單位erp管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范單位ERP系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部所有使用ERP系統(tǒng)的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)的使用與管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)操作ERP系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一。3.安全性原則：采取有效措施保障ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。4.效益性原則：充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的功能，提高工作效益，降低運(yùn)營(yíng)成本。二、職責(zé)分工（一）ERP管理小組1.組成：由單位高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)整體規(guī)劃與決策，確保系統(tǒng)與單位戰(zhàn)略目標(biāo)相契合。協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中的工作關(guān)系，解決重大問(wèn)題。審批ERP系統(tǒng)的重大變更、升級(jí)等事項(xiàng)。（二）信息部門(mén)1.職責(zé)負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。制定并執(zhí)行系統(tǒng)備份與恢復(fù)計(jì)劃，保障數(shù)據(jù)安全。對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，解答技術(shù)疑問(wèn)。及時(shí)處理系統(tǒng)故障，記錄故障情況并跟蹤解決進(jìn)度。（三）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的準(zhǔn)確錄入、審核與維護(hù)。按照規(guī)定流程使用ERP系統(tǒng)開(kāi)展業(yè)務(wù)操作，確保業(yè)務(wù)流程的順暢執(zhí)行。配合信息部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、優(yōu)化等工作，反饋系統(tǒng)使用中存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.賬號(hào)申請(qǐng)：新員工入職或因工作需要使用ERP系統(tǒng)時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)向信息部門(mén)提交賬號(hào)申請(qǐng)，注明用戶名、初始密碼等信息。2.賬號(hào)分配：信息部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)為員工分配唯一的ERP系統(tǒng)賬號(hào)，并告知員工妥善保管密碼。3.賬號(hào)權(quán)限設(shè)置：根據(jù)員工工作職責(zé)，由信息部門(mén)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)為其設(shè)置合理的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保員工只能訪問(wèn)和操作與其工作相關(guān)的數(shù)據(jù)和功能模塊。4.賬號(hào)變更：?jiǎn)T工崗位變動(dòng)或離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知信息部門(mén)，信息部門(mén)根據(jù)情況調(diào)整其賬號(hào)權(quán)限或注銷(xiāo)賬號(hào)。（二）數(shù)據(jù)錄入1.準(zhǔn)確性要求：業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)數(shù)據(jù)。2.錄入流程：按照系統(tǒng)設(shè)定的操作流程進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入完成后進(jìn)行自查，無(wú)誤后提交審核。3.數(shù)據(jù)審核：相關(guān)審核人員應(yīng)認(rèn)真審核錄入的數(shù)據(jù)，對(duì)于不符合要求的數(shù)據(jù)及時(shí)退回業(yè)務(wù)人員修改。（三）業(yè)務(wù)操作1.操作流程遵循：嚴(yán)格按照單位制定的基于ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行操作，不得擅自簡(jiǎn)化或跳過(guò)操作步驟。2.操作記錄：操作人員應(yīng)詳細(xì)記錄操作時(shí)間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等信息，以便追溯和查詢(xún)。3.異常處理：在操作過(guò)程中如遇到系統(tǒng)異常、數(shù)據(jù)沖突等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向信息部門(mén)報(bào)告，并按照指導(dǎo)進(jìn)行處理。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.備份頻率：信息部門(mén)應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，重要數(shù)據(jù)每天至少備份一次，一般數(shù)據(jù)每周備份一次。2.備份存儲(chǔ)：備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.備份驗(yàn)證：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）數(shù)據(jù)安全1.訪問(wèn)控制：通過(guò)用戶賬號(hào)和權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)格限制對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)的數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)敏感數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。3.安全審計(jì)：信息部門(mén)應(yīng)建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常操作。（三）數(shù)據(jù)清理1.清理周期：定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的過(guò)期、無(wú)用數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，一般每季度進(jìn)行一次全面的數(shù)據(jù)清理。2.清理流程：由信息部門(mén)制定數(shù)據(jù)清理計(jì)劃，明確清理范圍和標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核后實(shí)施。五、系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)（一）日常維護(hù)1.系統(tǒng)監(jiān)控：信息部門(mén)應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控ERP系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，包括服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)連接等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題。