煤炭發(fā)放票據(jù)管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司煤炭發(fā)放票據(jù)的管理，規(guī)范煤炭發(fā)放流程，確保煤炭發(fā)放準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及煤炭發(fā)放票據(jù)的開具、傳遞、使用、保管等相關(guān)工作及人員。3.基本原則真實(shí)性原則：煤炭發(fā)放票據(jù)必須如實(shí)反映煤炭發(fā)放的實(shí)際情況，不得弄虛作假。準(zhǔn)確性原則：票據(jù)內(nèi)容填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括煤炭數(shù)量、質(zhì)量、客戶信息等。及時(shí)性原則：及時(shí)開具、傳遞和處理煤炭發(fā)放票據(jù)，避免延誤。安全性原則：加強(qiáng)票據(jù)保管，確保票據(jù)安全，防止丟失、損壞和泄露。票據(jù)種類及用途1.煤炭發(fā)貨單用于記錄煤炭從公司倉庫發(fā)貨給客戶的詳細(xì)信息，包括發(fā)貨日期、客戶名稱、煤炭品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量指標(biāo)等。發(fā)貨單是客戶接收煤炭的重要憑證，也是公司核算煤炭銷售數(shù)量和收入的依據(jù)。2.磅碼單反映煤炭過磅稱重的具體數(shù)據(jù)，包括毛重、皮重、凈重等。磅碼單與煤炭發(fā)貨單相互印證，確保煤炭重量的準(zhǔn)確性。3.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告由公司質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具，證明所發(fā)煤炭的質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或合同約定。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告是煤炭質(zhì)量的法定證明文件，對于保障客戶權(quán)益和維護(hù)公司信譽(yù)至關(guān)重要。票據(jù)開具1.開具流程銷售部門根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同，確認(rèn)煤炭發(fā)貨信息，填寫煤炭發(fā)貨單草稿。將發(fā)貨單草稿提交給倉庫管理部門，倉庫管理人員核對庫存及發(fā)貨情況，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門審核發(fā)貨單上的價(jià)格、金額等財(cái)務(wù)信息，審核通過后加蓋財(cái)務(wù)專用章。發(fā)貨單正式開具一式多聯(lián)，分別留存銷售部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門、客戶等。2.開具要求發(fā)貨單應(yīng)使用碳素筆或計(jì)算機(jī)打印，字跡清晰、工整，不得涂改。各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整，不得遺漏，客戶名稱、煤炭品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量指標(biāo)等必須與銷售合同一致。發(fā)貨單上的編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得跳號(hào)、重號(hào)。票據(jù)傳遞1.內(nèi)部傳遞倉庫管理人員在煤炭發(fā)貨后，將發(fā)貨單、磅碼單等票據(jù)及時(shí)傳遞給銷售部門。銷售部門核對票據(jù)信息后，將發(fā)貨單副本傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門定期與銷售部門、倉庫管理部門核對票據(jù)傳遞情況，確保信息一致。2.外部傳遞銷售部門負(fù)責(zé)將煤炭發(fā)貨單原件及時(shí)送達(dá)客戶。如客戶要求郵寄，銷售部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號(hào)，以便查詢。在傳遞過程中，應(yīng)確保票據(jù)的安全，避免丟失或損壞。票據(jù)使用1.客戶簽收客戶收到煤炭及相關(guān)票據(jù)后，應(yīng)在煤炭發(fā)貨單上簽字確認(rèn)收貨。銷售部門應(yīng)及時(shí)跟蹤客戶簽收情況，如發(fā)現(xiàn)客戶未按時(shí)簽收或?qū)炇沼挟愖h，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通解決。2.票據(jù)存檔銷售部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將煤炭發(fā)放票據(jù)整理歸檔。票據(jù)存檔期限應(yīng)符合公司檔案管理要求，以便日后查閱和審計(jì)。票據(jù)保管1.保管責(zé)任銷售部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)煤炭發(fā)放票據(jù)的保管工作。保管人員應(yīng)妥善保管票據(jù)，確保票據(jù)安全，不得擅自將票據(jù)轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或丟失。2.保管環(huán)境票據(jù)應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。存放票據(jù)的文件柜應(yīng)加鎖，鑰匙由保管人員專人保管。3.定期盤點(diǎn)公司定期對煤炭發(fā)放票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保票據(jù)數(shù)量與賬面記錄一致。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)短缺或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。票據(jù)核銷1.核銷流程財(cái)務(wù)部門根據(jù)煤炭銷售情況，定期對已開具的煤炭發(fā)貨單進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，核對發(fā)貨單與銷售合同、收款記錄等相關(guān)資料，確保銷售業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性。對于已核銷的票據(jù)，應(yīng)在票據(jù)上加蓋“已核銷”章，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.核銷要求核銷工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和時(shí)間進(jìn)行，不得拖延。核銷過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行糾正。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對煤炭發(fā)放票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。檢查票據(jù)開具、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.外部檢查接受相關(guān)政府部門、稅務(wù)機(jī)關(guān)等的檢查，積極配合提供有關(guān)煤炭發(fā)放票據(jù)的資料。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)整改落實(shí)，確保公司票據(jù)管理工作合法合規(guī)。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰對未按規(guī)定開具、傳遞、使用、保管票據(jù)的相關(guān)責(zé)任人，給予警告、罰款等處罰。因票據(jù)管理不善導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失或造成不良影響的，追究相關(guān)責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。2.建立違規(guī)行為記錄檔案對違規(guī)行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為員工績效考核和晉升的重