房產(chǎn)公司檔案管理制度總則一、目的為加強(qiáng)房產(chǎn)公司檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等行為，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于房產(chǎn)公司總部及各項(xiàng)目公司、分公司的檔案管理工作。三、管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，總部設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各項(xiàng)目公司、分公司設(shè)立檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的具體管理工作。2.集中管理、分散保存：公司檔案實(shí)行集中管理、分散保存的方式，總部檔案管理部門負(fù)責(zé)公司重要檔案的集中管理，各項(xiàng)目公司、分公司檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位檔案的分散保存。3.安全保密、便于利用：檔案管理工作應(yīng)注重安全保密，采取有效措施保障檔案的安全；同時(shí)，應(yīng)便于檔案的利用，為公司經(jīng)營管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。四、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.總部檔案管理部門（1）負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行；（2）負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)各項(xiàng)目公司、分公司的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)估；（3）負(fù)責(zé)公司重要檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（4）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。2.項(xiàng)目公司、分公司檔案管理人員（1）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作；（2）按照總部檔案管理部門的要求，定期向總部檔案管理部門移交檔案；（3）負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理，包括檔案的登記、借閱、復(fù)制等；（4）配合總部檔案管理部門開展檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)和培訓(xùn)。檔案的分類與編號(hào)一、檔案分類公司檔案按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免、獎(jiǎng)懲決定等。2.經(jīng)營管理類：包括項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、工程施工資料、銷售合同、客戶檔案等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.法律事務(wù)類：包括合同文本、法律意見書、訴訟文書、仲裁文書等。5.工程技術(shù)類：包括建筑設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、工程驗(yàn)收資料、設(shè)備技術(shù)資料等。6.聲像檔案類：包括照片、錄像、錄音等。7.其他類：包括上述各類檔案以外的其他具有保存價(jià)值的檔案。二、檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用分類號(hào)+部門號(hào)+案卷號(hào)的方式進(jìn)行編制。2.分類號(hào)按照檔案的分類進(jìn)行編制，具體如下：行政管理類：A經(jīng)營管理類：B財(cái)務(wù)管理類：C法律事務(wù)類：D工程技術(shù)類：E聲像檔案類：F其他類：G3.部門號(hào)按照檔案所屬部門進(jìn)行編制，具體如下：總部各部門：以部門名稱的首字母作為部門號(hào)，如行政部為X、財(cái)務(wù)部為C等。項(xiàng)目公司、分公司：以項(xiàng)目公司、分公司的名稱作為部門號(hào)，如XX項(xiàng)目公司為XX、YY分公司為YY等。4.案卷號(hào)按照檔案的歸檔順序進(jìn)行編制，從001開始依次遞增。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各項(xiàng)目公司、分公司應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)將本部門、本單位形成的檔案資料收集齊全，并移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門、各項(xiàng)目公司、分公司的檔案收集情況進(jìn)行檢查督促，確保檔案資料的完整性。3.對(duì)于重要的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)收集，確保檔案資料的及時(shí)性。二、檔案的整理1.檔案整理應(yīng)按照檔案的分類和編號(hào)要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編號(hào)等工作。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、裝訂整齊、編號(hào)規(guī)范，便于檔案的保管和利用。3.對(duì)于聲像檔案，應(yīng)按照照片、錄像、錄音等不同類型進(jìn)行分類整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等相關(guān)信息。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.檔案保管應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的要求，具備良好的通風(fēng)、采光、防潮、防火等條件。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整與安全。4.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取異地備份等措施，防止檔案資料的丟失。二、檔案的利用1.檔案利用應(yīng)遵循保密、便捷、高效的原則，為公司經(jīng)營管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。2.公司內(nèi)部人員需要利用檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案利用申請(qǐng)單應(yīng)注明利用檔案的名稱、用途、時(shí)間等相關(guān)信息，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)單的內(nèi)容，及時(shí)提供檔案資料。4.檔案利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。5.對(duì)于公司外部人員需要利用檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的保密制度，辦理相關(guān)手續(xù)后，方可提供檔案資料。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.檔案鑒定應(yīng)定期進(jìn)行，一般每年進(jìn)行一次。2.檔案鑒定應(yīng)按照檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和篩選，確定需要銷毀的檔案。3.檔案鑒定應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密部門的人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和審核。4.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，制定檔案銷毀清單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。二、檔案的銷毀1.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案的安全銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚毀、粉碎等方式，不得將檔案隨意丟棄或出售。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