購(gòu)用印鑒卡管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司印鑒卡的購(gòu)用管理，確保印鑒使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在涉及公司印鑒使用的相關(guān)活動(dòng)。3.定義印鑒卡：指公司用于證明特定身份或授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的印章卡片，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、法人章等。二、印鑒卡的種類(lèi)及用途1.公章代表公司對(duì)外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的主要印鑒，用于各類(lèi)重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章專(zhuān)門(mén)用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專(zhuān)用章用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等，明確公司在合同關(guān)系中的權(quán)利和義務(wù)。4.法人章通常用于特定的財(cái)務(wù)事項(xiàng)或經(jīng)法人授權(quán)的其他重要文件簽署。三、印鑒卡的購(gòu)置1.購(gòu)置申請(qǐng)各部門(mén)因工作需要購(gòu)置印鑒卡時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒卡購(gòu)置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)置印鑒卡的種類(lèi)、用途、數(shù)量及預(yù)計(jì)使用期限等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門(mén)。2.審核審批行政管理部門(mén)收到《印鑒卡購(gòu)置申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查購(gòu)置需求的合理性、必要性以及是否符合公司相關(guān)規(guī)定。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.統(tǒng)一購(gòu)置經(jīng)審批同意購(gòu)置的印鑒卡，由行政管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行制作。購(gòu)置過(guò)程中，應(yīng)要求印章制作單位嚴(yán)格按照公司規(guī)定的樣式、規(guī)格和材質(zhì)進(jìn)行制作，并提供質(zhì)量合格證明。4.驗(yàn)收登記印鑒卡制作完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印鑒卡的外觀質(zhì)量、印章文字清晰度、規(guī)格尺寸是否符合要求等。驗(yàn)收合格后，由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行登記，建立印鑒卡臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印鑒卡的種類(lèi)、編號(hào)、購(gòu)置日期、使用部門(mén)、保管人等信息。四、印鑒卡的領(lǐng)用1.領(lǐng)用申請(qǐng)使用部門(mén)根據(jù)工作需要領(lǐng)用印鑒卡時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒卡領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用印鑒卡的種類(lèi)、用途、預(yù)計(jì)使用期限等，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政管理部門(mén)。2.審批發(fā)放行政管理部門(mén)對(duì)《印鑒卡領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確保領(lǐng)用需求合理合規(guī)。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，行政管理部門(mén)按照規(guī)定發(fā)放印鑒卡，并要求領(lǐng)用人在《印鑒卡領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。3.交接手續(xù)領(lǐng)用人領(lǐng)取印鑒卡時(shí)，應(yīng)與行政管理部門(mén)辦理交接手續(xù)，明確印鑒卡的數(shù)量、完好狀況等信息。交接過(guò)程中，雙方應(yīng)在《印鑒卡交接清單》上簽字確認(rèn)，以備后續(xù)查詢核對(duì)。五、印鑒卡的保管1.專(zhuān)人保管印鑒卡應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。各部門(mén)應(yīng)指定一名政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的員工作為印鑒卡保管人，并報(bào)行政管理部門(mén)備案。2.保管場(chǎng)所印鑒卡應(yīng)存放在安全可靠的場(chǎng)所，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保存放場(chǎng)所具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件。3.保管要求保管人應(yīng)妥善保管印鑒卡，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或擅自銷(xiāo)毀。如因工作需要暫時(shí)離開(kāi)崗位，應(yīng)將印鑒卡交部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的其他人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。嚴(yán)禁將印鑒卡帶出公司辦公區(qū)域，如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的安全措施。4.