抵押權(quán)人備案管理制度總則一、目的為規(guī)范公司抵押權(quán)人的備案管理工作，明確備案流程和職責(zé)，保障公司抵押權(quán)的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位與抵押權(quán)相關(guān)的備案管理工作，包括但不限于各類抵押合同、抵押登記證明、抵押權(quán)變更協(xié)議等文件的備案。三、備案管理原則1.合法性原則：備案管理工作應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度的要求，確保備案文件的真實(shí)性、合法性和有效性。2.及時(shí)性原則：各單位應(yīng)及時(shí)將與抵押權(quán)相關(guān)的文件報(bào)送公司進(jìn)行備案，不得拖延或遺漏。3.完整性原則：備案文件應(yīng)包括與抵押權(quán)相關(guān)的所有必要信息，不得缺項(xiàng)或漏項(xiàng)。4.保密性原則：備案文件涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。四、備案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.公司法律事務(wù)部為公司抵押權(quán)人備案管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定備案管理制度、指導(dǎo)和監(jiān)督各單位的備案管理工作、審核備案文件的合法性和完整性等。2.各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位的抵押權(quán)人備案管理工作，負(fù)責(zé)收集、整理和報(bào)送備案文件，配合法律事務(wù)部的審核和監(jiān)督工作。3.公司財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)運(yùn)營部等相關(guān)部門應(yīng)協(xié)助法律事務(wù)部做好抵押權(quán)人備案管理工作，提供相關(guān)的財(cái)務(wù)和資產(chǎn)信息。備案流程一、備案申請1.各單位在簽訂抵押合同、辦理抵押登記或進(jìn)行抵押權(quán)變更等事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)填寫《抵押權(quán)人備案申請表》（見附件1），并將相關(guān)的抵押合同、抵押登記證明、抵押權(quán)變更協(xié)議等文件一并報(bào)送公司法律事務(wù)部。2.《抵押權(quán)人備案申請表》應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，包括抵押人、抵押權(quán)人、抵押物的基本信息、抵押合同的主要條款、抵押登記的時(shí)間和地點(diǎn)等內(nèi)容。二、審核與備案1.公司法律事務(wù)部收到備案申請后，應(yīng)及時(shí)對備案文件進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括備案文件的合法性、完整性、真實(shí)性等方面。2.對于符合備案要求的文件，法律事務(wù)部應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成備案手續(xù)，并將備案文件歸檔保存。對于不符合備案要求的文件，法律事務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知各單位進(jìn)行整改，并在整改完畢后重新報(bào)送備案。3.備案完成后，法律事務(wù)部應(yīng)向各單位出具《抵押權(quán)人備案通知書》（見附件2），告知備案文件的備案號(hào)、備案時(shí)間、備案地點(diǎn)等信息。三、備案變更與注銷1.當(dāng)?shù)盅汉贤闹饕獥l款發(fā)生變更、抵押登記證明需要變更或注銷時(shí)，各單位應(yīng)及時(shí)填寫《抵押權(quán)人備案變更申請表》（見附件3）或《抵押權(quán)人備案注銷申請表》（見附件4），并將相關(guān)的變更協(xié)議或注銷證明等文件一并報(bào)送公司法律事務(wù)部。2.公司法律事務(wù)部收到備案變更或注銷申請后，應(yīng)及時(shí)對申請文件進(jìn)行審核，并在5個(gè)工作日內(nèi)完成備案變更或注銷手續(xù)。3.備案變更或注銷完成后，法律事務(wù)部應(yīng)向各單位出具《抵押權(quán)人備案變更通知書》或《抵押權(quán)人備案注銷通知書》（見附件5），告知備案變更或注銷的情況。四、備案查詢與調(diào)閱1.各單位可以通過書面申請或在線查詢的方式，向公司法律事務(wù)部查詢本單位的抵押權(quán)人備案情況。2.公司法律事務(wù)部應(yīng)根據(jù)各單位的查詢申請，及時(shí)提供備案文件的查詢服務(wù)，并對查詢結(jié)果進(jìn)行保密。3.未經(jīng)公司法律事務(wù)部的授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得擅自調(diào)閱備案文件。備案文件管理一、備案文件的歸檔1.公司法律事務(wù)部應(yīng)將備案文件按照備案號(hào)進(jìn)行歸檔，建立備案文件檔案，并妥善保管。2.備案文件檔案應(yīng)包括《抵押權(quán)人備案申請表》、抵押合同、抵押登記證明、抵押權(quán)變更協(xié)議、備案變更通知書、備案注銷通知書等相關(guān)文件。3.備案文件檔案的保管期限為10年，期滿后經(jīng)公司法律事務(wù)部審核后可以進(jìn)行銷毀。二、備案文件的查閱與復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱備案文件的，應(yīng)填寫《備案文件查閱申請表》（見附件6），經(jīng)法律事務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱。2.公司外部人員因法律事務(wù)需要查閱備案文件的，應(yīng)出具介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱。3.查閱備案文件的人員應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露備案文件的內(nèi)容。未經(jīng)公司法律事務(wù)部的授權(quán)，不得復(fù)制備案文件。三、備案文件的更新與維護(hù)1.各單位應(yīng)及時(shí)將與抵押權(quán)相關(guān)的文件報(bào)送公司進(jìn)行備案，如發(fā)現(xiàn)備案文件存在錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)通知公司法律事務(wù)部進(jìn)行更新和維護(hù)。2.公司法律事務(wù)部應(yīng)定期對備案文件進(jìn)行清理和檢查，如發(fā)現(xiàn)備案文件存在過期或無效的情況，應(yīng)及時(shí)通知各單位進(jìn)行處理。附則一、本制度由公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。二、本制度自發(fā)布之日起施行。附件：1.《抵押權(quán)人備案申請表》2.《抵押權(quán)人備案通知書》3.《抵押權(quán)人備案變更申請表》