機關單位模板管理制度一、總則（一）目的為加強機關單位模板管理，規(guī)范各類文檔模板的使用，提高工作效率，保證工作質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位內各部門在日常工作中使用的各類文檔模板，包括但不限于公文、報告、合同、報表等。（三）基本原則1.標準化原則：模板應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及機關單位內部規(guī)定，確保格式規(guī)范、內容完整。2.實用性原則：模板應緊密結合工作實際，滿足不同業(yè)務場景的需求，便于工作人員操作使用。3.動態(tài)更新原則：根據工作發(fā)展和業(yè)務變化，及時對模板進行修訂和完善，確保其有效性和適應性。二、模板的分類與編號（一）分類1.公文類模板：包括通知、通報、請示、批復、報告等各類公文的格式模板。2.業(yè)務類模板：如合同協(xié)議模板、項目計劃書模板、業(yè)務報表模板等，根據不同業(yè)務領域進行細分。3.行政事務類模板：涵蓋會議紀要模板、辦公用品申請表模板、請假條模板等。（二）編號為便于模板的管理和查找，對每類模板進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[機關單位簡稱][年份][序號]例如：[XX局][2023][001]表示XX局2023年的第1個模板。三、模板的制定與修訂（一）制定部門1.公文類模板由辦公室負責制定和修訂。2.業(yè)務類模板由相關業(yè)務部門負責起草，辦公室審核后統(tǒng)一發(fā)布。3.行政事務類模板由辦公室或相關職能部門制定。（二）制定流程1.需求調研：相關部門或人員根據工作實際，提出模板需求，明確模板的用途、內容要求、格式規(guī)范等。2.初稿起草：負責部門按照需求調研結果，組織人員起草模板初稿。初稿應內容準確、邏輯清晰、格式規(guī)范，并充分征求相關部門和人員的意見。3.審核修改：初稿完成后，提交辦公室進行審核。辦公室應從格式規(guī)范、內容準確性、與相關制度的一致性等方面進行審核，提出修改意見。起草部門根據審核意見進行修改完善，形成送審稿。4.審批發(fā)布：送審稿經分管領導審批后，由辦公室統(tǒng)一編號發(fā)布，并在機關單位內部共享平臺上予以公布。（三）修訂流程1.定期評估：辦公室每年定期對現(xiàn)有模板進行評估，收集各部門和人員的使用反饋意見，根據工作實際變化，確定需要修訂的模板清單。2.修訂申請：相關部門或人員根據評估結果，填寫模板修訂申請表，詳細說明修訂原因、修訂內容等，提交辦公室。3.修訂實施：辦公室收到修訂申請后，組織相關人員進行修訂。修訂流程參照制定流程執(zhí)行，確保修訂后的模板符合要求。4.版本更新：模板修訂完成并審批發(fā)布后，及時更新模板編號和版本信息，確保使用人員能夠獲取最新版本的模板。四、模板的使用（一）使用要求1.各部門和人員應嚴格按照發(fā)布的模板格式和內容要求進行文檔撰寫，確保文檔的規(guī)范性和一致性。2.在使用模板時，應根據實際情況填寫具體內容，不得抄襲、套用模板中的示例或其他無關內容。3.對于涉及重要事項、敏感信息的文檔，應在填寫前進行認真審核，確保內容真實、準確、完整。（二）填寫規(guī)范1.模板中各項內容應填寫清晰、準確，不得有空項。如有特殊情況需說明的，應在相應位置注明。2.對于需要選擇的項目，應在規(guī)定的選項中進行選擇，不得自行添加或修改選項內容。3.文檔中的數(shù)字、日期等應按照統(tǒng)一的格式填寫，如數(shù)字應使用阿拉伯數(shù)字，日期應按照“年/月/日”的格式填寫。（三）審核與審批1.一般文檔在填寫完成后，由部門負責人進行審核，確保內容符合要求。2.重要文檔或涉及多個部門的文檔，在部門負責人審核后，還需提交分管領導或相關領導進行審批。審批通過后方可正式使用。五、模板的存儲與管理（一）存儲方式1.建立機關單位模板庫，將各類模板以電子文檔的形式存儲在共享平臺上，便于各部門和人員隨時查閱和下載。2.模板庫應按照模板分類進行目錄式管理，每個模板應包含詳細的文檔說明，包括模板用途、適用范圍、填寫要求、修訂記錄等。（二）日常管理1.辦公室負責模板庫的日常維護和管理，定期對模板進行備份，防止數(shù)據丟失。2.對模板庫中的模板進行定期清理，刪除不再使用或已廢止的模板，確保模板庫的準確性和有效性。3.設立模板管理員崗位，負責接收和處理各部門和人員關于模板使用的咨詢和反饋，及時解決模板使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）權限管理1.根據工作需要，對模板庫的訪問權限進行設置。不同部門和人員具有不同的訪問級別，確保模板的使用安全和保密。2.一般工作人員只能查閱和下載已發(fā)布的模板，如需對模板進行修改或上傳新模板，應經過部門負責人授權，并由模板管理員進行操作。3.部門負責人和分管領導具有較高的訪問權限，可以對模板進行審核、審批和管理等操作。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.辦公室定期對各部門模板使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括模板使用的規(guī)范性、填寫的準確性、審核審批流程的執(zhí)行情況等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關部門和人員發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將模板使用情況納入部門和個人的績效考核體系，對嚴格按照模板使用規(guī)范執(zhí)行、工作質量高的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反模板使用規(guī)定、