北京宴采購(gòu)管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)北京宴采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、透明、廉潔，保障餐飲服務(wù)的質(zhì)量和成本控制，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于北京宴所有采購(gòu)活動(dòng)，包括食品原材料、飲料、餐具、設(shè)備及用品等的采購(gòu)。3.基本原則質(zhì)量第一原則：采購(gòu)的物品必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和北京宴的質(zhì)量要求，確保為顧客提供安全、優(yōu)質(zhì)的餐飲產(chǎn)品和服務(wù)。成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明，接受內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門(mén)的檢查。廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔紀(jì)律，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。組織采購(gòu)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，開(kāi)發(fā)和評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。審核采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)合同的執(zhí)行情況。協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系，解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、下單、跟單等。收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商聯(lián)系，維護(hù)良好的合作關(guān)系。協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，提供采購(gòu)建議。負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的驗(yàn)收、入庫(kù)手續(xù)辦理及相關(guān)文件的整理歸檔。2.其他相關(guān)部門(mén)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。廚房部根據(jù)餐飲經(jīng)營(yíng)情況，提出食品原材料的采購(gòu)需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與食品原材料供應(yīng)商的評(píng)估和驗(yàn)收工作。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作。定期對(duì)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。向采購(gòu)部反饋庫(kù)存信息，協(xié)助控制庫(kù)存水平。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部。2.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總和分析。根據(jù)庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況和采購(gòu)周期，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等。采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件。采購(gòu)部組織相關(guān)人員對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，確定合格供應(yīng)商名單，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和調(diào)整。4.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)專員向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。在比價(jià)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商報(bào)價(jià)明顯不合理，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求其作出合理說(shuō)明或調(diào)整報(bào)價(jià)。5.議價(jià)與合同簽訂采購(gòu)專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。雙方達(dá)成一致意見(jiàn)后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)專員將合同副本提交至財(cái)務(wù)部、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。6.采購(gòu)訂單下達(dá)根據(jù)采購(gòu)合同，采購(gòu)專員及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，明確訂單編號(hào)、采購(gòu)物品明細(xì)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)專員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。7.驗(yàn)收與入庫(kù)采購(gòu)物品到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。采購(gòu)物品到貨時(shí)，采購(gòu)專員、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)驗(yàn)收人員共同對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《入庫(kù)單》，辦理入庫(kù)手續(xù)，并將采購(gòu)物品存放至指定倉(cāng)庫(kù)位置。驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物品，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。8.付款結(jié)算采購(gòu)物品驗(yàn)收合格并入庫(kù)后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票、入庫(kù)單等憑證，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交至財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)憑證，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。采購(gòu)專員應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)的支付情況，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。四、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)北京宴的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求，每年編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括食品原材料、飲料、餐具、設(shè)備及用品等各項(xiàng)采購(gòu)費(fèi)用。采購(gòu)預(yù)算編制過(guò)程中，采購(gòu)部應(yīng)與各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，充分聽(tīng)取其意見(jiàn)和建議，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。采購(gòu)預(yù)算編制完成后，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)部復(fù)核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。2.預(yù)算執(zhí)行與控制采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格和條款，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)預(yù)算的有效控制。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)情況變化，通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：建立供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，分散供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。如供應(yīng)商出現(xiàn)重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)渠道。合同風(fēng)險(xiǎn)：簽訂采購(gòu)合同前，仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時(shí)處理合同糾紛。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等。采購(gòu)部應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受內(nèi)部監(jiān)督和檢查。各部門(mén)有權(quán)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并依法依規(guī)處理。2.外部審計(jì)公司定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，確保采購(gòu)工作符合法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)出具的審計(jì)報(bào)告應(yīng)及時(shí)提交公司管理層，并作為改進(jìn)采購(gòu)管理工作的重要依據(jù)。七、采購(gòu)人員行為規(guī)范1.職業(yè)道德采購(gòu)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠(chéng)實(shí)守信，廉潔奉公。不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.工作紀(jì)律采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到早退。工作期間應(yīng)認(rèn)真履