房開公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料管理，確保公司資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由行政部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途和來源，進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞，確保公司利益不受損害。4.及時更新原則：資料應(yīng)及時更新，確保其準(zhǔn)確性和時效性，為公司決策提供可靠依據(jù)。二、資料分類與編號（一）資料分類1.項(xiàng)目資料：包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計方案、可行性研究報告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地出讓合同、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收報告等與項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)相關(guān)的資料。2.合同資料：包括購房合同、租賃合同、工程施工合同、材料采購合同、服務(wù)合同等各類合同文件。3.財務(wù)資料：包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料、資金計劃等與財務(wù)管理相關(guān)的資料。4.人事資料：包括員工檔案、勞動合同、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等與人力資源管理相關(guān)的資料。5.行政資料：包括公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、辦公用品采購記錄、車輛使用記錄等與行政管理相關(guān)的資料。6.營銷資料：包括樓盤宣傳資料、銷售合同、客戶信息、市場調(diào)研報告等與市場營銷相關(guān)的資料。7.其他資料：不屬于上述分類的其他資料，如法律文件、行業(yè)動態(tài)資料、合作伙伴資料等。（二）資料編號1.資料編號采用“分類代碼+年份+順序號”的格式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼：根據(jù)資料分類，分別用不同的字母表示，如項(xiàng)目資料用“X”表示，合同資料用“HT”表示，財務(wù)資料用“CW”表示，人事資料用“RS”表示，行政資料用“XZ”表示，營銷資料用“YX”表示，其他資料用“QT”表示。3.年份：用四位數(shù)字表示資料形成的年份，如2023年表示為“2023”。4.順序號：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，一份2023年形成的項(xiàng)目規(guī)劃資料，其編號為“X2023001”；一份2023年簽訂的購房合同，其編號為“HT2023001”。三、資料收集與整理（一）資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.在工作過程中，員工應(yīng)及時將產(chǎn)生的資料提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對資料進(jìn)行整理和審核，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對于外部單位提供的資料，如合作單位的文件、政府部門的批復(fù)等，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，并進(jìn)行登記和簽收。（二）資料整理1.收集到的資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料的分類清晰、有序。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編號，并編制目錄，以便于查找和使用。3.對于電子資料，應(yīng)按照文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，確保電子資料的存儲規(guī)范、易于檢索。4.在資料整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的資料，確保資料的精煉和準(zhǔn)確。四、資料歸檔與存儲（一）資料歸檔1.整理好的資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過資料形成后的一個月。2.歸檔資料應(yīng)填寫《資料歸檔登記表》，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號、形成時間、歸檔時間、保管期限等信息。3.行政部門應(yīng)定期對歸檔資料進(jìn)行檢查和核對，確保歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）資料存儲1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和使用。2.電子資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。4.對于重要的資料，應(yīng)采取加密存儲、異地備份等安全措施，確保資料的安全性。五、資料查閱與借閱（一）資料查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。2.行政部門應(yīng)根據(jù)《資料查閱申請表》提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱資料時，應(yīng)在行政部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將資料帶出公司或擅自復(fù)印、拍照、傳播。4.對于涉及公司機(jī)密的資料，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。（二）資料借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)根據(jù)《資料借閱申請表》提供相應(yīng)的資料，并與借閱人簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向行政部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還資料時，行政部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)要求借閱人按照規(guī)定進(jìn)行賠償。六、資料保密與安全（一）資料保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機(jī)密的資料予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在工作過程中，如需使用涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行，不得將資料帶出公司或擅自復(fù)印、拍照、傳播。3.對于離職員工，行政部門應(yīng)收回其保管的涉及公司機(jī)密的資料，并進(jìn)行保密教育。4.如發(fā)現(xiàn)資料泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查和處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）資料安全1.加強(qiáng)資料存儲設(shè)備的安全管理，定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.安裝必要的安全防護(hù)軟件，防止病毒、木馬等惡意軟件的入侵，確保資料的安全。3.制定資料備份計劃，定期對重要資料進(jìn)行備份，并將備份資料存儲在異地，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。4.加強(qiáng)對辦公場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入資料存儲區(qū)域，確保資料的安全。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價值的資料。2.因工作失誤或其他原因產(chǎn)生的重復(fù)、無效的資料。3.涉及公司機(jī)密的資料，在經(jīng)過審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止資料泄露。（二）銷毀程序1.資料保管部門應(yīng)定期對本部門保管的資料進(jìn)行清理，確定需要銷毀的資料清單，并填寫《資料銷毀申請表》，注明資料的名稱、編號、形成時間、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交行政部門組織實(shí)施銷毀。3.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄銷毀時間、銷毀人、監(jiān)銷人等信息。4.對于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。5.銷毀工作完成后，行政部門應(yīng)將《資料銷毀申請表》及銷毀記錄歸檔保存。八、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對公司各部門的資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密、安全等方面。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出《整改通知書》，要求其限期整改。3.相關(guān)部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給行政部門。（二）考核評價1.將資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工的資料管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時性、安全性等方面。3.根據(jù)考核評價結(jié)果，對資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工進(jìn)行表彰和獎勵；對資