機(jī)關(guān)單位模板管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位模板管理，規(guī)范各類文檔模板的使用，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位內(nèi)各部門在日常工作中使用的各類文檔模板，包括但不限于公文、報(bào)告、合同、報(bào)表等。（三）基本原則1.標(biāo)準(zhǔn)化原則：模板應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及機(jī)關(guān)單位內(nèi)部規(guī)定，確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.實(shí)用性原則：模板應(yīng)緊密結(jié)合工作實(shí)際，滿足不同業(yè)務(wù)場景的需求，便于工作人員操作使用。3.動(dòng)態(tài)更新原則：根據(jù)工作發(fā)展和業(yè)務(wù)變化，及時(shí)對模板進(jìn)行修訂和完善，確保其有效性和適應(yīng)性。二、模板的分類與編號（一）分類1.公文類模板：包括通知、通報(bào)、請示、批復(fù)、報(bào)告等各類公文的格式模板。2.業(yè)務(wù)類模板：如合同協(xié)議模板、項(xiàng)目計(jì)劃書模板、業(yè)務(wù)報(bào)表模板等，根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分。3.行政事務(wù)類模板：涵蓋會(huì)議紀(jì)要模板、辦公用品申請表模板、請假條模板等。（二）編號為便于模板的管理和查找，對每類模板進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[機(jī)關(guān)單位簡稱][年份][序號]例如：[XX局][2023][001]表示XX局2023年的第1個(gè)模板。三、模板的制定與修訂（一）制定部門1.公文類模板由辦公室負(fù)責(zé)制定和修訂。2.業(yè)務(wù)類模板由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核后統(tǒng)一發(fā)布。3.行政事務(wù)類模板由辦公室或相關(guān)職能部門制定。（二）制定流程1.需求調(diào)研：相關(guān)部門或人員根據(jù)工作實(shí)際，提出模板需求，明確模板的用途、內(nèi)容要求、格式規(guī)范等。2.初稿起草：負(fù)責(zé)部門按照需求調(diào)研結(jié)果，組織人員起草模板初稿。初稿應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并充分征求相關(guān)部門和人員的意見。3.審核修改：初稿完成后，提交辦公室進(jìn)行審核。辦公室應(yīng)從格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確性、與相關(guān)制度的一致性等方面進(jìn)行審核，提出修改意見。起草部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，形成送審稿。4.審批發(fā)布：送審稿經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室統(tǒng)一編號發(fā)布，并在機(jī)關(guān)單位內(nèi)部共享平臺上予以公布。（三）修訂流程1.定期評估：辦公室每年定期對現(xiàn)有模板進(jìn)行評估，收集各部門和人員的使用反饋意見，根據(jù)工作實(shí)際變化，確定需要修訂的模板清單。2.修訂申請：相關(guān)部門或人員根據(jù)評估結(jié)果，填寫模板修訂申請表，詳細(xì)說明修訂原因、修訂內(nèi)容等，提交辦公室。3.修訂實(shí)施：辦公室收到修訂申請后，組織相關(guān)人員進(jìn)行修訂。修訂流程參照制定流程執(zhí)行，確保修訂后的模板符合要求。4.版本更新：模板修訂完成并審批發(fā)布后，及時(shí)更新模板編號和版本信息，確保使用人員能夠獲取最新版本的模板。四、模板的使用（一）使用要求1.各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)布的模板格式和內(nèi)容要求進(jìn)行文檔撰寫，確保文檔的規(guī)范性和一致性。2.在使用模板時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況填寫具體內(nèi)容，不得抄襲、套用模板中的示例或其他無關(guān)內(nèi)容。3.對于涉及重要事項(xiàng)、敏感信息的文檔，應(yīng)在填寫前進(jìn)行認(rèn)真審核，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）填寫規(guī)范1.模板中各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，不得有空項(xiàng)。如有特殊情況需說明的，應(yīng)在相應(yīng)位置注明。2.對于需要選擇的項(xiàng)目，應(yīng)在規(guī)定的選項(xiàng)中進(jìn)行選擇，不得自行添加或修改選項(xiàng)內(nèi)容。3.文檔中的數(shù)字、日期等應(yīng)按照統(tǒng)一的格式填寫，如數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，日期應(yīng)按照“年/月/日”的格式填寫。（三）審核與審批1.一般文檔在填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保內(nèi)容符合要求。2.重要文檔或涉及多個(gè)部門的文檔，在部門負(fù)責(zé)人審核后，還需提交分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后方可正式使用。五、模板的存儲與管理（一）存儲方式1.建立機(jī)關(guān)單位模板庫，將各類模板以電子文檔的形式存儲在共享平臺上，便于各部門和人員隨時(shí)查閱和下載。2.模板庫應(yīng)按照模板分類進(jìn)行目錄式管理，每個(gè)模板應(yīng)包含詳細(xì)的文檔說明，包括模板用途、適用范圍、填寫要求、修訂記錄等。（二）日常管理1.辦公室負(fù)責(zé)模板庫的日常維護(hù)和管理，定期對模板進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對模板庫中的模板進(jìn)行定期清理，刪除不再使用或已廢止的模板，確保模板庫的準(zhǔn)確性和有效性。3.設(shè)立模板管理員崗位，負(fù)責(zé)接收和處理各部門和人員關(guān)于模板使用的咨詢和反饋，及時(shí)解決模板使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）權(quán)限管理1.根據(jù)工作需要，對模板庫的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。不同部門和人員具有不同的訪問級別，確保模板的使用安全和保密。2.一般工作人員只能查閱和下載已發(fā)布的模板，如需對模板進(jìn)行修改或上傳新模板，應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人授權(quán)，并由模板管理員進(jìn)行操作。3.部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)具有較高的訪問權(quán)限，可以對模板進(jìn)行審核、審批和管理等操作。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對各部門模板使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括模板使用的規(guī)范性、填寫的準(zhǔn)確性、審核審批流程的執(zhí)行情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.將模板使用情況納入部門和個(gè)人的績效考核體系，對嚴(yán)格按照模板使用規(guī)范執(zhí)行、工作質(zhì)量高的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違反模板使用規(guī)定、