汽車結算租賃管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司汽車結算租賃業(yè)務的管理，提高車輛使用效率，降低運營成本，確保公司汽車租賃業(yè)務的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門因業(yè)務需要租賃汽車的相關活動，包括汽車租賃申請、審批、使用、結算等環(huán)節(jié)。3.基本原則按需租賃原則：各部門應根據實際業(yè)務需求，合理申請租賃汽車，避免資源浪費。成本效益原則：在滿足業(yè)務需求的前提下，盡量選擇成本較低的租賃方式，提高公司經濟效益。規(guī)范管理原則：嚴格按照本制度規(guī)定的流程和標準進行汽車租賃業(yè)務操作，確保管理規(guī)范、有序。二、租賃申請與審批1.申請流程各部門因業(yè)務需要租賃汽車時，需填寫《汽車租賃申請表》，詳細注明租賃日期、租賃時長、租賃車型、用途、預計行駛里程等信息。將填寫完整的申請表提交至部門負責人審核，部門負責人應根據業(yè)務實際情況對申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。2.審批權限租賃費用在[X]元以下的申請，由部門負責人審批后，報行政部門備案。租賃費用在[X]元至[X]元之間的申請，經部門負責人審核后，需報分管領導審批。租賃費用在[X]元以上的申請，由部門負責人、分管領導審核后，報總經理審批。3.審批時間對于緊急租賃申請，審批流程應盡量簡化，確保在最短時間內完成審批，以滿足業(yè)務需求。一般情況下，審批部門應在收到申請后的[X]個工作日內完成審批。三、租賃公司選擇與合同簽訂1.租賃公司選擇行政部門負責建立汽車租賃公司備選庫，定期對入庫租賃公司的服務質量、價格水平、車輛狀況等進行評估和考核。根據業(yè)務需求，從備選庫中選擇合適的租賃公司，并組織相關部門對租賃公司提供的報價、服務條款等進行比較和談判。2.合同簽訂確定租賃公司后，由行政部門代表公司與租賃公司簽訂《汽車租賃合同》。合同應明確租賃車型、租賃期限、租金標準、支付方式、車輛維修保養(yǎng)責任、保險責任、違約責任等條款。簽訂后的合同副本應分送財務部門、申請部門等相關部門存檔，以備查閱。四、車輛使用與管理1.車輛交接租賃車輛到達公司后，行政部門應組織申請部門與租賃公司進行車輛交接。交接內容包括車輛外觀、內飾、里程數、油量、隨車工具及證件等。雙方應在《車輛交接清單》上簽字確認，明確車輛交接時的狀態(tài)。2.使用規(guī)范申請部門應指定專人負責租賃車輛的使用和管理，嚴格按照租賃合同約定的用途使用車輛，不得擅自改變車輛用途。使用人員應遵守交通法規(guī)，安全駕駛，確保車輛安全。如因使用不當造成車輛損壞或交通事故，使用人員應承擔相應責任。租賃車輛不得轉借他人使用，如需臨時調配給其他部門使用，需經行政部門同意，并辦理相關手續(xù)。3.車輛維護與保養(yǎng)租賃公司負責車輛的日常維護與保養(yǎng)，確保車輛性能良好。如車輛出現故障，租賃公司應及時安排維修，保證車輛正常使用。行政部門應定期對租賃車輛的維護保養(yǎng)情況進行檢查，督促租賃公司履行合同義務。車輛在租賃期間發(fā)生的維修費用，由租賃公司承擔，但因使用不當造成的額外維修費用由使用部門或使用人員承擔。五、費用結算1.結算依據汽車租賃費用結算以租賃合同約定的租金標準和實際租賃天數為依據。如因業(yè)務需要延長租賃期限，需提前辦理續(xù)租手續(xù)，并按照新的租賃期限結算費用。2.結算流程租賃期限屆滿或車輛歸還后，行政部門應及時與租賃公司核對租賃費用，并填寫《汽車租賃費用結算表》。《汽車租賃費用結算表》經行政部門負責人審核簽字后，提交財務部門進行費用結算。財務部門根據審核后的結算表，按照合同約定的支付方式向租賃公司支付租賃費用。3.費用報銷申請部門因租賃汽車發(fā)生的費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。報銷時需提供租賃合同、發(fā)票、費用結算表等相關憑證。財務部門應嚴格審核費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的報銷申請予以拒絕。六、保險與理賠1.保險規(guī)定租賃公司應為租賃車輛購買足額的保險，包括交強險、商業(yè)險等。保險范圍應涵蓋車輛損失、第三者責任險、車上人員責任險等基本險種。行政部門應要求租賃公司在租賃合同中明確保險責任和理賠流程，確保在車輛發(fā)生事故時能夠及時獲得保險賠償。2.事故處理車輛發(fā)生交通事故后，使用人員應立即停車，保護現場，并及時通知行政部門和租賃公司。行政部門應協(xié)助租賃公司辦理事故報案、定損、理賠等相關事宜。如因事故導致車輛停運，租賃公司應按照合同約定提供替代車輛。事故理賠款由租賃公司負責辦理，如有免賠部分或因事故產生的其他費用，按照合同約定由責任方承擔。七、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督行政部門負責對汽車租賃業(yè)務進行日常監(jiān)督和檢查，定期對租賃車輛的使用情況、費用結算情況等進行核查。財務部門負責對租賃費用的支付情況進行審核和監(jiān)督，確保費用支付合規(guī)、準確。審計部門有權對汽車租賃業(yè)務進行審計，檢查租賃業(yè)務的合法性、合規(guī)性和效益性。2.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、責令改正、解除租賃合同等。如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依