定期盤(pán)點(diǎn)行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印鑒卡進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保印鑒卡的數(shù)量、狀態(tài)與臺(tái)賬記錄一致。盤(pán)點(diǎn)工作每季度進(jìn)行一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。如發(fā)現(xiàn)印鑒卡丟失、損壞等異常情況，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、印鑒卡的使用1.使用范圍印鑒卡必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出授權(quán)范圍擅自使用。具體使用范圍如下：公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。合同專(zhuān)用章：用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。法人章：用于特定的財(cái)務(wù)事項(xiàng)或經(jīng)法人授權(quán)的其他重要文件簽署。2.使用審批使用印鑒卡時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《印鑒卡使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用印鑒卡的事項(xiàng)、用途、涉及金額、使用期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大事項(xiàng)或金額較大的業(yè)務(wù)，還需報(bào)公司法人審批。3.使用登記印鑒卡使用人應(yīng)在《印鑒卡使用登記表》上詳細(xì)記錄印鑒卡的使用時(shí)間、使用事項(xiàng)、使用人等信息。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將印鑒卡歸還保管人，并在登記表上簽字確認(rèn)。4.使用監(jiān)督行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印鑒卡使用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)印鑒卡使用記錄進(jìn)行抽查核實(shí)。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印鑒卡的行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行調(diào)查處理，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、印鑒卡的更換與注銷(xiāo)1.更換情形印鑒卡如有磨損、損壞、字跡不清等情況，或因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要更換印鑒卡樣式時(shí)，由行政管理部門(mén)提出更換申請(qǐng)，并填寫(xiě)《印鑒卡更換申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明更換原因、更換內(nèi)容等信息。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按照本制度規(guī)定的購(gòu)置流程進(jìn)行更換。2.注銷(xiāo)情形印鑒卡因不再使用、遺失、被盜等原因需要注銷(xiāo)時(shí)，由保管人填寫(xiě)《印鑒卡注銷(xiāo)申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷(xiāo)原因，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門(mén)。行政管理部門(mén)核實(shí)情況后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)將注銷(xiāo)的印鑒卡進(jìn)行封存，并在印鑒卡臺(tái)賬上注明注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)原因等信息。3.更換與注銷(xiāo)手續(xù)印鑒卡更換或注銷(xiāo)時(shí)，行政管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)交，確保印鑒卡的更換或注銷(xiāo)過(guò)程規(guī)范、準(zhǔn)確。更換或注銷(xiāo)完成后，應(yīng)及時(shí)更新印鑒卡臺(tái)賬及相關(guān)檔案資料。八、印鑒卡的遺失處理1.掛失報(bào)告如發(fā)現(xiàn)印鑒卡遺失，保管人應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并在第一時(shí)間向行政管理部門(mén)掛失。同時(shí)，應(yīng)采取必要的措施防止印鑒卡被冒用，如通知相關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)單位、銀行等。2.調(diào)查處理行政管理部門(mén)接到掛失報(bào)告后，應(yīng)立即展開(kāi)調(diào)查，查明印鑒卡遺失的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等情況。如因保管不善導(dǎo)致印鑒卡遺失，應(yīng)視情節(jié)輕重追究保管人的責(zé)任。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，并根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等。3.補(bǔ)辦手續(xù)在完成掛失報(bào)告和調(diào)查處理后，如確需補(bǔ)辦印鑒卡，應(yīng)按照本制度規(guī)定的購(gòu)置流程進(jìn)行補(bǔ)辦。補(bǔ)辦過(guò)程中，應(yīng)注明“遺失補(bǔ)辦”字樣，并在印鑒卡臺(tái)賬及相關(guān)檔案資料中進(jìn)行詳細(xì)記錄。九、違規(guī)責(zé)任追究1.責(zé)任界定凡違反本制度規(guī)定使用、保管印鑒卡的行為，均視為違規(guī)行為。違規(guī)行為包括但不限于未經(jīng)審批擅自使用印鑒卡、超范圍使用印鑒卡、轉(zhuǎn)借印鑒卡、丟失印鑒卡未及時(shí)報(bào)告等。2.責(zé)任追究對(duì)于違規(guī)使用、保管印鑒卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。責(zé)任