待客物資采購管理制度總則一、目的為規(guī)范公司待客物資的采購行為，確保待客物資的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等符合公司的要求，提高待客物資采購的效率和效益，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工在待客物資采購過程中的管理與控制。三、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定待客物資采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂合同等工作，確保采購物資的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等符合公司的要求。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核待客物資采購預(yù)算、合同及付款申請等相關(guān)文件，確保采購資金的合理使用和支付安全。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對采購的待客物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量符合公司的標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.使用部門負(fù)責(zé)提出待客物資的需求計(jì)劃，參與采購物資的驗(yàn)收工作，對采購物資的使用效果進(jìn)行反饋和評價(jià)。四、采購原則1.公開、公平、公正原則待客物資采購活動(dòng)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，杜絕暗箱操作和不正當(dāng)競爭行為。2.質(zhì)量優(yōu)先原則在保證質(zhì)量的前提下，應(yīng)盡量選擇價(jià)格合理的待客物資，以提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。3.節(jié)約成本原則待客物資采購應(yīng)注重節(jié)約成本，避免浪費(fèi)，提高采購資金的使用效率。4.合規(guī)合法原則待客物資采購活動(dòng)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度，確保采購行為的合法合規(guī)。采購計(jì)劃與預(yù)算一、采購計(jì)劃的制定1.使用部門應(yīng)根據(jù)公司的待客需求，提前制定待客物資的需求計(jì)劃，并提交給采購部門。2.采購部門應(yīng)根據(jù)使用部門的需求計(jì)劃，結(jié)合公司的庫存情況，制定待客物資的采購計(jì)劃，并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購計(jì)劃應(yīng)包括待客物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。二、采購預(yù)算的編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，編制待客物資的采購預(yù)算，并報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算管理制度，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.采購預(yù)算經(jīng)審核通過后，應(yīng)作為采購活動(dòng)的重要依據(jù)，不得隨意變更。供應(yīng)商管理一、供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)待客物資的需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式，選擇合適的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，不得有歧視性、限制性等不合理?xiàng)l件。3.采購部門應(yīng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評估，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。二、供應(yīng)商的評價(jià)與管理1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行評價(jià)，包括供貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格合理性等方面。2.對于評價(jià)結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和支持；對于評價(jià)結(jié)果較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、供貨情況、評價(jià)結(jié)果等進(jìn)行記錄和管理，以便于對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和管理。采購流程一、采購申請1.使用部門需要采購待客物資時(shí)，應(yīng)填寫《采購申請單》，并注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。2.《采購申請單》應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購部門。二、采購審批1.采購部門收到《采購申請單》后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于金額較大或重要的待客物資采購，應(yīng)提交公司采購決策委員會(huì)進(jìn)行審批。3.采購審批通過后，采購部門應(yīng)根據(jù)審批意見，組織實(shí)施采購活動(dòng)。三、采購實(shí)施1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和審批意見，選擇合適的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂合同等工作。2.采購合同應(yīng)明確待客物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、價(jià)格、付款方式等內(nèi)容，并加蓋公司公章和供應(yīng)商公章。3.采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購物資的到貨情況，確保物資按時(shí)到貨。四、物資驗(yàn)收1.物資到貨后，使用部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。2.質(zhì)量部門應(yīng)參與物資的驗(yàn)收工作，對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量符合公司的標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商，協(xié)商處理事宜。五、付款結(jié)算1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和物資驗(yàn)收單，填寫《付款申請單》，并提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核《付款申請單》的相關(guān)文件，包括采購合同、物資驗(yàn)收單、發(fā)票等，確保付款申請的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司的付款制度，辦理付款手續(xù)，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。監(jiān)督與檢查一、內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對待客物資采購管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對本部門的待客物資采購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。二、外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.公司應(yīng)積極配合外