機(jī)關(guān)文件借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)文件管理，確保文件的安全與完整，提高文件的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及全體工作人員對(duì)各類文件的借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保文件信息安全。2.堅(jiān)持按需借閱、限時(shí)歸還的原則，保證文件的正常流轉(zhuǎn)和使用。3.實(shí)行規(guī)范化、制度化管理，明確借閱流程和責(zé)任。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.按文件性質(zhì)分類政策法規(guī)類：包括國(guó)家和地方出臺(tái)的相關(guān)政策、法規(guī)、條例等。內(nèi)部制度類：本機(jī)關(guān)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法等。業(yè)務(wù)文件類：涉及機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作的各類文件、報(bào)告、計(jì)劃等。會(huì)議文件類：機(jī)關(guān)各類會(huì)議形成的文件、紀(jì)要等。其他文件類：不屬于以上分類的其他文件。2.按文件密級(jí)分類絕密文件：涉及國(guó)家核心機(jī)密，一旦泄露會(huì)給國(guó)家造成重大損失的文件。機(jī)密文件：涉及重要機(jī)密，泄露會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響的文件。秘密文件：涉及一般機(jī)密，泄露會(huì)給機(jī)關(guān)工作帶來一定影響的文件。普通文件：不涉及機(jī)密信息的文件。（二）文件編號(hào)為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：[年份（四位）][部門代碼（兩位）][文件類別代碼（兩位）][順序號(hào)（三位）]例如：20230101001，表示2023年1部門的第一份政策法規(guī)類文件。三、借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.工作人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。（二）審批1.一般文件的借閱申請(qǐng)，由文件管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.機(jī)密級(jí)及以上文件的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.文件管理部門根據(jù)審批后的《文件借閱申請(qǐng)表》，進(jìn)行文件借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.借閱人憑《文件借閱申請(qǐng)表》和有效證件到文件管理部門領(lǐng)取文件。（四）文件領(lǐng)取與歸還1.借閱人領(lǐng)取文件時(shí)，應(yīng)與文件管理人員當(dāng)面核對(duì)文件的名稱、編號(hào)、份數(shù)等信息，確認(rèn)無誤后在借閱登記表上簽字。2.借閱人應(yīng)按照預(yù)計(jì)歸還日期及時(shí)歸還文件。如需延期歸還，應(yīng)提前向文件管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.歸還文件時(shí)，借閱人應(yīng)確保文件的完整性和整潔性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。文件管理人員在核對(duì)無誤后，在借閱登記表上注明歸還日期，并將文件歸位。四、借閱權(quán)限與期限（一）借閱權(quán)限1.普通文件：機(jī)關(guān)全體工作人員均可借閱。2.機(jī)密文件：僅限于因工作需要的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員借閱，且需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.絕密文件：嚴(yán)格限制借閱范圍，確因工作需要借閱的，需經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并采取嚴(yán)格的保密措施。（二）借閱期限1.一般文件的借閱期限為[X]個(gè)工作日。2.機(jī)密文件的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。3.絕密文件的借閱期限根據(jù)具體情況確定，原則上不超過[X]個(gè)工作日，且需當(dāng)天歸還。五、文件保管與保密（一）文件保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保文件的安全存放。2.對(duì)不同密級(jí)的文件應(yīng)分類存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.文件管理人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行整理、清點(diǎn)和核對(duì)，確保文件的完整和準(zhǔn)確。（二）文件保密1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和機(jī)關(guān)的保密制度，對(duì)借閱的文件妥善保管，不得泄露文件內(nèi)容。2.嚴(yán)禁將機(jī)密級(jí)及以上文件帶出機(jī)關(guān)辦公區(qū)域，確因工作需要帶出的，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.在借閱文件期間，借閱人不得擅自將文件轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。4.文件管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件借閱情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、違規(guī)處理（一）對(duì)違反本制度的借閱人，視情節(jié)輕重給予以下處理：1.警告批評(píng)：對(duì)初次違反規(guī)定且情節(jié)較輕的借閱人，給予警告批評(píng)。2.通報(bào)批評(píng)：對(duì)多次違反規(guī)定或情節(jié)較重的借閱人，在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。3.取消借閱資格：對(duì)嚴(yán)重違反規(guī)定，造成文件泄露或其他重大損失的借閱人，取消其借閱資格，并依法依規(guī)追究其責(zé)任。（二）對(duì)因保管不善導(dǎo)致文件損壞、丟失的借閱人，應(yīng)照價(jià)賠償，并視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、監(jiān)督與檢查（一）文件管理部門應(yīng)定期對(duì)文件借閱情況進(jìn)行檢查，確保借閱流程規(guī)范、文件安全。（二）機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)