九思o(jì)a管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)部辦公秩序，提高工作效率，充分發(fā)揮九思OA系統(tǒng)在公司管理中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、分公司及子公司人員。（三）基本原則1.高效便捷原則：利用OA系統(tǒng)優(yōu)化工作流程，減少繁瑣的手工操作，提高信息傳遞和處理速度，實(shí)現(xiàn)高效辦公。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確OA系統(tǒng)各功能模塊的使用規(guī)范，確保公司內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)的一致性和規(guī)范性。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)公司在OA系統(tǒng)中存儲(chǔ)的各類信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、系統(tǒng)登錄與賬號(hào)管理（一）登錄方式員工通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)九思OA系統(tǒng)登錄頁(yè)面，輸入個(gè)人用戶名和密碼進(jìn)行登錄。首次登錄時(shí)，請(qǐng)按照系統(tǒng)提示修改初始密碼，并妥善保管。（二）賬號(hào)申請(qǐng)與開通1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建員工賬號(hào)，并分配相應(yīng)的權(quán)限。2.員工賬號(hào)信息包括用戶名、密碼、所屬部門、崗位等，應(yīng)確保準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）賬號(hào)使用與安全1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或存在安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向信息管理部門報(bào)告，并進(jìn)行密碼重置等操作。2.禁止使用非公司分配的賬號(hào)登錄OA系統(tǒng)，嚴(yán)禁通過(guò)非法手段獲取他人賬號(hào)信息。（四）賬號(hào)停用與刪除1.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門停用其OA系統(tǒng)賬號(hào)。2.對(duì)于長(zhǎng)期不使用或已離職且不再需要訪問(wèn)OA系統(tǒng)的賬號(hào)，信息管理部門有權(quán)進(jìn)行刪除處理。三、公文管理（一）公文種類公司公文主要包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、函等。（二）公文起草1.公文起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。起草人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。2.涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。（三）公文審批1.公文起草完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。審批人應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，簽署明確意見。2.對(duì)于重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體審議通過(guò)。（四）公文發(fā)布1.經(jīng)審批通過(guò)的公文，由信息管理部門負(fù)責(zé)在OA系統(tǒng)中發(fā)布。發(fā)布后的公文應(yīng)及時(shí)推送給相關(guān)人員。2.公文發(fā)布后，如需修改或撤銷，應(yīng)按照原審批流程進(jìn)行操作，并及時(shí)通知相關(guān)人員。（五）公文存檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。電子公文應(yīng)存儲(chǔ)在OA系統(tǒng)指定的文件夾中，并定期進(jìn)行備份。2.紙質(zhì)公文應(yīng)及時(shí)整理歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。四、流程管理（一）流程定義與設(shè)置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，由各部門梳理工作流程，并提交至流程管理部門進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。2.流程設(shè)置應(yīng)明確流程步驟、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵要素，確保流程的科學(xué)性和合理性。（二）流程發(fā)起與審批1.員工根據(jù)工作需要發(fā)起流程，填寫相關(guān)表單信息，并選擇合適的流程模板。2.流程發(fā)起后，按照預(yù)設(shè)的審批流程依次流轉(zhuǎn)，審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批操作。（三）流程跟蹤與監(jiān)控1.流程發(fā)起人和相關(guān)人員可通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟蹤流程進(jìn)度，了解審批狀態(tài)。2.流程管理部門負(fù)責(zé)對(duì)流程運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決流程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）流程優(yōu)化與調(diào)整1.定期對(duì)流程進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)實(shí)際工作情況調(diào)整流程步驟、審批權(quán)限等。2.流程優(yōu)化調(diào)整應(yīng)經(jīng)過(guò)充分論證，并征求相關(guān)部門和人員意見。五、信息管理（一）信息發(fā)布1.公司內(nèi)部重要信息、通知、公告等應(yīng)通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布，確保員工及時(shí)了解。2.各部門如需發(fā)布部門信息，應(yīng)按照公司信息發(fā)布規(guī)范進(jìn)行操作，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（二）信息共享1.OA系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的信息共享模塊，方便員工查閱和共享工作相關(guān)資料、文檔等。2.員工應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限訪問(wèn)信息共享內(nèi)容，不得擅自泄露或傳播敏感信息。（三）信息安全1.加強(qiáng)OA系統(tǒng)信息安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，防止信息泄露和惡意攻擊。2.定期對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。六、知識(shí)管理（一）知識(shí)分類與整理1.在OA系統(tǒng)中建立知識(shí)管理模塊，對(duì)公司各類知識(shí)進(jìn)行分類整理，如規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)文檔、經(jīng)驗(yàn)案例等。2.各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)知識(shí)的收集、整理和上傳工作，確保知識(shí)內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。（二）知識(shí)共享與學(xué)習(xí)1.鼓勵(lì)員工在知識(shí)管理模塊中分享工作經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)心得，促進(jìn)知識(shí)的交流與共享。2.員工可通過(guò)知識(shí)管理模塊查閱相關(guān)知識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。（三）知識(shí)更新與維護(hù)1.定期對(duì)知識(shí)管理模塊中的內(nèi)容進(jìn)行更新，確保知識(shí)與公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際工作需求相適應(yīng)。2.對(duì)于已過(guò)時(shí)或不再適用的知識(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行刪除或修訂。七、移動(dòng)辦公管理（一）移動(dòng)辦公應(yīng)用公司支持員工通過(guò)九思OA移動(dòng)客戶端進(jìn)行移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地處理公文、審批流程、查看信息等功能。（二）移動(dòng)設(shè)備管理1.員工應(yīng)使用公司指定的移動(dòng)設(shè)備訪問(wèn)OA移動(dòng)客戶端，并確保設(shè)備安裝必要的安全軟件。2.妥善保管移動(dòng)設(shè)備，防止丟失或損壞，如因個(gè)人原因?qū)е略O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）移動(dòng)辦公安全1.加強(qiáng)移動(dòng)辦公安全管理，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等措施，確保移動(dòng)辦公過(guò)程中的信息安全。2.員工在移動(dòng)辦公過(guò)程中應(yīng)遵守公司相關(guān)規(guī)定，不得利用移動(dòng)設(shè)備從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。八、系統(tǒng)維護(hù)與技術(shù)支持（一）系統(tǒng)維護(hù)1.信息管理部門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括服務(wù)器維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級(jí)等。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保系統(tǒng)穩(wěn)定可靠運(yùn)行。（二）技術(shù)支持1.設(shè)立技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)渠道，為員工提供OA系統(tǒng)使用過(guò)程中的技術(shù)咨詢和問(wèn)題解答服務(wù)。2.對(duì)于員工反饋的系統(tǒng)故障或使用問(wèn)題，技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，并盡快解決。九、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)公司員工OA系統(tǒng)使用情況和業(yè)務(wù)需求，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括OA系統(tǒng)操作技能、公文寫作規(guī)范、流程管理等方面。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)活動(dòng)，可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種方式。2.培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)員工的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核，確保員工掌握OA系統(tǒng)的基本操作和相關(guān)知識(shí)。（三）考核評(píng)估1.建立OA系統(tǒng)使用考核評(píng)估機(jī)制，對(duì)員工的OA系統(tǒng)使用情況進(jìn)行定期評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括系統(tǒng)登錄頻率、流程處理效率、信息發(fā)布質(zhì)量等。2.將考核評(píng)