。6.未履行保密協(xié)議約定的保密義務的。7.其他違反本制度及相關(guān)保密規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違反保密制度且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并要求其作出書面檢討，采取措施消除違規(guī)行為造成的影響。2.對于多次違反保密制度或情節(jié)較重的員工，給予記過、記大過等處分，并處以一定金額的罰款，同時對其進行離崗培訓，重新學習保密制度和相關(guān)知識。3.對于嚴重違反保密制度，給公司造成重大損失或