建筑企業(yè)外事管理制度總則1.目的為規(guī)范公司外事活動(dòng)管理，加強(qiáng)與國(guó)外相關(guān)機(jī)構(gòu)、企業(yè)的交流與合作，保障外事工作的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司涉及的各類外事活動(dòng)，包括但不限于出國(guó)（境）考察、商務(wù)洽談、技術(shù)交流、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、參加國(guó)際會(huì)議等。3.基本原則嚴(yán)格遵守國(guó)家外事政策和法律法規(guī)，維護(hù)國(guó)家尊嚴(yán)和利益。服務(wù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，注重實(shí)效，確保外事活動(dòng)對(duì)公司業(yè)務(wù)有積極推動(dòng)作用。規(guī)范程序，嚴(yán)格審批，確保外事活動(dòng)的合規(guī)性和安全性。勤儉節(jié)約，合理控制外事活動(dòng)費(fèi)用。外事審批管理1.審批流程外事活動(dòng)申請(qǐng)部門應(yīng)提前填寫《外事活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明活動(dòng)背景、目的、內(nèi)容、行程安排、參與人員等信息，并附上相關(guān)合作協(xié)議或邀請(qǐng)函等材料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司外事管理部門。公司外事管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查活動(dòng)的必要性、合規(guī)性和安全性等，提出審核意見。審核通過后，申請(qǐng)表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要外事活動(dòng)，需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)的外事活動(dòng)，申請(qǐng)部門應(yīng)按照審批意見組織實(shí)施，并及時(shí)將活動(dòng)進(jìn)展情況向公司外事管理部門報(bào)告。2.審批權(quán)限一般性外事活動(dòng)，如短期出國(guó)（境）培訓(xùn)、小型商務(wù)洽談等，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要外事活動(dòng)，如大型國(guó)際會(huì)議、與國(guó)外重要企業(yè)的戰(zhàn)略合作等，需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。涉及公司重大利益、敏感問題或需要上級(jí)主管部門審批的外事活動(dòng)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理。出國(guó)（境）人員管理1.選派條件政治素質(zhì)高，熱愛祖國(guó)，遵紀(jì)守法，具有良好的職業(yè)道德和團(tuán)隊(duì)合作精神。業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，具備與外事活動(dòng)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能，能夠勝任工作任務(wù)。身體健康，能夠適應(yīng)出國(guó)（境）工作和生活環(huán)境。無違法違紀(jì)記錄和不良信用記錄。2.出國(guó)（境）審批符合選派條件的人員，由所在部門推薦，填寫《出國(guó)（境）人員申請(qǐng)表》，并附上個(gè)人簡(jiǎn)歷、業(yè)務(wù)能力證明等材料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司外事管理部門。公司外事管理部門按照審批流程進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、健康狀況等，提出審核意見。審核通過后，申請(qǐng)表提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要崗位人員出國(guó)（境），需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)的出國(guó)（境）人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理護(hù)照、簽證等手續(xù)，并接受外事培訓(xùn)。3.出國(guó)（境）期間管理出國(guó)（境）人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家外事紀(jì)律和所在國(guó)家（地區(qū)）的法律法規(guī)，尊重當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣，維護(hù)國(guó)家和公司形象。按照批準(zhǔn)的行程開展外事活動(dòng)，不得擅自變更行程、延長(zhǎng)停留時(shí)間或前往其他國(guó)家（地區(qū)）。如需變更，應(yīng)提前報(bào)公司外事管理部門批準(zhǔn)。及時(shí)向公司外事管理部門報(bào)告在外工作、生活情況，遇有重大事項(xiàng)或突發(fā)事件應(yīng)立即報(bào)告。妥善保管個(gè)人財(cái)物和公司資料，不得泄露公司機(jī)密信息。外事活動(dòng)費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算外事活動(dòng)申請(qǐng)部門應(yīng)根據(jù)活動(dòng)內(nèi)容和行程安排，編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算，包括國(guó)際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、公雜費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)用等。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)合理、準(zhǔn)確，符合國(guó)家和公司相關(guān)規(guī)定，并報(bào)公司外事管理部門審核。公司外事管理部門對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查費(fèi)用的合理性、必要性和合規(guī)性等，提出審核意見。審核通過后的費(fèi)用預(yù)算提交公司財(cái)務(wù)部門備案。2.費(fèi)用報(bào)銷外事活動(dòng)結(jié)束后，出國(guó)（境）人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷票據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，符合國(guó)家和公司相關(guān)規(guī)定。公司財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷票據(jù)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查費(fèi)用的支出是否符合預(yù)算、報(bào)銷手續(xù)是否齊全等，審核通過后予以報(bào)銷。對(duì)于超預(yù)算支出的費(fèi)用，需經(jīng)公司外事管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷。外事接待管理1.接待原則熱情友好，文明禮貌，展示公司良好形象。對(duì)等接待，根據(jù)來訪人員的身份和級(jí)別，安排相應(yīng)規(guī)格的接待。注重實(shí)效，圍繞業(yè)務(wù)交流和合作，合理安排接待活動(dòng)。勤儉節(jié)約，嚴(yán)格控制接待費(fèi)用。2.接待流程收到國(guó)外來訪人員的信息后，公司外事管理部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通，了解來訪目的、行程安排、人員名單等情況，并填寫《外事接待申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于重要外事接待，需報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)的外事接待，公司外事管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的接待方案，包括接待規(guī)格、日程安排、陪同人員、接待費(fèi)用等，并組織實(shí)施。接待過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同、翻譯、聯(lián)絡(luò)等工作，確保接待活動(dòng)順利進(jìn)行。外事接待結(jié)束后，公司外事管理部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)接待工作經(jīng)驗(yàn)，撰寫接待工作總結(jié)報(bào)告。外事檔案管理1.檔案內(nèi)容外事活動(dòng)相關(guān)文件，包括申請(qǐng)報(bào)告、審批文件、合作協(xié)議、邀請(qǐng)函等。出國(guó)（境）人員的相關(guān)材料，包括申請(qǐng)表、護(hù)照簽證復(fù)印件、培訓(xùn)記錄等。外事接待活動(dòng)的相關(guān)材料，包括接待申請(qǐng)表、接待方案、接待總結(jié)報(bào)告等。其他與外事活動(dòng)有關(guān)的資料。2.檔案整理外事管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外事檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)外事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立電子檔案。3.檔案保管外事檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。定期對(duì)外事檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案資料的時(shí)效性和有效性。4.檔案查閱因工作需要查閱外事檔案的，應(yīng)填寫《外事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司外事管理部門審批。公司外事管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后指定專人負(fù)責(zé)提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案資料。外事保密管理1.保密責(zé)任公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守外事保密制度，保守國(guó)家機(jī)密和公司商業(yè)秘密。出國(guó)（境）人員和參與外事活動(dòng)的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密措施加強(qiáng)對(duì)出國(guó)（境）人員和參與外事活動(dòng)人員的保密教育，提高保密意識(shí)。對(duì)外事活動(dòng)中涉及的機(jī)密信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。在對(duì)外交流與合作中，應(yīng)嚴(yán)格控制機(jī)密信息的傳遞范圍，確需傳遞的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批和加密處理。