機關電子文件管理制度一、總則（一）目的為加強機關電子文件管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，提高機關工作效率和管理水平，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和相關標準，結合本機關實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關在履行職能過程中形成的電子文件的管理，包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則。機關電子文件管理工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度，確保電子文件管理的規(guī)范化和標準化。2.全程管理原則。對電子文件形成、辦理、傳輸、存儲、利用、銷毀等全過程進行管理，確保電子文件在各個環(huán)節(jié)的真實性、完整性和可用性。3.規(guī)范標準原則。嚴格執(zhí)行國家和行業(yè)有關電子文件管理的規(guī)范標準，確保電子文件管理工作符合要求。4.便于利用原則。充分利用現(xiàn)代信息技術手段，提供便捷的電子文件利用服務，滿足機關工作和社會公眾的需求。（四）管理職責1.機關辦公室是本機關電子文件管理的主管部門，負責制定和完善電子文件管理制度，指導和監(jiān)督各部門電子文件管理工作，組織電子文件的歸檔和保管，提供電子文件利用服務等。2.各部門負責本部門電子文件的形成、收集、整理和保管，按照機關辦公室的要求及時將電子文件移交歸檔，并配合做好電子文件的利用和銷毀等工作。3.機關信息技術部門負責提供電子文件管理所需的技術支持和保障，確保電子文件管理系統(tǒng)的正常運行，維護電子文件的安全。二、電子文件的形成與收集（一）形成要求1.機關工作人員在履行職責過程中，應當按照國家和機關有關規(guī)定，使用統(tǒng)一的電子文件格式和模板，確保電子文件的規(guī)范性和一致性。2.電子文件應當真實、準確、完整地反映機關工作活動和業(yè)務過程，內(nèi)容應當符合法律法規(guī)和政策要求。3.電子文件應當具備必要的元數(shù)據(jù)，包括文件的題名、日期、作者、來源、格式等，以便于文件的管理和利用。（二）收集范圍1.機關在履行職能過程中形成的各類電子文件，包括公文、報表、會議紀要、合同協(xié)議、項目文檔、科研成果等。2.機關工作人員在工作中接收和處理的外部電子文件，如上級機關文件、下級機關報告、相關單位函件等。3.機關組織開展的各類活動形成的電子文件，如活動方案、通知、照片、視頻等。（三）收集方式1.各部門應當指定專人負責電子文件的收集工作，定期對本部門形成的電子文件進行收集和整理，確保電子文件的及時、完整收集。2.對于通過網(wǎng)絡傳輸?shù)碾娮游募?，應當按照?guī)定的流程和要求進行接收和登記，確保文件的真實性和完整性。3.對于紙質(zhì)文件轉化為電子文件的，應當按照掃描規(guī)范進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，能夠準確反映紙質(zhì)文件內(nèi)容。三、電子文件的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的查找和利用。2.按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保分類科學、合理。3.電子文件的整理應當與紙質(zhì)文件的整理相協(xié)調(diào)，保持兩者之間的對應關系。（二）整理方法1.對電子文件進行分類，可按照工作性質(zhì)、文件類型、保管期限等進行分類，如分為綜合類、業(yè)務類、財務類等。2.對每一類電子文件按照年度進行排序，年度內(nèi)按照文件形成時間先后順序排列。3.為電子文件編制唯一的標識符，標識符應當具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的管理和查找。4.建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，將電子文件的題名、日期、作者、來源、格式、標識符等信息錄入數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和利用。（三）歸檔要求1.各部門應當在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的電子文件移交機關辦公室歸檔，歸檔時間一般為次年上半年。2.歸檔的電子文件應當齊全、完整，符合整理要求，元數(shù)據(jù)應當準確、完整。3.機關辦公室應當對歸檔的電子文件進行審核，審核合格后進行存儲和保管。四、電子文件的存儲與保管（一）存儲方式1.采用安全可靠的存儲設備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保電子文件的長期存儲。2.建立電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進行集中存儲和管理，實現(xiàn)電子文件的快速檢索和利用。3.定期對電子文件存儲設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（二）保管期限1.根據(jù)國家有關規(guī)定和機關工作實際，確定電子文件的保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年等。2.對于重要的電子文件，應當適當延長保管期限，確保文件的歷史價值和查考利用價值。（三）保管環(huán)境1.電子文件存儲場所應當具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護措施，確保電子文件的安全。2.保持存儲場所的溫度、濕度適宜，避免電子文件因環(huán)境因素受損。3.定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應當存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、電子文件的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。電子文件的利用應當符合國家法律法規(guī)和機關有關規(guī)定，確保文件的安全和保密。2.權限管理原則。根據(jù)利用者的身份和權限，設定不同的利用級別，確保電子文件的合理利用。3.方便快捷原則。提供便捷的電子文件利用服務，滿足利用者的需求，提高工作效率。（二）利用方式1.提供在線查詢服務。通過機關內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)，為利用者提供電子文件的在線查詢服務，利用者可以根據(jù)授權查詢相關電子文件。2.提供離線查閱服務。對于需要離線查閱的電子文件，經(jīng)批準后，可為利用者提供刻錄光盤等離線查閱方式。3.提供復制服務。根據(jù)利用者的需求，可為其提供電子文件的復制服務，但應當按照規(guī)定進行登記和審批。（三）利用審批1.機關工作人員因工作需要利用電子文件的，應當填寫《電子文件利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、利用方式等，經(jīng)所在部門負責人審核后，報機關辦公室審批。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子文件，應當按照國家有關保密規(guī)定進行審批，嚴格控制利用范圍和利用方式。3.機關辦公室應當對電子文件利用申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請予以批準，并按照審批意見提供相應的利用服務。六、電子文件的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子文件安全管理制度，明確安全管理職責，規(guī)范安全管理流程，確保電子文件的安全。2.加強對電子文件管理人員的安全培訓，提高安全意識和安全技能，防止因人員失誤導致電子文件安全事故。（二）安全技術措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術手段，防止外部網(wǎng)絡攻擊和病毒感染，保障電子文件管理系統(tǒng)的安全。2.對電子文件進行加密處理，確保文件在傳輸和存儲過程中的保密性和完整性。3.建立電子文件訪問控制機制，對不同用戶設置不同的訪問權限，防止未經(jīng)授權的訪問。（三）安全審計與監(jiān)控1.建立電子文件安全審計系統(tǒng)，對電子文件的訪問、操作等行為進行審計和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。2.定期對電子文件管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強對電子文件存儲場所的安全監(jiān)控，確保場所的安全。七、電子文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無保存價值的電子文件。2.因機構改革、職能調(diào)整等原因不再需要的電子文件。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密等敏感信息且已解密或不再需要保密的電子文件。（二）銷毀方式1.采用物理銷毀方式，如對存儲介質(zhì)進行粉碎、消磁等處理，確保電子文件無法恢復。2.采用軟件銷毀方式，如對電子文件進行刪除、格式化等操作，并進行多次覆蓋，確保文件數(shù)據(jù)徹底清除。（三）銷毀程序1.各部門應當定期對本部門保管的電子文件進行清理，提出銷毀意見，填寫《電子文件銷毀申請表》，報機關辦公室審核。2.機關辦公室應當對各部門提交的銷毀申請進行審核，對于符合銷毀條件的申請予以批準，并組織實施銷毀工作。