紅頭公文通知管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司紅頭公文通知的管理，確保公文通知傳達的準確性、及時性和有效性，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間、公司與外部相關單位之間通過紅頭公文通知形式進行的信息傳遞與溝通。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文通知應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司相關規(guī)定，格式規(guī)范、內容準確。2.及時高效原則：公文通知應在規(guī)定時間內起草、審核、簽發(fā)和傳遞，確保信息及時傳達，不影響工作開展。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的公文通知妥善保管，防止信息泄露。二、公文通知的種類及格式（一）種類1.公司文件：用于發(fā)布公司重要決策、規(guī)章制度、工作部署等。2.部門文件：由各部門根據(jù)工作需要制發(fā)，傳達部門內部工作安排、要求等。3.會議通知：用于召集會議，明確會議時間、地點、參會人員、會議主題等信息。4.任免通知：發(fā)布公司內部人員任免決定。5.其他通知：包括工作協(xié)調、事項告知等各類臨時性通知。（二）格式1.版頭公司文件版頭：一般由公司名稱、文件標識（如“[公司名稱]文件”）、發(fā)文字號、簽發(fā)人等組成。部門文件版頭：由部門名稱、文件標識（如“[部門名稱]文件”）、發(fā)文字號等組成。2.正文公文通知正文應結構清晰，開頭說明發(fā)文目的，主體部分闡述具體內容，結尾提出執(zhí)行要求或結束語。內容較多時可分條列項，層次分明，語言簡潔明了，避免冗長和歧義。3.落款注明發(fā)文部門名稱及發(fā)文日期，發(fā)文日期用阿拉伯數(shù)字全稱標注。三、公文通知的起草（一）起草要求1.公文通知起草應主題明確、內容完整、邏輯嚴謹，數(shù)據(jù)準確，語言表達規(guī)范。2.涉及多個部門的公文通知，起草部門應主動與相關部門溝通協(xié)調，確保內容準確一致。3.重要公文通知應進行充分調研和論證，廣泛征求意見，必要時組織專題會議研究。（二）起草流程1.由相關部門或人員根據(jù)工作需要提出起草需求，明確公文通知的主題、內容要點等。2.起草人員按照要求進行撰寫，初稿完成后，由起草部門負責人進行審核修改，確保內容符合部門工作實際和公司整體要求。四、公文通知的審核（一）審核內容1.合法性審核：檢查公文通知是否符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度等相關規(guī)定。2.準確性審核：核實內容表述是否準確，數(shù)據(jù)是否可靠，引用文件是否正確。3.規(guī)范性審核：審查格式是否規(guī)范，語言是否通順，標點符號使用是否正確。4.協(xié)調性審核：涉及多個部門的公文通知，審核各部門之間的職責分工是否明確，工作安排是否協(xié)調一致。（二）審核流程1.部門文件由部門負責人審核后報分管領導審批。2.公司文件由起草部門負責人審核后，送行政部門進行格式審核，再報分管領導審核，最后由總經理簽發(fā)。3.重要公文通知或涉及重大事項的公文通知，需經總經理辦公會或專題會議審議通過后再進行簽發(fā)。五、公文通知的簽發(fā)（一）簽發(fā)權限1.公司文件由總經理簽發(fā)。2.部門文件由部門分管領導簽發(fā)；涉及多個部門的聯(lián)合發(fā)文，由各部門分管領導會簽后，由牽頭部門分管領導統(tǒng)一簽發(fā)。3.會議通知、任免通知等一般性公文通知，由相關負責人按照授權簽發(fā)。（二）簽發(fā)要求簽發(fā)人應認真審閱公文通知內容，對公文的真實性、準確性、規(guī)范性負責，并簽署明確的意見和姓名、日期。六、公文通知的編號與印發(fā)（一）編號1.公司文件和部門文件應編制發(fā)文字號，發(fā)文字號由發(fā)文部門代字、年份、序號組成。2.年份、序號用阿拉伯數(shù)字標注，年份應標全稱，序號不編虛位（即1不編為001），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。例如：[公司名稱]辦發(fā)〔2023〕1號。3.發(fā)文字號應在版頭相應位置準確標注，做到一文一號，便于公文的登記、查詢和管理。（二）印發(fā)1.經簽發(fā)后的公文通知由行政部門負責統(tǒng)一印發(fā)。2.行政部門應根據(jù)公文通知的內容和緊急程度，合理安排印發(fā)份數(shù)和印發(fā)時間，確保公文及時、準確地發(fā)放到相關部門和人員手中。