建立合同閉環(huán)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本合同閉環(huán)管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防控，確保公司利益不受損失。4.閉環(huán)管理原則：對(duì)合同從簽訂到終止的全過程進(jìn)行閉環(huán)管理，確保各環(huán)節(jié)緊密銜接、有序運(yùn)行。二、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營(yíng)需要提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況，包括合同名稱、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查業(yè)務(wù)的必要性、可行性及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等內(nèi)容，并簽署審核意見。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，如價(jià)款支付方式、結(jié)算周期、資金預(yù)算等，確保合同財(cái)務(wù)條款合理、合規(guī)，并簽署審核意見。4.法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并簽署審核意見。5.經(jīng)各部門審核通過的合同立項(xiàng)申請(qǐng)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和實(shí)際情況，對(duì)合同立項(xiàng)進(jìn)行最終審批。（二）合同起草1.合同立項(xiàng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同起草工作。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。2.合同起草過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免合同條款存在歧義或漏洞。3.合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同初稿提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行全面審查，提出修改意見，并形成《合同法律審查意見書》。（三）合同審核會(huì)簽1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的《合同法律審查意見書》對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，組織相關(guān)部門進(jìn)行合同審核會(huì)簽。2.參與合同審核會(huì)簽的部門包括業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等，各部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，并簽署審核意見。3.審核會(huì)簽過程中，各部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性、可行性以及對(duì)公司利益的保護(hù)等方面，提出具體的審核意見和建議。4.合同審核會(huì)簽通過后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同文本已經(jīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.簽訂合同過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批意見執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如因特殊情況需要變更合同條款的，應(yīng)重新履行合同審批程序。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責(zé)。三、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并填寫《合同履行計(jì)劃表》。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同履行計(jì)劃對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤與監(jiān)控，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況，提交《合同履行情況報(bào)告》，報(bào)告內(nèi)容包括合同履行進(jìn)度、存在的問題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的價(jià)款支付方式和結(jié)算周期，及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算，并對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行監(jiān)控。4.法務(wù)部門應(yīng)關(guān)注合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)提供法律支持和建議，確保公司合法權(quán)益不受侵害。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，并簽訂書面的合同變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂流程重新履行審批程序。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整合同履行計(jì)劃，并向相關(guān)部門通報(bào)合同變更或解除情況。四、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請(qǐng)1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提交結(jié)算申請(qǐng)，填寫《合同結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)、付款方式等內(nèi)容。2.結(jié)算申請(qǐng)應(yīng)附相關(guān)的證明材料，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算清單等，確保結(jié)算依據(jù)充分、準(zhǔn)確。（二）結(jié)算審核1.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的《合同結(jié)算申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料后，對(duì)結(jié)算金額、付款方式、結(jié)算依據(jù)等進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，將《合同結(jié)算申請(qǐng)表》提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同結(jié)算條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，并簽署審核意見。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核通過的結(jié)算申請(qǐng)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）款項(xiàng)支付1.結(jié)算申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人支付款項(xiàng)。2.款項(xiàng)支付過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度，確?？铐?xiàng)支付安全、準(zhǔn)確。3.財(cái)務(wù)部門支付款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款憑證復(fù)印件交業(yè)務(wù)部門存檔。五、合同歸檔管理（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)資料，包括合同立項(xiàng)申請(qǐng)表、合同文本、合同法律審查意見書、合同履行計(jì)劃表、合同履行情況報(bào)告、合同變更或解除協(xié)議、合同結(jié)算申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料等。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保合同資料的真實(shí)性和有效性。2.合同歸檔資料應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，編制目錄清單，便于查閱和管理。3.合同原件應(yīng)統(tǒng)一存放在公司檔案室，由專人負(fù)責(zé)保管。檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，確保檔案安全。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出檔案室。如需復(fù)印合同檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱合同檔案的，應(yīng)提交單位介紹信及本人有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案室管理制度。4.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司定期組織開展合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作，由法務(wù)部門牽頭，各業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等參與。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等全過程，重點(diǎn)關(guān)注合同主體資格、合同條款、履行能力、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。3.通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，確定合同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可簡(jiǎn)化審批流程，加強(qiáng)日常監(jiān)控。2.對(duì)于中等風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，加強(qiáng)合同履行跟蹤與監(jiān)控，及時(shí)采取風(fēng)險(xiǎn)防范措施。3.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，除嚴(yán)格履行審批程序外，還應(yīng)組織專題論證，制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，必要時(shí)可聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估和指導(dǎo)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.設(shè)立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如逾期付款率、合同糾紛發(fā)生率等，當(dāng)預(yù)警指標(biāo)達(dá)到設(shè)定閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。2.在合同簽訂和履行過程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和合同約定，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并會(huì)同法務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查了解，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.法務(wù)部門根據(jù)糾紛情況制定糾紛處理方案，明確處理策略和措施。3.如糾紛能夠通過協(xié)商解決的，應(yīng)積極與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。協(xié)商過程中，應(yīng)注意維護(hù)公司合法權(quán)益，避免損害公司利益。4.如協(xié)商不成，需要通過仲裁或訴訟解決的，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)律師代理案件，并按照仲裁或訴訟程序進(jìn)行處理。5.合同糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）糾紛