民營小公司采購管理制度總則目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的及時供應(yīng)，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，合理安排采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標準，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商。3.價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購談判和招標等方式，爭取最優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易行為。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當利益。采購組織與職責采購部門職責1.負責制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)公司需求及時采購各類物資和服務(wù)。2.開發(fā)、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進行考核和評估。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負責采購物資的驗收工作，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。6.定期進行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)，提出改進采購工作的建議和措施。其他部門職責1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，及時向采購部門提交采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細信息。2.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商評估和選擇，提供相關(guān)技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.參與采購合同的評審，提出意見和建議，確保合同條款滿足業(yè)務(wù)需求。4.負責采購物資的驗收工作，配合采購部門做好采購物資的質(zhì)量檢驗和入庫工作。采購人員職責1.嚴格遵守公司采購制度和工作流程，認真履行采購職責。2.積極尋找和開發(fā)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，不斷拓展采購渠道，降低采購成本。3.負責采購談判和合同簽訂工作，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。4.及時跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，保證物資按時供應(yīng)。5.保守公司采購機密，不得泄露采購信息和商業(yè)秘密。6.定期參加采購業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。采購流程采購申請1.各需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對采購申請進行審核，確認申請的合理性和必要性后簽字批準，并提交采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，核實需求的真實性和準確性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司授權(quán)審批制度進行審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購物資的類別和特點，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.組織相關(guān)人員對符合條件的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格供應(yīng)商，與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購談判與合同簽訂1.采購人員與選定的供應(yīng)商進行采購談判，就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。2.談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。3.將采購合同提交公司法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進行審核，確保合同的合法性和有效性。4.審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或物資質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取補救措施，并承擔相應(yīng)責任。驗收與付款1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標準進行檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的物資辦理入庫手續(xù)，不合格的物資及時與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。3.采購部門根據(jù)驗收結(jié)果和采購合同約定，辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和審批結(jié)果，及時支付貨款。采購預(yù)算管理采購預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求，結(jié)合市場價格走勢和歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預(yù)算草案。2.年度采購預(yù)算草案應(yīng)詳細列出各類采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購金額等信息，并按季度或月度進行分解。3.將采購預(yù)算草案提交公司財務(wù)部門進行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行調(diào)整和平衡，形成年度采購預(yù)算方案。4.年度采購預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。采購預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進行申請和審批。2.財務(wù)部門負責對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。3.采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行總結(jié)和評估，分析預(yù)算執(zhí)行偏差的原因，提出改進措施和建議，不斷提高采購預(yù)算管理水平。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應(yīng)對措施1.對于市場風險，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格變化趨勢，通過合理安排采購計劃、與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.對于供應(yīng)商風險，采購部門應(yīng)加強供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機制，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷、質(zhì)量問題等風險。3.對于質(zhì)量風險，采購部門應(yīng)嚴格把控采購物資的質(zhì)量，加強質(zhì)量檢驗和驗收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對不合格物資及時進行退換貨處理。4.對于合同風險，采購部門應(yīng)加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。5.對于法律風險，采購部門應(yīng)加強法律法規(guī)學(xué)習，提高法律意識，確保采購活動符合法律法規(guī)要求，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來損失。采購監(jiān)督與考核采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.公司設(shè)立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報屬實的給予獎勵。采購考核1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、廉潔自律等方面進行考核評價。2.采購考核指標包括采購任務(wù)完成率、采購成本降低率、物資