紗窗廠訂單管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范紗窗廠訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保產(chǎn)品質(zhì)量和客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本廠所有訂單的接收、評審、生產(chǎn)、交付及售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工銷售部門：負(fù)責(zé)訂單的接收、客戶溝通、訂單評審的組織及跟進(jìn)訂單交付情況。技術(shù)部門：負(fù)責(zé)訂單技術(shù)要求的評審，提供技術(shù)支持和解決方案。生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)按照訂單要求組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量和按時交付。采購部門：負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃采購所需原材料和零部件。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對訂單產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和控制。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)訂單的成本核算、收款及付款管理。二、訂單接收1.客戶咨詢與報(bào)價(jià)銷售部門應(yīng)及時回復(fù)客戶關(guān)于紗窗產(chǎn)品的咨詢，提供準(zhǔn)確的產(chǎn)品信息和報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、付款方式等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送給客戶。2.訂單下達(dá)客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)后，銷售部門應(yīng)及時與客戶簽訂銷售合同或訂單。訂單應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)條款。銷售部門應(yīng)將訂單信息及時傳遞給相關(guān)部門，確保各部門了解訂單要求。三、訂單評審1.評審組織銷售部門負(fù)責(zé)組織訂單評審，召集技術(shù)、生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等部門相關(guān)人員參加評審會議。2.評審內(nèi)容技術(shù)要求：技術(shù)部門對訂單的技術(shù)要求進(jìn)行評審，確認(rèn)本廠是否具備生產(chǎn)能力，是否需要特殊的技術(shù)工藝或設(shè)備。如有問題，應(yīng)及時與客戶溝通并提出解決方案。生產(chǎn)能力：生產(chǎn)部門評估訂單的生產(chǎn)數(shù)量、交貨期是否在本廠生產(chǎn)能力范圍內(nèi)。如超出生產(chǎn)能力，應(yīng)及時反饋給銷售部門與客戶協(xié)商解決。原材料供應(yīng)：采購部門根據(jù)訂單需求，評估所需原材料和零部件的供應(yīng)情況，確保按時采購到位。如存在供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提出應(yīng)對措施。質(zhì)量要求：質(zhì)量部門明確訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶需求。成本核算：財(cái)務(wù)部門對訂單進(jìn)行成本核算，評估訂單的盈利能力。如成本過高或利潤過低，應(yīng)提出建議供決策參考。3.評審記錄與結(jié)果評審會議應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括訂單基本信息、評審意見、問題及解決方案等。評審結(jié)束后，銷售部門應(yīng)根據(jù)評審結(jié)果與客戶進(jìn)行溝通，如有需要，對訂單條款進(jìn)行調(diào)整。如評審?fù)ㄟ^，各部門應(yīng)按照訂單要求開展工作。四、生產(chǎn)計(jì)劃與安排1.生產(chǎn)計(jì)劃制定生產(chǎn)部門根據(jù)訂單評審結(jié)果和交貨期要求，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)包括產(chǎn)品型號、數(shù)量、生產(chǎn)進(jìn)度安排、各工序時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)與采購計(jì)劃、質(zhì)量控制計(jì)劃等相協(xié)調(diào)，確保整個生產(chǎn)過程的順暢進(jìn)行。2.生產(chǎn)任務(wù)分配生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，將生產(chǎn)任務(wù)分配到各個生產(chǎn)班組或車間。明確各班組或車間的生產(chǎn)任務(wù)、質(zhì)量要求和完成時間。生產(chǎn)任務(wù)分配應(yīng)考慮員工技能水平和工作負(fù)荷，確保合理安排人力資源。3.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)。及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如設(shè)備故障、原材料短缺、人員不足等，并采取相應(yīng)的措施加以解決。生產(chǎn)部門應(yīng)每周向銷售部門匯報(bào)生產(chǎn)進(jìn)度情況，以便銷售部門及時向客戶反饋。五、原材料采購1.采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，制定原材料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等要求。采購計(jì)劃應(yīng)考慮原材料的市場供應(yīng)情況、價(jià)格波動等因素，合理安排采購時間和數(shù)量，降低采購成本。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)原材料。3.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確原材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)條款。采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保原材料按時到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施解決。六、生產(chǎn)過程控制1.工藝執(zhí)行生產(chǎn)部門應(yīng)嚴(yán)格按照工藝文件進(jìn)行生產(chǎn)操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。