機關(guān)檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關(guān)各部門及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)檔案由機關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存檔案。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映機關(guān)工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集機關(guān)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案整理、檢索和利用效率，為機關(guān)工作和社會利用提供便利。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室綜合檔案室是機關(guān)檔案管理的職能部門，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)接收、征集機關(guān)各部門形成的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定的程序和標準，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的收進、移出、保管、利用等情況。6.編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查閱和利用。積極開發(fā)檔案信息資源，為機關(guān)工作提供參考依據(jù)和決策支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。8.負責(zé)與上級檔案部門和其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類、裝訂，定期移交綜合檔案室。2.對本部門移交的檔案進行初步審核，確保檔案材料的齊全完整、準確真實。3.根據(jù)工作需要，及時向綜合檔案室查閱檔案資料，并做好查閱登記工作。4.協(xié)助綜合檔案室開展檔案整理、編目、鑒定等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍機關(guān)檔案的收集范圍包括：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.本機關(guān)形成的各種文件材料，如黨組（黨委）文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.下級機關(guān)報送的重要文件、請示、報告、統(tǒng)計報表等。4.本機關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。5.本機關(guān)組織的重要會議、活動、調(diào)研等形成的文件材料、照片、錄音、錄像等。6.本機關(guān)工作人員在工作中形成的具有保存價值的文件材料、工作筆記、書信等。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時進行整理，按照檔案分類方案進行分類，確保文件材料的齊全完整、準確真實。2.歸檔文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料書寫。紙張應(yīng)符合檔案保存要求，破損、褪色的文件材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.歸檔文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等，便于查閱和管理。4.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時歸檔，并建立電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系。（三）移交時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交綜合檔案室。特殊情況需延期移交的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法機關(guān)檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進行整理。1.年度分類將檔案按其形成年度進行分類，不同年度的檔案分別整理。2.機構(gòu)（問題）分類在每個年度內(nèi)，按機關(guān)內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進行分類。機構(gòu)分類時，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動。問題分類時，應(yīng)根據(jù)文件材料的主要內(nèi)容和性質(zhì)進行歸類。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價值，將檔案分為永久、定期（長期、短期）三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料；長期保管的檔案是反映機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)對機關(guān)工作有參考價值的文件材料。（三）整理步驟1.裝訂對歸檔文件材料進行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進行修復(fù)。2.分類按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，對文件材料進行分類。3.編號為每份文件材料編制唯一的檔號，檔號應(yīng)包括年度、機構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號等信息。4.編目填寫歸檔文件目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.裝盒將編目后的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，如年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號等。五、檔案的保管（一）保管設(shè)施綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案的安全保管。同時，應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤柜等。（二）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取調(diào)控措施。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的管理人員，管理人員應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。4.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。（三）檔案裝具管理1.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其完好無損。對損壞的檔案裝具應(yīng)及時進行更換或修復(fù)。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類順序進行排列，便于檔案的查找和利用。3.檔案裝具應(yīng)標明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標準檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和機關(guān)實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案的保存價值和保管期限。具體鑒定標準如下：1.反映機關(guān)主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料，如黨組（黨委）文件、行政文件、重要會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等，應(yīng)永久保管。2.反映機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對機關(guān)工作有查考利用價值的文件材料，如一般性會議文件、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等，應(yīng)長期保管。保管期限一般為15年50年。3.在較短時間內(nèi)對機關(guān)工作有參考價值的文件材料，如臨時性通知、簡報、一般事務(wù)性文件等，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年15年。4.不具備保存價值的文件材料，如重份文件、無查考利用價值的事務(wù)性文件等，經(jīng)鑒定后可以銷毀。（三）鑒定程序1.每年定期對檔案進行鑒定，由檔案管理人員提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的初步鑒定意見進行審核，必要時可征求相關(guān)部門和人員的意見。3.根據(jù)審核結(jié)果，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。4.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后進行銷毀。銷毀清冊應(yīng)永久保存。（四）銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)派兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應(yīng)注明檔案的名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.對電子檔案的銷毀，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進行操作，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底刪除。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出、保管、利用等情況。具體統(tǒng)計指標如下：1.檔案收進數(shù)量：指本年度接收的各類檔案的數(shù)量。2.檔案移出數(shù)量：指本年度向其他單位移交或銷毀的檔案數(shù)量。3.檔案保管數(shù)量：指本年度末實際保管的檔案數(shù)量。4.檔案利用人次：指本年度檔案被查閱利用的人次。5.檔案利用卷次：指本年度檔案被查閱利用的卷次。（二）統(tǒng)計方法檔案統(tǒng)計工作應(yīng)建立健全統(tǒng)計臺賬，定期進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式和要求，按時向上級檔案部門和機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、有償?shù)脑瓌t。在確保檔案安全和保密的前提下，為機關(guān)工作和社會利用提供便利。（二）利用范圍1.機關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱機關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)報上級主管部門備案。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。（三）利用手續(xù)1.機關(guān)內(nèi)部工作人員查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.外單位查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)機關(guān)負責(zé)人批準后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。查閱申請表應(yīng)注明查閱單位名稱、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、利用目的、查閱時間等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案人員應(yīng)愛