3.印發(fā)公文通知時，應加蓋公司公章或部門印章（部門文件），印章應端正、清晰，位于正文右下方落款處。七、公文通知的傳遞與送達（一）傳遞方式1.重要公文通知或緊急公文通知一般通過專人送達、機要通信或電子郵件等方式傳遞，確保公文安全、及時送達。2.一般性公文通知可通過公司內部辦公系統(tǒng)發(fā)布，相關人員應及時查閱。（二）送達要求1.專人送達的公文通知，送達人應將公文直接交給收件人，并要求收件人在送達回執(zhí)上簽字確認。2.通過機要通信傳遞的公文通知，應按照機要文件管理規(guī)定辦理相關手續(xù)，確保公文安全傳遞。3.通過電子郵件傳遞的公文通知，應確保郵件發(fā)送至收件人指定郵箱，并要求收件人及時回復確認收到。八、公文通知的簽收與登記（一）簽收1.收件人收到公文通知后，應及時進行簽收。簽收時，需檢查公文的完整性，如發(fā)現(xiàn)公文有破損、缺頁等情況，應及時與發(fā)文部門聯(lián)系。2.簽收人應在送達回執(zhí)或公文登記簿上簽字注明簽收日期、時間等信息。（二）登記1.行政部門應建立公文通知登記臺賬，對收到的公文通知進行詳細登記，包括公文編號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、標題、主題內容、簽收人、簽收日期等信息。2.登記臺賬應定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統(tǒng)計分析。九、公文通知的傳閱與辦理（一）傳閱1.涉及多個部門或人員需要知曉的公文通知，由行政部門按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱。2.傳閱公文通知時，應填寫傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期等信息，確保公文按順序依次傳閱，避免漏傳、誤傳。3.傳閱人應在規(guī)定時間內將公文通知閱畢并簽字，如有批示意見應一并注明，及時將公文通知退回行政部門。（二）辦理1.公文通知的承辦部門或人員應根據(jù)公文要求及時辦理相關事項，并在規(guī)定時間內將辦理結果反饋給發(fā)文部門。2.對于需要多個部門協(xié)同辦理的公文通知，主辦部門應主動牽頭協(xié)調，相關部門應積極配合，共同推進工作落實。3.辦理過程中如遇問題或需要變更公文通知內容，承辦部門應及時與發(fā)文部門溝通協(xié)商，經同意后方可進行調整。十、公文通知的歸檔與保管（一）歸檔1.公文通知辦理完畢后，承辦部門應及時將公文原件及相關辦理材料整理齊全，移交行政部門進行歸檔。2.行政部門應按照檔案管理規(guī)定，對歸檔的公文通知進行分類整理、編號裝訂，建立檔案卷宗。3.歸檔的公文通知應確保內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，便于長期保存和查閱。（二）保管1.公司應設立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保公文通知檔案的安全保管。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或霉變。3.嚴格遵守檔案查閱制度，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復印公文通知檔案。因工作需要查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自帶出或涂改檔案內容。十一、公文通知的保密管理（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、人事信息等敏感內容的公文通知均屬于保密范圍。（二）保密措施1.對保密公文通知應嚴格限定知悉范圍，按照“誰起草、誰負責”的原則，明確保密責任人。2.在公文通知起草、審核、傳遞、印發(fā)、保管等各個環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如加密存儲、專人傳遞、專柜保管等。3.對接觸保密公文通知的人員進行保密教育，增強保密意識，防止信息泄露。如發(fā)現(xiàn)公文通知有泄密風險，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導。十二、公文通知的廢止與修訂（一）廢止1.因法律法規(guī)、政策調整、公司業(yè)務變化等原因，已發(fā)布的公文通知不再適用時，應及時予以廢止。2.公文通知廢止后，行政部門應在公司內部辦公系統(tǒng)或相關公告欄發(fā)布廢止通知，并在檔案中注明廢止日期和原因。（二）修訂1.當公文通知的內容需要修改、補充或完善時，由原起