2.故障處理：對(duì)于系統(tǒng)故障，信息部門(mén)應(yīng)迅速響應(yīng)，按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理，盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，并記錄故障原因、處理過(guò)程及結(jié)果。（二）定期維護(hù)1.維護(hù)計(jì)劃制定：信息部門(mén)根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況和業(yè)務(wù)需求，制定年度系統(tǒng)定期維護(hù)計(jì)劃，包括系統(tǒng)優(yōu)化、數(shù)據(jù)整理等內(nèi)容。2.維護(hù)實(shí)施：按照維護(hù)計(jì)劃定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)操作，確保系統(tǒng)性能穩(wěn)定，數(shù)據(jù)質(zhì)量良好。（三）系統(tǒng)升級(jí)1.升級(jí)需求評(píng)估：信息部門(mén)會(huì)同各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)ERP系統(tǒng)升級(jí)需求進(jìn)行評(píng)估，綜合考慮業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步等因素，確定是否需要升級(jí)及升級(jí)的內(nèi)容和時(shí)間。2.升級(jí)方案制定：根據(jù)評(píng)估結(jié)果制定系統(tǒng)升級(jí)方案，明確升級(jí)目標(biāo)、步驟、風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施等。3.升級(jí)測(cè)試：在升級(jí)前進(jìn)行全面的測(cè)試工作，包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、數(shù)據(jù)兼容性測(cè)試等，確保升級(jí)后的系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。4.升級(jí)實(shí)施：在測(cè)試通過(guò)后，按照升級(jí)方案進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)操作，并做好升級(jí)過(guò)程中的數(shù)據(jù)備份和監(jiān)控工作。5.升級(jí)驗(yàn)收：升級(jí)完成后，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收，確保系統(tǒng)升級(jí)達(dá)到預(yù)期效果。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.新用戶培訓(xùn)：針對(duì)新入職使用ERP系統(tǒng)的員工，信息部門(mén)應(yīng)在其入職后一周內(nèi)組織新用戶培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)基本操作和業(yè)務(wù)流程。2.定期培訓(xùn)：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)功能更新情況，定期組織全體用戶進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，一般每半年進(jìn)行一次全面培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括新功能介紹、操作技巧提升等。3.專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)：針對(duì)特定業(yè)務(wù)需求或系統(tǒng)模塊，適時(shí)組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握相關(guān)操作。（二）培訓(xùn)方式1.集中授課：采用集中授課的方式，由信息部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員或邀請(qǐng)系統(tǒng)供應(yīng)商專(zhuān)家進(jìn)行講解，同時(shí)結(jié)合實(shí)際操作演示，使員工直觀了解系統(tǒng)操作。2.在線學(xué)習(xí)：搭建在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供系統(tǒng)操作手冊(cè)、視頻教程等學(xué)習(xí)資源，方便員工隨時(shí)自主學(xué)習(xí)。3.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：在員工實(shí)際操作過(guò)程中，信息部門(mén)安排專(zhuān)人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，及時(shí)解答疑問(wèn)，糾正錯(cuò)誤操作。（三）技術(shù)支持1.熱線支持：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的ERP系統(tǒng)技術(shù)支持熱線，員工在使用過(guò)程中遇到問(wèn)題可隨時(shí)撥打熱線咨詢(xún)。2.在線答疑：通過(guò)內(nèi)部即時(shí)通訊工具、電子郵件等方式提供在線答疑服務(wù)，及時(shí)回復(fù)員工的問(wèn)題。3.上門(mén)服務(wù)：對(duì)于復(fù)雜問(wèn)題或需要現(xiàn)場(chǎng)解決的問(wèn)題，信息部門(mén)安排技術(shù)人員上門(mén)服務(wù)。七、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：考核錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，以數(shù)據(jù)審核通過(guò)的比例為衡量標(biāo)準(zhǔn)。2.系統(tǒng)操作規(guī)范性：檢查員工是否按照規(guī)定流程操作ERP系統(tǒng)，有無(wú)違規(guī)操作行為。3.問(wèn)題反饋及時(shí)性：統(tǒng)計(jì)員工發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題后反饋給信息部門(mén)的時(shí)間，考核反饋的及時(shí)性。4.培訓(xùn)參與度：根據(jù)員工參加培訓(xùn)的出勤情況、學(xué)習(xí)表現(xiàn)等進(jìn)行考核。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確率高的員工，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)表彰。2.系統(tǒng)優(yōu)化建議獎(jiǎng)勵(lì)：?jiǎn)T工提出的關(guān)于ERP系統(tǒng)優(yōu)化的有效建議被采納后，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.培訓(xùn)優(yōu)秀獎(jiǎng)勵(lì)：在培訓(xùn)中表現(xiàn)優(yōu)秀、學(xué)習(xí)成果顯著的員工，給予獎(jiǎng)勵(lì)。（三）懲罰措施1.數(shù)據(jù)錯(cuò)誤懲罰：對(duì)于因數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤給單位造成損失的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。2.違規(guī)操作懲罰：對(duì)違反系統(tǒng)操作規(guī)范的員工，進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令改正；屢教不改的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3