文件及合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件及合同管理，確保文件的規(guī)范起草、審批、發(fā)布、存檔以及合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文件起草、流轉(zhuǎn)、使用、保管以及合同簽訂、執(zhí)行過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：文件及合同的內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，合同條款應(yīng)明確具體，避免歧義。3.規(guī)范性原則：文件格式、合同模板應(yīng)遵循公司統(tǒng)一規(guī)定，確保一致性和規(guī)范性。4.及時(shí)性原則：文件的起草、審批、發(fā)布以及合同的簽訂、履行等環(huán)節(jié)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，避免延誤。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，用于傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通信息等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司具體業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，如項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.人事文件：涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、晉升、離職等人事管理方面的文件。4.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他各類文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件起草1.各部門根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件。文件起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言通順。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草。3.文件起草人應(yīng)確保所引用的數(shù)據(jù)、事實(shí)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行處理。（三）文件審批1.行政文件一般性行政文件，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要行政文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。2.業(yè)務(wù)文件專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)文件，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重大業(yè)務(wù)決策或?qū)居兄卮笥绊懙臉I(yè)務(wù)文件，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.人事文件員工招聘、培訓(xùn)、考核等日常人事文件，由人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及員工薪酬調(diào)整、晉升、離職等重要人事文件，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。4.財(cái)務(wù)文件財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大財(cái)務(wù)決策文件，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。（四）文件發(fā)布1.經(jīng)審批后的文件，由行政部門負(fù)責(zé)編號(hào)、排版、印刷，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)布。2.文件發(fā)布方式可采用紙質(zhì)文件、電子文件或公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等多種形式。對(duì)于需要傳達(dá)給全體員工的重要文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布，并在公司公告欄張貼紙質(zhì)文件。3.文件發(fā)布后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件的電子版本和紙質(zhì)版本進(jìn)行存檔。（五）文件使用1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限使用文件，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露文件內(nèi)容。2.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（六）文件保管1.行政部門負(fù)責(zé)建立公司文件檔案庫(kù)，對(duì)各類文件進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔保管。2.文件檔案庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查、核對(duì)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于過期或失效的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（七）文件銷毀1.文件銷毀應(yīng)遵循保密、安全、環(huán)保的原則，確保文件信息不被泄露。2.對(duì)于需要銷毀的文件，行政部門應(yīng)填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件徹底銷毀。銷毀完畢后，應(yīng)在《文件銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。三、合同管理（一）合同分類1.采購(gòu)合同：公司與供應(yīng)商簽訂的購(gòu)買原材料、設(shè)備、辦公用品等物資的合同。2.銷售合同：公司與客戶簽訂的銷售產(chǎn)品或提供服務(wù)的合同。3.租賃合同：公司租賃辦公場(chǎng)地、設(shè)備、車輛等資產(chǎn)的合同。4.借款合同：公司與金融機(jī)構(gòu)或其他單位簽訂的借款合同。5.技術(shù)合同：公司與其他單位簽訂的技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等合同。6.其他合同：不屬于上述分類的其他各類合同，如勞務(wù)合同、合作協(xié)議等。（二）合同簽訂1.合同起草合同由業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求負(fù)責(zé)起草。合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。合同條款應(yīng)明確具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對(duì)于格式合同，應(yīng)認(rèn)真審查合同條款，確保符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面。法務(wù)部門審核通過后，合同文本應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)條款。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交給法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，直至審核通過。3.合同審批經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同審批表》，注明合同名稱、金額、對(duì)方單位、合同條款等內(nèi)容，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般性合同，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。4.合同簽訂合同審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方單位簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本與審批意見是否一致，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽訂時(shí)，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字或蓋章確認(rèn)。合同一式多份，分別由公司相關(guān)部門留存。（三）合同履行1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織合同的履行。在履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的條款執(zhí)行，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、履行期限、履行情況、付款情況等信息。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方單位，并采取合理措施減少損失。同時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序辦理合同變更或解除手續(xù)。（四）合同變更1.合同履行過程中，如因市場(chǎng)變化、政策調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方單位協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議的起草、審核、審批程序與合同簽訂程序相同。變更后的合同應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同一并存檔保管。（五）合同終止1.合同履行完畢或因其他原因終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方單位，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)文件和資料，按照公司規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。同時(shí)，應(yīng)對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)價(jià)，為今后的合同管理提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（六）合同糾紛處理1.在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并會(huì)同法務(wù)部門共同研究解決方案。2.對(duì)于合同糾紛，應(yīng)首先通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。3.在處理合同糾紛過程中，應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。四、監(jiān)督與檢查（一）公司設(shè)立文件及合同管理監(jiān)督小組，由行政部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件及合同管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件起草、審批、發(fā)布、使用、保管以及合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，重點(diǎn)檢查文件及合同的合