灌區(qū)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)灌區(qū)技術(shù)檔案的科學(xué)管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在灌區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于灌區(qū)管理單位及相關(guān)部門涉及的各類技術(shù)檔案的管理工作，包括但不限于工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備管理等方面形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則灌區(qū)技術(shù)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映灌區(qū)建設(shè)和管理的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則涵蓋灌區(qū)各個(gè)方面的技術(shù)資料，全面記錄灌區(qū)從規(guī)劃到運(yùn)行全過程的相關(guān)信息，確保檔案資料的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，保證檔案管理工作的規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善灌區(qū)技術(shù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管灌區(qū)各類技術(shù)檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在灌區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行和管理過程中形成的各類技術(shù)文件、資料的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，保證文件材料的質(zhì)量和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的及時(shí)進(jìn)行整改。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案的安全。4.熟練掌握檔案檢索工具的使用方法，及時(shí)為利用者提供準(zhǔn)確的檔案信息，做好檔案查閱、借閱登記和催還工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理任務(wù)。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.灌區(qū)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行維護(hù)等各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的文件材料，必須符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫或打印在A4紙上，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料。（二）收集范圍1.規(guī)劃階段灌區(qū)總體規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、可行性研究報(bào)告及相關(guān)批復(fù)文件。規(guī)劃調(diào)研資料、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集分析報(bào)告、規(guī)劃圖件等。2.設(shè)計(jì)階段初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件。設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)計(jì)說明書、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底資料等。設(shè)計(jì)單位與建設(shè)單位、施工單位之間的往來函件。3.施工階段施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)措施等文件。工程開工報(bào)告、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，如水泥、鋼材、砂石料、管材、閥門等的質(zhì)量合格證、檢驗(yàn)報(bào)告，混凝土、砂漿試塊試驗(yàn)報(bào)告等。工程變更通知、工程洽商記錄、施工技術(shù)核定單等。工程施工照片、錄像資料，反映工程建設(shè)過程中的重要節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量問題及處理情況等。施工單位與建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位之間的往來文件。4.運(yùn)行維護(hù)階段灌區(qū)年度運(yùn)行計(jì)劃、調(diào)度方案、應(yīng)急預(yù)案等。工程巡查記錄、維修養(yǎng)護(hù)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、水量計(jì)量數(shù)據(jù)等。工程設(shè)施改造、更新項(xiàng)目的相關(guān)文件，包括項(xiàng)目申報(bào)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、驗(yàn)收文件等。灌區(qū)信息化建設(shè)相關(guān)資料，如系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案、設(shè)備采購(gòu)合同、軟件使用說明、數(shù)據(jù)備份記錄等。與灌區(qū)運(yùn)行管理相關(guān)的科研項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件，確保電子文件的可讀性和可利用性。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。4.收集的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)整理和移交。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照灌區(qū)技術(shù)檔案的分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類，做到分類準(zhǔn)確、層次分明。（二）分類方法1.工程前期文件規(guī)劃文件設(shè)計(jì)文件2.工程建設(shè)文件施工管理文件質(zhì)量控制文件物資設(shè)備文件工程變更文件3.工程運(yùn)行維護(hù)文件運(yùn)行管理文件維修養(yǎng)護(hù)文件設(shè)備管理文件信息化建設(shè)文件科研項(xiàng)目文件4.其他文件與灌區(qū)相關(guān)的政策法規(guī)文件上級(jí)主管部門的文件及來函對(duì)外交流合作文件（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行折疊、裱糊或托裱，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號(hào)對(duì)裝訂后的文件材料按順序編寫頁號(hào)，頁號(hào)編寫在有文字的頁面正面的右上角和背面的左上角，空白頁不編號(hào)。3.編目填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。序號(hào)應(yīng)按卷內(nèi)文件排列順序從1開始依次標(biāo)注；文件編號(hào)填寫文件原有的文號(hào)或圖號(hào)；責(zé)任者填寫文件的形成單位或個(gè)人；文件題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容；日期填寫文件的形成日期；頁號(hào)填寫每份文件在卷內(nèi)的起止頁碼；備注填寫需要說明的事項(xiàng)。填寫備考表，置于卷尾，主要內(nèi)容包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等。本卷情況說明應(yīng)填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；立卷人由負(fù)責(zé)立卷的人員簽名；檢查人由案卷質(zhì)量審核人員簽名；立卷日期填寫完成立卷的日期。4.裝盒將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目。全宗號(hào)填寫灌區(qū)檔案全宗編號(hào)；年度填寫案卷形成的年度；保管期限根據(jù)檔案價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期；機(jī)構(gòu)（問題）填寫分類方案中的類目名稱；起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一份文件和最后一份文件的件號(hào)；盒號(hào)填寫檔案盒的順序編號(hào)。（四）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的技術(shù)檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的案卷題名、卷號(hào)、份數(shù)、起止日期等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合歸檔要求。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，對(duì)重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照全宗、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類存放，排列上架，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和性質(zhì)。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.灌區(qū)技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括灌區(qū)總體規(guī)劃、重要的工程設(shè)計(jì)文件、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、涉及灌區(qū)重大權(quán)益的文件等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[具體時(shí)長(zhǎng)]，主要包括一般性的工程設(shè)計(jì)文件、施工文件、運(yùn)行維護(hù)記錄等。短期保管的檔案保管期限為[具體時(shí)長(zhǎng)]，主要包括臨時(shí)性的文件材料、一般性的報(bào)表等。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合灌區(qū)實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同確定。3.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等。2.每月對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行一次常規(guī)檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，溫濕度是否符合要求，設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行等。3.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、卷號(hào)、題名等信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)受潮檔案進(jìn)行干燥處理、對(duì)蟲害檔案進(jìn)行除蟲等。同時(shí)，分析問題產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似問題再次發(fā)生。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、卷號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[具體時(shí)長(zhǎng)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、抄錄、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案安全。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效身份證件，填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.借閱檔案時(shí)，利用者除填寫檔案借閱申請(qǐng)表外，還應(yīng)提供有效擔(dān)保或抵押物品，如身份證、工作證、房產(chǎn)證等。檔案管理部門應(yīng)留存擔(dān)?；虻盅何锲返膹?fù)印件，并在借閱申請(qǐng)表上注明。3.檔案利用者在利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有誤或有其他疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核實(shí)和處理。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、檔案名稱及卷號(hào)、歸還日期等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，編制檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案查閱人次、借閱人次、利用檔案的主要內(nèi)容等，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定原則1.以國(guó)家和行業(yè)相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合灌區(qū)實(shí)際情況，全面分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。2.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出的原則，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行逐卷、逐件審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接對(duì)檔案原件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管狀況等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值和保管期限。2.分析比較法將待鑒定檔案與同類型、同性質(zhì)的檔案進(jìn)行比較分析，了解其在灌區(qū)建設(shè)和管理中的地位和作用，從而確定其保管期限。（四）銷毀程序