單位商務卡管理制度一、總則（一）目的為加強單位商務卡管理，規(guī)范商務卡使用行為，提高財務管理效率，防范財務風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部所有使用商務卡進行公務支出的部門和人員。（三）定義1.單位商務卡：是指單位為員工辦理的，主要用于日常公務支出和財務報銷業(yè)務的信用卡。2.公務支出：是指單位在開展公務活動中所發(fā)生的各項費用支出，包括但不限于辦公用品購置、會議費、差旅費、招待費等。（四）管理原則1.嚴格規(guī)范原則：商務卡的申請、使用、報銷等環(huán)節(jié)應嚴格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，確保操作規(guī)范、流程嚴謹。2.便捷高效原則：在保證財務安全的前提下，充分發(fā)揮商務卡的便捷支付功能，提高公務支出的結算效率。3.責任明確原則：明確商務卡使用過程中各相關人員的職責，確保責任落實到人。4.風險可控原則：加強對商務卡使用的監(jiān)督和管理，有效防范財務風險和信用風險。二、商務卡的申請與發(fā)放（一）申請條件1.因工作需要經(jīng)常發(fā)生公務支出，且信用記錄良好的單位員工。2.經(jīng)所在部門負責人同意，并報單位財務部門審核批準。（二）申請流程1.員工填寫《單位商務卡申請表》，詳細注明個人基本信息、工作崗位、申請商務卡的用途等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對員工申請商務卡的必要性和合理性進行評估，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表報送單位財務部門。財務部門對申請人的信用狀況、財務狀況等進行審核，審核通過后報單位主管領導審批。4.單位主管領導審批同意后，由財務部門統(tǒng)一向發(fā)卡銀行申請辦理商務卡。（三）卡片發(fā)放1.商務卡由發(fā)卡銀行直接發(fā)放至申請人手中。2.申請人收到商務卡后，應及時激活卡片，并設置交易密碼。同時，應妥善保管商務卡及密碼，不得將商務卡轉借他人使用。三、商務卡的使用（一）使用范圍1.辦公用品購置：包括辦公文具、辦公設備、耗材等。2.會議費：包括會議場地租賃、會議資料印刷、會議餐飲等。3.差旅費：包括機票、火車票、住宿費、市內(nèi)交通費等。4.招待費：包括公務接待、商務宴請等。5.其他公務支出：經(jīng)單位財務部門認可的其他與公務活動相關的支出。（二）使用規(guī)定1.商務卡僅限持卡人本人使用，不得轉借他人。2.持卡人應在規(guī)定的信用額度內(nèi)使用商務卡，不得惡意透支。3.商務卡的消費應符合國家法律法規(guī)和單位財務制度的規(guī)定，嚴禁用于個人消費或非法支出。4.持卡人在使用商務卡進行消費時，應要求商戶開具正規(guī)發(fā)票，并在發(fā)票上注明商務卡卡號、消費日期、消費金額等信息。5.對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務部門有權拒絕報銷。（三）還款規(guī)定1.商務卡的還款責任由持卡人承擔。持卡人應在賬單規(guī)定的還款日前足額還款，避免逾期產(chǎn)生不良信用記錄和額外費用。2.單位財務部門應按照與發(fā)卡銀行簽訂的協(xié)議，定期將商務卡還款資金劃轉至發(fā)卡銀行指定賬戶。3.如因持卡人個人原因未能按時還款，導致產(chǎn)生逾期利息、滯納金等費用，由持卡人自行承擔。四、商務卡的報銷（一）報銷流程1.持卡人在完成公務消費后，應及時整理相關發(fā)票和消費憑證，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交至所在部門。2.部門負責人對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核通過后簽署審核意見。3.將報銷憑證報送單位財務部門。財務部門對報銷憑證進行復審，重點審核發(fā)票的真實性、消費的合理性、報銷金額與商務卡交易記錄的一致性等。復審通過后，按照單位財務制度規(guī)定進行報銷處理。4.財務部門將報銷款項直接支付至持卡人的個人銀行賬戶，或沖減持卡人的借款。（二）報銷期限1.持卡人應在消費發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的，財務部門有權不予受理。2.對于特殊情況需要延期報銷的，持卡人應提前向所在部門和財務部門說明原因，并經(jīng)批準后方可延期。（三）報銷憑證要求1.報銷憑證應包括正規(guī)發(fā)票、消費清單、商務卡交易記錄等。發(fā)票應加蓋商戶公章，并注明商品或服務的名稱、數(shù)量、單價、金額等詳細信息。2.消費清單應與發(fā)票內(nèi)容一致，詳細列出每筆消費的具體情況。商務卡交易記錄可通過發(fā)卡銀行提供的電子賬單或短信等方式獲取。3.報銷憑證應粘貼整齊、規(guī)范，不得隨意涂改、偽造。五、商務卡的管理與監(jiān)督（一）財務部門職責1.負責商務卡的申請、審核、發(fā)放、還款等工作的組織和協(xié)調(diào)。2.定期與發(fā)卡銀行核對商務卡交易明細，確保交易記錄的準確性。3.對商務卡的報銷憑證進行審核，嚴格按照財務制度規(guī)定辦理報銷手續(xù)。4.建立商務卡使用臺賬，記錄商務卡的申請、發(fā)放、使用、報銷等情況，定期進行統(tǒng)計分析。（二）持卡人所在部門職責1.負責對本部門員工商務卡使用情況的日常監(jiān)督和管理。2.審核本部門員工的商務卡報銷申請，確保報銷業(yè)務真實、合理、合規(guī)。3.協(xié)助財務部門做好商務卡相關問題的調(diào)查和處理工作。（三）審計部門職責1.定期對商務卡的使用和管理情況進行審計監(jiān)督，檢查商務卡使用是否符合規(guī)定，報銷手續(xù)是否完備。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（四）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.商務卡的申請、使用、報銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.商務卡的消費是否真實、合理、合規(guī)，有無違規(guī)套現(xiàn)、惡意透支等行為。3.商務卡的報銷憑證是否真實、合法、完整，有無虛假報銷、重復報銷等情況。4.商務卡的使用臺賬是否記錄準確、完整，是否定期進行統(tǒng)計分析。六、風險防范與處置（一）風險防范措施1.加強對持卡人的培訓和教育，提高持卡人的風險意識和合規(guī)意識，使其熟悉商務卡的使用規(guī)定和操作流程。2.嚴格審核商務卡的申請，確保申請人具備良好的信用記錄和還款能力。3.定期與發(fā)卡銀行溝通，及時了解商務卡的風險狀況和相關政策變化，采取有效措施防范風險。4.加強對商務卡交易的監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常交易及時進行核實和處理。（二）風險處置流程1.當發(fā)現(xiàn)商務卡存在風險問題時，如逾期還款、違規(guī)套現(xiàn)等，財務部門應及時通知持卡人所在部門和持卡人本人。2.持卡人所在部門應協(xié)助財務部門對風險問題進行調(diào)查核實，并督促持卡人采取措施進行整改。3.對于逾期還款的情況，持卡人應盡快籌集資金還款，避免產(chǎn)生不良信用記錄和額外費用。對于違規(guī)套現(xiàn)等嚴重違規(guī)行為，單位將按照相關規(guī)定嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。4.財務部門應及時總結風險問題產(chǎn)生的原因，完善相關管