煤碳購銷合同管理制度一、總則1.目的為加強公司煤炭購銷合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在煤炭購銷業(yè)務中涉及的合同管理活動。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上訂立合同。公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查業(yè)務部門在簽訂煤炭購銷合同前，應對合同對方的主體資格進行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照的有效性，并核實其經(jīng)營范圍是否包含煤炭購銷業(yè)務。審查對方的法定代表人身份證明、授權代表的授權委托書等，確保簽訂合同的代表具有合法的代理權。2.合同條款審核業(yè)務部門負責起草煤炭購銷合同初稿，合同條款應明確、具體、完整，包括但不限于煤炭品種、數(shù)量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、運輸方式、結算方式、違約責任等內容。法務部門對合同條款進行法律審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，對可能存在的法律問題提出修改意見。財務部門對合同的結算條款進行審核，確保結算方式合理、可行，符合公司財務管理制度要求，防范財務風險。其他相關部門根據(jù)各自職責對合同條款中涉及本部門業(yè)務的內容進行審核，提出意見和建議。3.合同審批流程業(yè)務部門將經(jīng)各部門審核后的合同初稿提交至分管領導審批。分管領導應對合同的業(yè)務合理性、風險可控性等進行全面審查，簽署審批意見。分管領導審批通過后，合同提交至總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體經(jīng)營戰(zhàn)略和風險狀況，對合同進行最終審批，決定是否簽訂合同。合同經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，方可正式簽訂。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤業(yè)務部門負責合同履行的具體執(zhí)行工作，應指定專人對合同履行情況進行跟蹤，及時掌握煤炭的生產(chǎn)、發(fā)運、到貨等環(huán)節(jié)的進展情況。定期向合同對方了解合同履行情況，及時溝通解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.交貨驗收管理煤炭到貨前，業(yè)務部門應提前通知相關部門做好驗收準備工作。驗收部門應按照合同約定的質量標準對到貨煤炭進行驗收，包括煤炭的品種、數(shù)量、質量等方面。驗收合格后，出具驗收報告。如發(fā)現(xiàn)煤炭質量、數(shù)量等不符合合同約定，驗收部門應及時通知業(yè)務部門，業(yè)務部門負責與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成的，按照合同約定追究對方違約責任。3.結算管理財務部門按照合同約定的結算方式和時間，及時辦理煤炭購銷業(yè)務的結算手續(xù)。結算過程中，財務部門應嚴格審核相關票據(jù)和憑證，確保結算數(shù)據(jù)的準確性和合法性。如因合同對方原因導致結算延遲或出現(xiàn)其他結算問題，財務部門應及時通知業(yè)務部門，業(yè)務部門負責與對方溝通協(xié)調解決。四、合同變更與解除管理1.合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，業(yè)務部門應及時與合同對方協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內容、原因、生效時間等，并按照合同簽訂審批流程進行審批。2.合同解除在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時通知合同對方，協(xié)商解除合同事宜。合同解除應簽訂書面的解除協(xié)議，明確解除的原因、時間、雙方權利義務等內容，并按照合同簽訂審批流程進行審批。合同解除后，雙方應按照協(xié)議約定辦理相關手續(xù)，如結算、貨物返還等。五、合同檔案管理1.合同文件歸檔業(yè)務部門負責收集、整理合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、審批文件、往來函件、驗收報告、結算憑證等，并及時歸檔。合同檔案應按照年度、類別進行分類整理，建立電子和紙質檔案，確保檔案的完整性和可查閱性。2.檔案保管與查閱公司設立專門的合同檔案室，指定專人負責合同檔案的保管工作。嚴格執(zhí)行檔案保管制度，確保合同檔案的安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)相關領導批準后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自復印、拍照或帶出檔案原件。六、合同風險管理1.風險識別與評估定期對煤炭購銷合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場價格波動風險、質量風險、運輸風險、信用風險等。根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施，明確責任部門和責任人。2.風險監(jiān)控與預警建立合同風險監(jiān)控機制，對合同履行情況進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險隱患。設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒相關部門采取措施防范風險。3.風險應對措施針對不同類型的風險，采取相應的應對措施。如對于市場價格波動風險，可以通過簽訂套期保值合同、協(xié)商調整價格條款等方式進行防范；對于質量風險，加強驗收環(huán)節(jié)管理，明確質量責任；對于運輸風險，選擇可靠的運輸方式，購買運輸保險等。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內部審計部門定期對煤炭購銷合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求責任部門限期整改。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，對各部門及相關人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己嗽u價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時性和準確性、合同風險防控情況、合同檔案管理情況等。根據(jù)考核評價結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行