火災(zāi)事故檔案管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司火災(zāi)事故檔案管理，規(guī)范火災(zāi)事故檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確?；馂?zāi)事故檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司火災(zāi)事故調(diào)查、處理、預(yù)防及安全管理提供依據(jù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)發(fā)生的各類火災(zāi)事故檔案的管理。3.職責(zé)分工安全管理部門負(fù)責(zé)火災(zāi)事故現(xiàn)場(chǎng)的應(yīng)急處置、調(diào)查取證工作。組織撰寫(xiě)火災(zāi)事故調(diào)查報(bào)告，明確事故原因、經(jīng)過(guò)、損失、責(zé)任認(rèn)定及處理建議等內(nèi)容。負(fù)責(zé)火災(zāi)事故檔案的收集、整理、初步審核，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)接收安全管理部門移交的火災(zāi)事故檔案，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、分類、裝訂、存儲(chǔ)。建立火災(zāi)事故檔案檢索目錄，確保檔案的可查性和利用效率。按照檔案保管期限要求，對(duì)火災(zāi)事故檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的完整性和安全性。其他相關(guān)部門配合安全管理部門開(kāi)展火災(zāi)事故調(diào)查工作，提供相關(guān)資料和信息。在火災(zāi)事故處理過(guò)程中，按照職責(zé)分工做好相關(guān)工作，并及時(shí)將涉及本部門的資料移交安全管理部門。二、火災(zāi)事故檔案的收集1.收集范圍火災(zāi)事故發(fā)生后的現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料，包括事故現(xiàn)場(chǎng)全貌、受損部位、關(guān)鍵物證等。火災(zāi)事故調(diào)查詢問(wèn)筆錄，包括對(duì)事故當(dāng)事人、目擊者、相關(guān)責(zé)任人等的詢問(wèn)記錄。火災(zāi)事故現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄，包括起火點(diǎn)位置、燃燒范圍、火勢(shì)蔓延方向、火災(zāi)撲救情況等?；馂?zāi)事故鑒定報(bào)告，如火災(zāi)原因鑒定、損失評(píng)估鑒定等?；馂?zāi)事故處理過(guò)程中形成的各類文件，如事故報(bào)告、處理決定、整改措施等。與火災(zāi)事故相關(guān)的其他資料，如氣象資料、消防設(shè)施檢查記錄等。2.收集要求安全管理部門應(yīng)在火災(zāi)事故發(fā)生后及時(shí)安排專人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。收集的資料應(yīng)注明來(lái)源、時(shí)間、地點(diǎn)、提供者等信息，以便于追溯和核實(shí)。對(duì)于重要的原始資料，如現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料等，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。三、火災(zāi)事故檔案的整理1.分類原則火災(zāi)事故檔案按照事故類型、發(fā)生時(shí)間、事故等級(jí)等進(jìn)行分類。事故類型分類：可分為電氣火災(zāi)、易燃物火災(zāi)、動(dòng)火作業(yè)火災(zāi)等不同類型。發(fā)生時(shí)間分類：按照火災(zāi)事故發(fā)生的具體年月日進(jìn)行分類。事故等級(jí)分類：根據(jù)火災(zāi)事故造成的人員傷亡、財(cái)產(chǎn)損失等情況，分為一般火災(zāi)事故、較大火災(zāi)事故、重大火災(zāi)事故和特別重大火災(zāi)事故。2.整理步驟資料篩選：對(duì)收集到的資料進(jìn)行篩選，剔除與火災(zāi)事故無(wú)關(guān)或重復(fù)的資料。資料排序：按照火災(zāi)事故調(diào)查處理的流程和邏輯順序，對(duì)資料進(jìn)行排序，一般為事故報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)照片、調(diào)查詢問(wèn)筆錄、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、鑒定報(bào)告、處理決定、整改措施等。資料編號(hào)：對(duì)整理好的每一份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)格式可采用“事故年份+事故類型代碼+事故順序號(hào)”，如“2023DQ001”，其中“2023”表示事故發(fā)生年份，“DQ”表示電氣火災(zāi)類型代碼，“001”表示該類型火災(zāi)事故的順序號(hào)。資料裝訂：將排序后的資料按照編號(hào)順序依次裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行裁剪或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。編制目錄：根據(jù)裝訂成冊(cè)的資料內(nèi)容，編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄應(yīng)包括資料編號(hào)、資料名稱、日期、頁(yè)碼等信息，以便于快速查找和索引。四、火災(zāi)事故檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間火災(zāi)事故處理完畢后，安全管理部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的火災(zāi)事故檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.歸檔流程移交申請(qǐng)：安全管理部門填寫(xiě)《火災(zāi)事故檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的名稱、數(shù)量、整理情況等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給檔案管理部門。檔案接收：檔案管理部門收到《火災(zāi)事故檔案移交申請(qǐng)表》后，對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和裝訂質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與安全管理部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。歸檔登記：核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門在《火災(zāi)事故檔案移交申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并按照檔案分類編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、存儲(chǔ)，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔登記，記錄檔案的基本信息、存放位置等。五、火災(zāi)事故檔案的保管1.保管期限火災(zāi)事故檔案的保管期限根據(jù)事故等級(jí)和性質(zhì)確定，具體如下：一般火災(zāi)事故檔案：保管期限為[X]年。較大火災(zāi)事故檔案：保管期限為[X]年。重大火災(zāi)事故檔案：保管期限為[X]年。特別重大火災(zāi)事故檔案：永久保管。2.保管方式紙質(zhì)檔案保管：采用專門的檔案柜存放火災(zāi)事故檔案，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。按照檔案分類順序排列檔案柜，便于查找和管理。電子檔案保管：將火災(zāi)事故檔案的電子版本存儲(chǔ)在公司的檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，確保檔案信息的安全性。3.保管要求檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)火災(zāi)事故檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。保持檔案存放環(huán)境的整潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管區(qū)域，確因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。六、火災(zāi)事故檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部安全管理部門、各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱火災(zāi)事故檔案，了解事故情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)安全管理工作。政府相關(guān)部門依法進(jìn)行安全檢查、事故調(diào)查等工作時(shí)，如需查閱公司火災(zāi)事故檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.利用流程查閱申請(qǐng)：查閱人填寫(xiě)《火災(zāi)事故檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給檔案管理部門。審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱登記：審批通過(guò)后，檔案管理部門在《火災(zāi)事故檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并按照查閱申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。查閱方式：查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。七、火災(zāi)事故檔案的銷毀1.銷毀條件火災(zāi)事故檔案保管期滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程銷毀申請(qǐng)：檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的火災(zāi)事故檔案進(jìn)行清理，填寫(xiě)《火災(zāi)事故檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審批，同意銷毀的，在《火災(zāi)事故檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字批準(zhǔn)。銷毀實(shí)施：檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。