員工應(yīng)熟悉工藝文件內(nèi)容，掌握操作技能，如有疑問應(yīng)及時向班組長或技術(shù)人員咨詢。2.質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量控制計(jì)劃對生產(chǎn)過程進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括原材料檢驗(yàn)、半成品檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)等。質(zhì)量檢驗(yàn)應(yīng)采用抽樣檢驗(yàn)或全數(shù)檢驗(yàn)的方式，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。3.設(shè)備維護(hù)與管理設(shè)備部門應(yīng)定期對生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。設(shè)備操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程操作設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時報(bào)告并進(jìn)行維修。4.現(xiàn)場管理生產(chǎn)現(xiàn)場應(yīng)保持整潔、有序，物料擺放整齊，通道暢通。生產(chǎn)部門應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)場管理，做好安全、環(huán)保等工作，確保生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。七、產(chǎn)品交付1.交付前準(zhǔn)備生產(chǎn)部門在產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，應(yīng)進(jìn)行成品檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。質(zhì)量部門出具產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，確認(rèn)產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)對產(chǎn)品進(jìn)行包裝、標(biāo)識，確保產(chǎn)品在運(yùn)輸過程中不受損壞。2.運(yùn)輸安排銷售部門根據(jù)訂單交貨期和交貨地點(diǎn)，選擇合適的運(yùn)輸方式。如自行運(yùn)輸或委托第三方物流運(yùn)輸。銷售部門應(yīng)與運(yùn)輸單位簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。確保產(chǎn)品按時、安全送達(dá)客戶指定地點(diǎn)。3.交貨確認(rèn)產(chǎn)品交付后，銷售部門應(yīng)及時與客戶取得聯(lián)系，確認(rèn)產(chǎn)品是否按時、完好送達(dá)。如客戶對產(chǎn)品有任何疑問或問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決。銷售部門應(yīng)要求客戶在交貨單上簽字確認(rèn)，作為交貨憑證。八、售后服務(wù)1.客戶反饋處理銷售部門應(yīng)及時收集客戶反饋的問題，如產(chǎn)品質(zhì)量問題、安裝問題、使用問題等。銷售部門應(yīng)將客戶反饋的問題及時傳遞給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、技術(shù)部門等，并跟蹤處理進(jìn)度。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對客戶反饋的問題進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給銷售部門。2.產(chǎn)品維修與更換對于客戶反饋的產(chǎn)品質(zhì)量問題，如屬于本廠責(zé)任，生產(chǎn)部門應(yīng)及時安排維修或更換產(chǎn)品。維修或更換產(chǎn)品應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，并確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。3.客戶滿意度調(diào)查銷售部門應(yīng)定期對客戶進(jìn)行滿意度調(diào)查，了解客戶對本廠產(chǎn)品和服務(wù)的評價(jià)。根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，分析存在的問題和不足，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高客戶滿意度。九、訂單變更管理1.變更申請客戶或本廠內(nèi)部如需對訂單進(jìn)行變更，應(yīng)填寫訂單變更申請單，詳細(xì)說明變更內(nèi)容、原因及對交貨期、價(jià)格等方面的影響。訂單變更申請單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給銷售部門。2.變更評審銷售部門收到訂單變更申請單后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行變更評審。評審內(nèi)容包括變更對生產(chǎn)、采購、質(zhì)量、成本等方面的影響。評審結(jié)束后，銷售部門應(yīng)根據(jù)評審結(jié)果與客戶進(jìn)行溝通，如變更涉及價(jià)格調(diào)整，應(yīng)與客戶協(xié)商一致并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。3.變更執(zhí)行如訂單變更評審?fù)ㄟ^，各部門應(yīng)按照變更后的訂單要求進(jìn)行調(diào)整和執(zhí)行。生產(chǎn)部門調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，采購部門調(diào)整采購計(jì)劃，質(zhì)量部門調(diào)整質(zhì)量控制計(jì)劃等。銷售部門應(yīng)及時將訂單變更信息通知相關(guān)部門，并跟蹤變更執(zhí)行情況。十、訂單檔案管理1.檔案建立銷售部門負(fù)責(zé)建立訂單檔案，訂單檔案應(yīng)包括訂單合同、訂單評審記錄、生產(chǎn)計(jì)劃、采購訂單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)貨單、客戶反饋記錄等相關(guān)資料。訂單檔案應(yīng)按照訂單編號進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案保管訂單檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案資料損壞或丟失。訂單檔案保管期限應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和本廠規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.檔案查閱本廠內(nèi)部人員如需查閱訂單檔案