建立公司檔案管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供支持。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。各部門1.設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.配合綜合管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料。2.公司各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等。4.公司人事檔案、員工培訓(xùn)檔案、績(jī)效考核檔案等。5.公司財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案等。6.公司技術(shù)檔案、產(chǎn)品檔案等。7.公司對(duì)外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體，確保檔案的安全性。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。檔案的保管保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。檔案的存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.綜合管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。銷毀1.對(duì)經(jīng)過鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。檔案的利用利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。嚴(yán)禁將檔案原件借出公司。利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。移交1.公司人員調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的檔案材料全部移交綜合管理部門。2.公司撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定將檔案移交給有關(guān)部門或單位。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，按照檔案整理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保長(zhǎng)期可讀。電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放。3.采取安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，確保信息安全。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自傳播、泄露電子檔案內(nèi)容。檔案管理人員職責(zé)綜合管理部門檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。各部門兼職檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。