期貨商品采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司期貨商品采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動的合法性、合理性、規(guī)范性和效益性，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及期貨商品采購的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證商品質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競爭的機(jī)會，不得有歧視或偏袒行為。4.誠實守信原則：采購雙方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。二、采購計劃管理（一）采購需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售訂單及庫存情況，定期對期貨商品的采購需求進(jìn)行預(yù)測。2.采購需求預(yù)測應(yīng)綜合考慮市場趨勢、價格波動、季節(jié)性因素等，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性和及時性。（二）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)各部門提交的采購需求預(yù)測，結(jié)合庫存狀況，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。3.采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，相關(guān)部門應(yīng)及時提出申請。2.采購計劃調(diào)整申請需經(jīng)原審核和審批流程批準(zhǔn)后實施。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估。3.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，選擇符合公司要求的供應(yīng)商作為合作伙伴。（二）供應(yīng)商考核1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為季度或年度。2.考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面，具體指標(biāo)及權(quán)重可根據(jù)采購商品的特點和公司需求確定。3.采購部門負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商考核工作，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，形成考核報告。4.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會，對于不合格的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期組織供應(yīng)商會議，加強(qiáng)雙方的交流與合作，共同探討市場動態(tài)和合作發(fā)展方向。3.建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如增加采購量、提供?yōu)惠政策等。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行初步審核，核實采購需求的合理性和合規(guī)性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，將采購申請表提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購申請表作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）采購詢價1.采購人員根據(jù)采購申請表的要求，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報價、交貨期、付款方式等詳細(xì)信息。2.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析比較，評估其價格合理性和綜合性價比。（四）采購談判1.根據(jù)詢價結(jié)果，選擇幾家合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。2.采購談判應(yīng)明確采購商品的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款，爭取最有利的采購條件。3.談判過程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。（五）采購合同簽訂1.采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同需經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款的合法性和有效性。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，作為采購活動的法律依據(jù)。（六）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購商品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。（七）采購跟蹤與催貨1.采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其采取措施確保按時交貨。3.對于重要采購訂單，應(yīng)建立專門的跟蹤臺賬，記錄訂單執(zhí)行的全過程。（八）到貨驗收1.采購商品到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收。3.驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的商品應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（九）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫付款申請單，附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等憑證。2.付款申請單需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和付款審批流程，及時支付貨款。五、采購風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.密切關(guān)注期貨商品市場價格波動情況，建立價格預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)價格異常波動信號。2.根據(jù)市場變化，合理調(diào)整采購計劃和采購策略，如采取套期保值等方式規(guī)避價格風(fēng)險。（二）供應(yīng)商風(fēng)險1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，定期對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和信用評級，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，以保障公司利益。（三）合同風(fēng)險1.采購合同簽訂前，必須經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款合法有效，避免合同糾紛。2.加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（四）驗收風(fēng)險1.嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行到貨驗收，確保采購商品的質(zhì)量符合要求。2.驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，明確責(zé)任，采取有效措施解決問題。（五）付款風(fēng)險1.建立嚴(yán)格的付款審批流程，確保付款憑證真實、合法、有效。2.加強(qiáng)對付款環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防止出現(xiàn)資金挪用、貪污等風(fēng)險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供采購活動的相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注社會輿論和供應(yīng)商反饋，及時處理可能影響公司形象的采購問題。七、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集期貨商品市場信息、供應(yīng)商信息、價格信息等，為采購決策提供依據(jù)。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進(jìn)行分類整理和存儲，以便查詢和使用。（二）采購信息共享1.采購部門應(yīng)定期將采購信息與相關(guān)部門進(jìn)行共享，如生產(chǎn)部