機(jī)械公司合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)本機(jī)械公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、誠(chéng)實(shí)守信、審慎嚴(yán)謹(jǐn)、全程管控的原則。確保合同的簽訂和履行符合法律法規(guī)要求，維護(hù)公司的良好信譽(yù)，在合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程中嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)合同全生命周期進(jìn)行有效管理。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)組成：由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：審議合同管理制度、流程及重大合同。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問(wèn)題。對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理部門(mén)設(shè)置：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的合同管理人員。職責(zé)：負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作。建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、歸檔管理。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。協(xié)助處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。3.合同承辦部門(mén)職責(zé)：負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的調(diào)研、談判、起草等前期工作。按照合同管理流程，將合同送審、會(huì)簽、報(bào)批。負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)向合同管理部門(mén)通報(bào)履行情況。配合合同管理部門(mén)處理合同變更、解除等事宜。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程項(xiàng)目調(diào)研：合同承辦部門(mén)對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研、技術(shù)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等，確保項(xiàng)目的可行性和必要性。合同起草：合同承辦部門(mén)根據(jù)調(diào)研結(jié)果起草合同文本，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免歧義。合同審核：合同承辦部門(mén)將起草好的合同文本提交本部門(mén)負(fù)責(zé)人初審，重點(diǎn)審核合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，送合同管理部門(mén)進(jìn)行審核。合同管理部門(mén)從法律合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防范等角度對(duì)合同進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。對(duì)于重大合同或涉及法律風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，合同管理部門(mén)應(yīng)組織法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，共同研究合同條款，確保合同合法有效、風(fēng)險(xiǎn)可控。合同會(huì)簽：經(jīng)審核通過(guò)的合同，由合同承辦部門(mén)送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同涉及的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。合同審批：合同會(huì)簽完成后，按照公司審批權(quán)限提交審批。一般合同由分管副總經(jīng)理審批，重大合同由總經(jīng)理審批，特別重大合同需經(jīng)合同管理委員會(huì)審議通過(guò)。合同簽訂：經(jīng)審批同意的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批后的內(nèi)容一致，雙方簽字蓋章齊全。2.合同授權(quán)管理公司法定代表人對(duì)合同簽訂實(shí)行統(tǒng)一授權(quán)制度。未經(jīng)法定代表人書(shū)面授權(quán)，任何人不得以公司名義簽訂合同。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限、權(quán)限等內(nèi)容，并由法定代表人簽字蓋章。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。如因特殊情況需要變更授權(quán)范圍或期限，應(yīng)及時(shí)辦理書(shū)面變更手續(xù)。3.合同印章管理公司設(shè)立合同專(zhuān)用章，由合同管理部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。合同專(zhuān)用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行，建立使用登記臺(tái)賬，記錄用章時(shí)間、合同名稱、編號(hào)、用章份數(shù)等信息。簽訂合同需加蓋合同專(zhuān)用章時(shí)，應(yīng)由合同承辦部門(mén)填寫(xiě)《合同用章申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到合同管理部門(mén)用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專(zhuān)用章。四、合同履行管理1.履行通知合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門(mén)，并組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)合同條款，明確各自的職責(zé)和義務(wù)。在合同履行過(guò)程中，合同承辦部門(mén)應(yīng)定期向合同管理部門(mén)通報(bào)履行情況，如遇重大問(wèn)題或突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。2.履行跟蹤合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。檢查內(nèi)容包括合同標(biāo)的交付情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、款項(xiàng)支付情況、違約責(zé)任承擔(dān)情況等。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案，確保合同順利履行。3.款項(xiàng)支付管理合同款項(xiàng)的支付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。合同承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同履行進(jìn)度，及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提交付款申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款、發(fā)票開(kāi)具情況、資金預(yù)算等。審核無(wú)誤后，按照公司資金支付審批流程辦理付款手續(xù)。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格控制風(fēng)險(xiǎn)，在確保對(duì)方具備履行合同能力的前提下支付。對(duì)于分期付款的合同，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和比例支付款項(xiàng)。4.合同變更管理合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程相同，需經(jīng)過(guò)審核、會(huì)簽、審批等環(huán)節(jié)。合同變更后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送合同管理部門(mén)備案，并通知相關(guān)部門(mén)調(diào)整業(yè)務(wù)操作。5.合同解除管理合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解除合同，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。合同解除協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程相同，需經(jīng)過(guò)審核、會(huì)簽、審批等環(huán)節(jié)。合同解除后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)事項(xiàng)，如交付的貨物、款項(xiàng)結(jié)算等，并將解除協(xié)議副本送合同管理部門(mén)備案。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料整理齊全，移交合同管理部門(mén)歸檔。相關(guān)資料包括合同審批表、會(huì)簽意見(jiàn)、授權(quán)委托書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)函件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2.檔案整理合同管理部門(mén)對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。按照合同類(lèi)型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)，為每份合同編制唯一的編號(hào)。建立合同檔案目錄，詳細(xì)記錄合同的基本信息、存放位置等，便于查詢和管理。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專(zhuān)門(mén)的檔案柜或檔案室，確保檔案的安全和完整。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。合同檔案的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失合同檔案。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注合同的法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行量化評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施對(duì)于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括咨詢專(zhuān)業(yè)律師、進(jìn)行法律審查、完善合同條款等；信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括對(duì)合作方進(jìn)行信用調(diào)查、要求提供擔(dān)保、加強(qiáng)款項(xiàng)催收等；市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、調(diào)整合同價(jià)格條款等；操作風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施包括規(guī)范合同簽訂流程、加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)等。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。合同管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。當(dāng)合同風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警級(jí)別時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門(mén)采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。七、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格履行合同義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。在合同簽訂前，充分了解對(duì)方的主體資格、信用狀況、經(jīng)營(yíng)能力等，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。在合同履行過(guò)程中，保持與對(duì)方的良好溝通，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，避免矛盾激化。2.糾紛處理流程合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告，并提供相關(guān)資料。合同管理部門(mén)會(huì)同法務(wù)人員等相關(guān)部門(mén)對(duì)糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛處理方案，與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商過(guò)程中應(yīng)保持冷靜、理性，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，通過(guò)仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過(guò)程中，應(yīng)積極配合，提供充分的證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合