機(jī)關(guān)單位資料管理制度總則目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位內(nèi)各部門及全體工作人員在工作過程中產(chǎn)生、使用、保管和傳遞的各類資料。基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)關(guān)單位資料實行集中統(tǒng)一管理，明確專門的管理部門和人員，確保資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類分級原則：對資料進(jìn)行科學(xué)分類和分級，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.便捷高效原則：在確保資料安全和質(zhì)量的前提下，優(yōu)化資料管理流程，提高工作效率，方便工作人員使用。資料分類與編號資料分類1.行政文件類：包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、本機(jī)關(guān)發(fā)布的行政公文、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)資料類：與各部門業(yè)務(wù)工作相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、工作方案、統(tǒng)計報表等。3.人事檔案類：干部職工的個人檔案，包括履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)等資料。4.財務(wù)資料類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證等相關(guān)資料。5.項目資料類：機(jī)關(guān)承擔(dān)的各類項目的申報材料、實施方案、驗收報告等。6.聲像資料類：照片、錄音、錄像等資料。7.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料。資料編號1.為便于資料的管理和查找，對每一類資料進(jìn)行編號。編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，確保編號的唯一性。2.編號規(guī)則如下：行政文件類：以“XZ”開頭，后面依次為年份、月份、文件序號，如“XZ202305001”。業(yè)務(wù)資料類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門，分別以“YW1”、“YW2”等開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“YW1202305010”。人事檔案類：以“RS”開頭，后面依次為年份、檔案序號，如“RS2023001”。財務(wù)資料類：以“CW”開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“CW202305005”。項目資料類：根據(jù)不同項目，分別以“XM1”、“XM2”等開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“XM1202305008”。聲像資料類：以“SX”開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“SX202305015”。其他資料類：以“QT”開頭，后面依次為年份、月份、資料序號，如“QT202305020”。資料收集與整理資料收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保工作過程中產(chǎn)生的各類資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.資料收集人員應(yīng)按照資料分類要求，對收集到的資料進(jìn)行初步分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，應(yīng)及時簽收、登記，并按照要求進(jìn)行傳閱和處理。資料整理1.收集到的資料應(yīng)及時進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效的資料，確保資料的精煉和可用。2.整理資料時，應(yīng)按照資料編號規(guī)則進(jìn)行編號，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查找和使用。3.對于業(yè)務(wù)資料類，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和工作需要，進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸檔，確保資料的連貫性和邏輯性。4.人事檔案類資料應(yīng)按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和真實性。5.財務(wù)資料類應(yīng)按照財務(wù)管理制度的要求進(jìn)行整理和歸檔，確保財務(wù)資料的規(guī)范和安全。資料存儲與保管存儲方式1.機(jī)關(guān)單位資料應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保資料的安全性和可查閱性。2.電子資料應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照資料分類和編號順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。保管要求1.資料保管人員應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和清點，確保資料的完整性和安全性。2.對于重要資料和機(jī)密資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止資料泄露。3.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止資料受潮、發(fā)霉和蟲蛀。4.資料保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將資料帶出檔案室或泄露給無關(guān)人員。資料借閱與使用借閱權(quán)限1.機(jī)關(guān)單位工作人員因工作需要借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息。2.一般資料的借閱由部門負(fù)責(zé)人審批，重要資料和機(jī)密資料的借閱由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱人員應(yīng)按照審批后的借閱時間及時歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱登記1.資料保管人員應(yīng)建立《資料借閱登記簿》，對每一次借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱時間、借閱人員、資料名稱、編號、歸還時間等信息。2.借閱人員歸還資料時，資料保管人員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在《資料借閱登記簿》上簽字注銷。使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或丟失資料。2.在使用資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)及時向資料保管人員報告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還資料，如需長期使用，應(yīng)辦理資料留存手續(xù)。資料歸檔與銷毀歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔，確保資料的集中統(tǒng)一管理。2.歸檔資料應(yīng)按照資料分類和編號順序進(jìn)行排列，編制詳細(xì)的歸檔目錄，便于查找和使用。3.檔案管理部門應(yīng)對歸檔資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。銷毀程序1.對于已失去保存價值的資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.資料銷毀前，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同對資料進(jìn)行銷毀，并在《資料銷毀登記簿》上記錄銷毀情況。4.資料銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。資料安全與保密安全措施1.加強(qiáng)資料存儲設(shè)備的安全管理，設(shè)置訪問密碼和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。2.定期對資料存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對辦公場所的安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施，確保資料的安全。保密制度1.機(jī)關(guān)單位工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露工作中知悉的機(jī)密資料。2.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制訪問等。3.在對外交流和合作過程中，如需提供資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施，防止資料泄露。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期對資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、存儲、保管、借閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)，以及資料的安全與保密情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改?？己嗽u價1.將資料管理工作納入機(jī)關(guān)單位工作人員的績