購用印鑒卡管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司印鑒卡的購用管理，確保印鑒使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司印鑒使用的相關(guān)活動。3.定義印鑒卡：指公司用于證明特定身份或授權(quán)進(jìn)行某項業(yè)務(wù)活動的印章卡片，包括但不限于公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法人章等。二、印鑒卡的種類及用途1.公章代表公司對外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的主要印鑒，用于各類重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.財務(wù)專用章專門用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等，明確公司在合同關(guān)系中的權(quán)利和義務(wù)。4.法人章通常用于特定的財務(wù)事項或經(jīng)法人授權(quán)的其他重要文件簽署。三、印鑒卡的購置1.購置申請各部門因工作需要購置印鑒卡時，應(yīng)填寫《印鑒卡購置申請表》，詳細(xì)說明購置印鑒卡的種類、用途、數(shù)量及預(yù)計使用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門。2.審核審批行政管理部門收到《印鑒卡購置申請表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點審查購置需求的合理性、必要性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.統(tǒng)一購置經(jīng)審批同意購置的印鑒卡，由行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行制作。購置過程中，應(yīng)要求印章制作單位嚴(yán)格按照公司規(guī)定的樣式、規(guī)格和材質(zhì)進(jìn)行制作，并提供質(zhì)量合格證明。4.驗收登記印鑒卡制作完成后，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括印鑒卡的外觀質(zhì)量、印章文字清晰度、規(guī)格尺寸是否符合要求等。驗收合格后，由行政管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)行登記，建立印鑒卡臺賬，詳細(xì)記錄印鑒卡的種類、編號、購置日期、使用部門、保管人等信息。四、印鑒卡的領(lǐng)用1.領(lǐng)用申請使用部門根據(jù)工作需要領(lǐng)用印鑒卡時，應(yīng)填寫《印鑒卡領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用印鑒卡的種類、用途、預(yù)計使用期限等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門。2.審批發(fā)放行政管理部門對《印鑒卡領(lǐng)用申請表》進(jìn)行審核，確保領(lǐng)用需求合理合規(guī)。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，行政管理部門按照規(guī)定發(fā)放印鑒卡，并要求領(lǐng)用人在《印鑒卡領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.交接手續(xù)領(lǐng)用人領(lǐng)取印鑒卡時，應(yīng)與行政管理部門辦理交接手續(xù)，明確印鑒卡的數(shù)量、完好狀況等信息。交接過程中，雙方應(yīng)在《印鑒卡交接清單》上簽字確認(rèn)，以備后續(xù)查詢核對。五、印鑒卡的保管1.專人保管印鑒卡應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。各部門應(yīng)指定一名政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工作為印鑒卡保管人，并報行政管理部門備案。2.保管場所印鑒卡應(yīng)存放在安全可靠的場所，如保險柜、文件柜等，并確保存放場所具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。3.保管要求保管人應(yīng)妥善保管印鑒卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或擅自銷毀。如因工作需要暫時離開崗位，應(yīng)將印鑒卡交部門負(fù)責(zé)人指定的其他人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。嚴(yán)禁將印鑒卡帶出公司辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的安全措施。4.定期盤點行政管理部門應(yīng)定期對印鑒卡進(jìn)行盤點，確保印鑒卡的數(shù)量、狀態(tài)與臺賬記錄一致。盤點工作每季度進(jìn)行一次，盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。如發(fā)現(xiàn)印鑒卡丟失、損壞等異常情況，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、印鑒卡的使用1.使用范圍印鑒卡必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出授權(quán)范圍擅自使用。具體使用范圍如下：公章：用于公司對外的重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。法人章：用于特定的財務(wù)事項或經(jīng)法人授權(quán)的其他重要文件簽署。2.使用審批使用印鑒卡時，應(yīng)填寫《印鑒卡使用申請表》，詳細(xì)說明使用印鑒卡的事項、用途、涉及金額、使用期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大事項或金額較大的業(yè)務(wù)，還需報公司法人審批。3.使用登記印鑒卡使用人應(yīng)在《印鑒卡使用登記表》上詳細(xì)記錄印鑒卡的使用時間、使用事項、使用人等信息。使用完畢后，應(yīng)及時將印鑒卡歸還保管人，并在登記表上簽字確認(rèn)。4.使用監(jiān)督行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對印鑒卡使用情況的監(jiān)督檢查，定期對印鑒卡使用記錄進(jìn)行抽查核實。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印鑒卡的行為，應(yīng)及時制止并進(jìn)行調(diào)查處理，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、印鑒卡的更換與注銷1.更換情形印鑒卡如有磨損、損壞、字跡不清等情況，或因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要更換印鑒卡樣式時，由行政管理部門提出更換申請，并填寫《印鑒卡更換申請表》，詳細(xì)說明更換原因、更換內(nèi)容等信息。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照本制度規(guī)定的購置流程進(jìn)行更換。2.注銷情形印鑒卡因不再使用、遺失、被盜等原因需要注銷時，由保管人填寫《印鑒卡注銷申請表》，說明注銷原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門。行政管理部門核實情況后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，行政管理部門負(fù)責(zé)將注銷的印鑒卡進(jìn)行封存，并在印鑒卡臺賬上注明注銷日期、注銷原因等信息。3.更換與注銷手續(xù)印鑒卡更換或注銷時，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)交，確保印鑒卡的更換或注銷過程規(guī)范、準(zhǔn)確。更換或注銷完成后，應(yīng)及時更新印鑒卡臺賬及相關(guān)檔案資料。八、印鑒卡的遺失處理1.掛失報告如發(fā)現(xiàn)印鑒卡遺失，保管人應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，并在第一時間向行政管理部門掛失。同時，應(yīng)采取必要的措施防止印鑒卡被冒用，如通知相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位、銀行等。2.調(diào)查處理行政管理部門接到掛失報告后，應(yīng)立即展開調(diào)查，查明印鑒卡遺失的原因、時間、地點等情況。如因保管不善導(dǎo)致印鑒卡遺失，應(yīng)視情節(jié)輕重追究保管人的責(zé)任。同時，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如登報聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報案等。3.補(bǔ)辦手續(xù)在完成掛失報告和調(diào)查處理后，如確需補(bǔ)辦印鑒卡，應(yīng)按照本制度規(guī)定的購置流程進(jìn)行補(bǔ)辦。補(bǔ)辦過程中，應(yīng)注明“遺失補(bǔ)辦”字樣，并在印鑒卡臺賬及相關(guān)檔案資料中進(jìn)行詳細(xì)記錄。九、違規(guī)責(zé)任追究1.責(zé)任界定凡違反本制度規(guī)定使用、保管印鑒卡的行為，均視為違規(guī)行為。違規(guī)行為包括但不限于未經(jīng)審批擅自使用印鑒卡、超范圍使用印鑒卡、轉(zhuǎn)借印鑒卡、丟失印鑒卡未及時報告等。2.責(zé)任追究對于違規(guī)使用、保管印鑒卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。責(zé)任