機(jī)關(guān)收文發(fā)文管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司機(jī)關(guān)收文發(fā)文管理工作，提高公文處理效率，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司機(jī)關(guān)各部門及所屬各單位的收文發(fā)文管理工作。3.基本原則收文發(fā)文管理工作應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密的原則，嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)定。二、收文管理1.收文渠道公司機(jī)關(guān)各部門及所屬各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收文工作，確保各類文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)。收文渠道包括上級機(jī)關(guān)文件、平行單位文件、下級單位文件、內(nèi)部文件等。2.收文登記收文人員收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、日期等。收文登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。3.文件傳閱收文人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時(shí)將文件呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱。文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，不得隨意積壓或延誤。傳閱文件時(shí)，應(yīng)使用文件傳閱單，注明傳閱時(shí)間、傳閱人等信息。4.文件辦理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在傳閱文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求及時(shí)做出批示或交辦意見。承辦部門應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦意見，認(rèn)真辦理文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。文件辦理過程中，如需與其他部門協(xié)調(diào)或會簽，承辦部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通，確保文件辦理順利進(jìn)行。5.文件催辦為確保文件辦理及時(shí)、高效，收文人員應(yīng)對承辦部門的文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等，催辦記錄應(yīng)及時(shí)整理歸檔。6.文件歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，確保文件資料的完整性和規(guī)范性。文件歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，并存放在指定的檔案柜中。三、發(fā)文管理1.發(fā)文流程擬稿：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要擬寫公文初稿。擬稿應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰。審核：擬稿完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括公文內(nèi)容、格式、文字表述等，確保公文質(zhì)量。會簽：涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，并簽署意見。核稿：審核后的公文應(yīng)提交公司辦公室進(jìn)行核稿。核稿人員應(yīng)對公文的格式、文字表述、發(fā)文范圍等進(jìn)行全面審核，確保公文符合發(fā)文要求。簽發(fā)：核稿后的公文應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要，認(rèn)真審核并簽署意見。編號：公文簽發(fā)后，由公司辦公室進(jìn)行編號。編號應(yīng)按照公司公文編號規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號的唯一性。印發(fā)：編號后的公文由公司辦公室進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行打印、裝訂，并加蓋公司印章。分發(fā)：印發(fā)后的公文由公司辦公室按照發(fā)文范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)做好登記，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員。2.發(fā)文格式公司發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一的公文格式，包括文件頭、文號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。主送單位應(yīng)明確、具體，頂格書寫在標(biāo)題下一行。正文應(yīng)層次分明、條理清晰，語言規(guī)范、簡潔。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在正文后注明附件名稱和序號。落款應(yīng)注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，并加蓋公司印章。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并注明具體的年、月、日。3.發(fā)文范圍公司發(fā)文范圍應(yīng)根據(jù)工作需要和公文內(nèi)容確定，一般包括上級機(jī)關(guān)、平行單位、下級單位、內(nèi)部各部門等。涉及公司重要事項(xiàng)、重大決策等文件，應(yīng)在公司內(nèi)部廣泛傳達(dá)；涉及特定部門或人員的文件，應(yīng)主送相關(guān)部門或人員。4.發(fā)文審核要點(diǎn)內(nèi)容審核：審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)定，是否準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰，是否與公司的工作目標(biāo)和任務(wù)相一致。格式審核：審核公文格式是否符合公司的公文格式要求，包括文件頭、文號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等是否規(guī)范。文字審核：審核公文文字表述是否準(zhǔn)確、簡潔、通順，是否存在錯(cuò)別字、語病等問題。發(fā)文范圍審核：審核公文的發(fā)文范圍是否合理，是否涵蓋了需要傳達(dá)的部門和人員。5.發(fā)文跟蹤與反饋公司辦公室應(yīng)對發(fā)文的傳達(dá)和執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，并得到有效執(zhí)行。相關(guān)部門在收到公文后，應(yīng)及時(shí)將公文的傳達(dá)和執(zhí)行情況反饋給公司辦公室。反饋內(nèi)容包括公文的傳達(dá)范圍、傳達(dá)時(shí)間、執(zhí)行情況等。四、文件保密管理1.保密原則公司收文發(fā)文管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，確保文件信息的安全。2.保密措施收文人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對收到的文件進(jìn)行妥善保管，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、泄露文件內(nèi)容。文件傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)注意保密，不得在非工作場合談?wù)撐募?nèi)容。文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件歸還公司辦公室，不得私自留存。發(fā)文時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文范圍，確保文件信息不被無關(guān)人員知悉。涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人傳遞等措施，確保文件信息的安全。3.保密監(jiān)督與檢查公司辦公室應(yīng)定期對收文發(fā)文管理工作的保密情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。五、文件信息化管理1.信息化平臺建設(shè)公司應(yīng)建立收文發(fā)文信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)文件的電子登記、傳閱、辦理、歸檔等功能，提高公文處理效率和管理水平。2.電子文件管理收文發(fā)文管理工作應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)電子化，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件具有同等效力。電子文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、存儲，確保電子文件的完整性和規(guī)范性。電子文件的傳輸、存儲應(yīng)采取安全可靠的措施，防止文件信息泄露或丟