機(jī)關(guān)部門文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門文件管理，確保文件的起草、審核、印發(fā)、傳閱、歸檔、保管等工作規(guī)范有序，提高工作效率，保障機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門所產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)文件由專門的部門或人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)要保證內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰，同時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成，確保文件及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止文件泄露。4.便于查閱原則：文件的整理、歸檔要科學(xué)合理，便于日后查閱和利用。二、文件起草（一）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草工作。文件起草人應(yīng)熟悉相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。（二）起草要求1.主題明確：文件應(yīng)圍繞一個(gè)中心主題展開，避免內(nèi)容分散。2.內(nèi)容準(zhǔn)確：所涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、政策依據(jù)等要準(zhǔn)確無誤。3.邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，段落之間過渡自然。4.語言規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和計(jì)量單位，表述簡潔明了，避免使用生僻詞匯和模糊語言。（三）起草流程1.起草人根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)要求，確定文件主題和大致內(nèi)容框架。2.進(jìn)行充分的調(diào)查研究，收集相關(guān)資料，必要時(shí)征求相關(guān)部門和人員的意見。3.按照起草要求撰寫文件初稿，初稿完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，語言是否通順。三、文件審核（一）審核職責(zé)1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門起草的文件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際和相關(guān)政策法規(guī)，格式是否規(guī)范等。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策或多部門聯(lián)合發(fā)文的文件，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，必要時(shí)提交機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）審核內(nèi)容1.合法性：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和政策要求。2.準(zhǔn)確性：文件所涉及的事實(shí)、數(shù)據(jù)、表述等是否準(zhǔn)確。3.完整性：文件內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的各個(gè)方面。4.規(guī)范性：文件格式、字體、字號(hào)、排版等是否符合規(guī)定。（三）審核流程1.起草人將文件初稿提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人提出修改意見后，起草人進(jìn)行修改完善。2.修改后的文件再次提交部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，如需分管領(lǐng)導(dǎo)審核，由部門負(fù)責(zé)人將文件送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審核后提出修改意見，起草人根據(jù)意見進(jìn)行修改，修改后的文件經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，如需主要領(lǐng)導(dǎo)審閱，再送主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)權(quán)限1.以機(jī)關(guān)名義印發(fā)的文件，經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)印發(fā)。2.各部門印發(fā)的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由部門自行印發(fā)。（二）印發(fā)流程1.文件管理部門或各部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或批準(zhǔn)的意見，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)。2.校對(duì)無誤后，文件管理部門或各部門按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制。3.文件印制完成后，由文件管理部門或各部門負(fù)責(zé)分發(fā)。分發(fā)時(shí)要做好登記，確保文件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)相關(guān)部門和人員。（三）文件格式1.文件首頁一般應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、主送單位、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印發(fā)日期等要素。2.文件字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)關(guān)的統(tǒng)一要求。五、文件傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等。（二）傳閱流程1.文件管理部門或各部門將需要傳閱的文件放置在專門的傳閱夾中，并按照傳閱范圍依次送閱。2.傳閱人收到文件后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)閱畢，并簽署姓名和日期。如對(duì)文件內(nèi)容有意見或建議，可在文件上注明。3.文件傳閱完畢后，由文件管理部門或各部門負(fù)責(zé)收回，并檢查文件是否完整，傳閱人簽署的意見是否完整。（三）跟蹤催辦1.文件管理部門或各部門要對(duì)文件傳閱情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)傳閱，避免延誤。2.對(duì)于傳閱時(shí)間較長的文件，要及時(shí)向傳閱人了解情況，督促其盡快閱畢。六、文件歸檔（一）歸檔范圍機(jī)關(guān)各部門應(yīng)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。歸檔范圍包括但不限于上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)文件等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，編制目錄。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）歸檔流程1.各部門在文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件材料收集整理，送交機(jī)關(guān)檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行審核，符合歸檔要求的，進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)。3.檔案管理部門將整理好的檔案按照年度、類別等進(jìn)行上架存放，便于查閱利用。七、文件保管（一）保管職責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理部門負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)文件的保管工作，確保文件的安全和完整。（二）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子文件要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）借閱管理1.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案借閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。八、文件保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件要嚴(yán)格保密。2.建立健全文件保密管理制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育。（二）保密措施1.文件起草、審核、印發(fā)、傳閱、歸檔、保管等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，并按照密級(jí)文件的管理要求進(jìn)行處理。3.禁止在非保密場所談?wù)摗鬟f涉密文件，禁止將涉密文件帶回家中或借給無關(guān)人員。（三