服裝采購下單管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司服裝采購下單流程，確保采購工作的高效、準(zhǔn)確、規(guī)范進行，滿足公司業(yè)務(wù)需求，控制采購成本，保證所采購服裝的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及服裝采購下單的部門和人員，包括但不限于行政部門、銷售部門、客服部門等因工作需要進行服裝采購的情況。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)公司實際業(yè)務(wù)需求和人員配備情況，合理確定服裝采購數(shù)量和款式，避免盲目采購。質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證服裝質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求的前提下，進行采購決策。成本控制原則：通過合理的采購渠道選擇、談判議價等方式，降低采購成本，提高資金使用效率。規(guī)范流程原則：嚴(yán)格遵循規(guī)定的采購下單流程，確保各個環(huán)節(jié)有序進行，責(zé)任明確。二、采購需求的提出1.需求部門職責(zé)各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門實際工作需要，提前規(guī)劃服裝采購需求。例如，行政部門需根據(jù)公司年度活動計劃、員工日常著裝規(guī)范等確定工作服、活動服裝等采購需求；銷售部門應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)拓展計劃、客戶拜訪安排等提出促銷服裝、商務(wù)正裝等采購需求。需求部門需明確服裝的款式、數(shù)量、顏色、尺碼要求、預(yù)計使用時間等詳細(xì)信息，并填寫《服裝采購需求申請表》。2.需求審批《服裝采購需求申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于涉及金額較大或特殊用途的服裝采購需求，還需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的申請表作為采購下單的依據(jù)。三、供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)信譽：供應(yīng)商應(yīng)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄。產(chǎn)品質(zhì)量：能夠提供符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求的服裝產(chǎn)品，具備完善的質(zhì)量控制體系，可提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等證明文件。生產(chǎn)能力：具備足夠的生產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)設(shè)備，能夠按時、按量滿足公司的采購需求。價格水平：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，價格具有競爭力，能夠提供合理的報價和價格調(diào)整機制。售后服務(wù)：能夠提供良好的售后服務(wù)，包括退換貨政策、質(zhì)量問題處理等。2.供應(yīng)商開發(fā)采購部門負(fù)責(zé)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查和評估，收集其相關(guān)資料，填寫《供應(yīng)商信息登記表》。3.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)人員（如需求部門代表、質(zhì)量控制人員等）對供應(yīng)商進行實地考察和綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理、生產(chǎn)工藝、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商建立合作關(guān)系，并簽訂《服裝采購合同》。合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價格條款、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.供應(yīng)商管理定期評估：采購部門定期（每年至少一次）對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵或增加采購份額，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。溝通協(xié)調(diào)：采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等信息。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保采購工作的順利進行。四、采購下單流程1.采購計劃制定采購部門根據(jù)審批通過的《服裝采購需求申請表》，結(jié)合供應(yīng)商的生產(chǎn)周期、交貨期等因素，制定詳細(xì)的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購服裝的具體信息、采購數(shù)量、預(yù)計采購時間、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。2.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)采用書面形式（如紙質(zhì)訂單或電子訂單），并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。訂單內(nèi)容應(yīng)與采購計劃一致，明確服裝的款式、數(shù)量、顏色、尺碼、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式等詳細(xì)信息。3.訂單跟蹤與催貨采購部門負(fù)責(zé)對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施確保按時交貨。對于逾期未交貨的供應(yīng)商，按照合同約定追究其違約責(zé)任。4.到貨驗收驗收準(zhǔn)備：在服裝到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員對服裝的款式、數(shù)量、顏色、尺碼等進行核對，質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對服裝的質(zhì)量進行檢驗。驗收標(biāo)準(zhǔn)：服裝的驗收應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行。質(zhì)量控制人員可采用抽檢或全檢的方式對服裝進行檢驗，檢驗內(nèi)容包括服裝的面料材質(zhì)、做工工藝、顏色牢度、尺寸偏差等方面。驗收結(jié)果處理：如驗收合格，需求部門應(yīng)在《服裝驗收單》上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具《不合格報告》，詳細(xì)說明不合格情況，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)對不合格服裝進行退換貨或整改，直至達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。五、采購付款管理1.付款申請采購部門在收到供應(yīng)商提供的發(fā)票及相關(guān)送貨憑證后，應(yīng)及時核對發(fā)票信息與采購訂單、驗收單是否一致。核對無誤后，填寫《服裝采購付款申請表》，注明采購訂單編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證?！斗b采購付款申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報財務(wù)部門審批。2.付款審批財務(wù)部門對《服裝采購付款申請表》及相關(guān)憑證進行審核，重點審核采購業(yè)務(wù)的真實性、發(fā)票的合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對于金額較大的采購付款，需按照公司的資金審批流程進行多級審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款時間進行付款操作。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤；如采用支票付款，應(yīng)妥善保管支票并及時交付供應(yīng)商。付款后，財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，并將相關(guān)憑證歸檔保存。六、庫存管理1.庫存盤點定期（每月至少一次）對公司服裝庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量與賬目記錄一致。盤點工作由倉庫管理人員負(fù)責(zé)組織實施，需求部門和財務(wù)部門派人參與監(jiān)督。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《服裝庫存盤點表》，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因并進行調(diào)整。2.庫存預(yù)警根據(jù)公司服裝的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警值時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門進行補貨，以確保公司業(yè)務(wù)的正常開展。3.庫存處理對于因款式過時、質(zhì)量問題等原因無法正常使用的庫存服裝，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、折價處理等。處理后的庫存服裝應(yīng)做好記錄，并定期清理庫存，避免積壓。七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對服裝采購下單流程進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性以及采購制度的執(zhí)行情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核指標(biāo)采購成本控制：考核采購部門是否通過合理的采購渠道選擇、談判議價等方式，有效降低采購成本，確保采購價格在預(yù)算范圍內(nèi)。采購質(zhì)量：考核采購的服裝是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，驗收合格率是否達(dá)到規(guī)定要求。交貨期：考核供應(yīng)商是否按時交貨，采購訂單按時交付率是否達(dá)到目標(biāo)值。售后服務(wù)：考核供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量，包括退換貨處理、質(zhì)量問題解決等方面是否滿足公司要求。3.考核方式與結(jié)果應(yīng)用采購部門定期（每季度一次）對采購人員的工作進行考核，考核方式采用自評、上級評價、相關(guān)部門評價相結(jié)合的方式。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予獎