機關(guān)護照集中管理制度一、總則（一）目的為加強公司機關(guān)護照的集中管理，規(guī)范護照使用流程，確保護照的安全與有效使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司機關(guān)各部門及全體員工因公務(wù)需要使用護照的情況。（三）基本原則1.集中管理原則：公司機關(guān)護照由指定部門統(tǒng)一集中管理，確保護照的妥善保管與有序使用。2.規(guī)范使用原則：嚴格按照規(guī)定的流程和審批程序使用護照，確保出國（境）任務(wù)的合法性、必要性和安全性。3.安全保密原則：加強護照保管過程中的安全防范措施，嚴格遵守國家有關(guān)護照管理的保密規(guī)定，防止護照遺失、被盜或信息泄露。二、護照管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負責(zé)公司機關(guān)護照的集中登記、保管和日常維護工作。2.建立護照管理臺賬，詳細記錄護照的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。3.定期對護照進行盤點核對，確保護照數(shù)量與臺賬記錄一致。4.負責(zé)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，及時辦理護照的申請、延期、換發(fā)、補發(fā)等手續(xù)。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，提前向綜合管理部門提交護照使用申請，并填寫詳細的出國（境）任務(wù)信息。2.負責(zé)安排本部門員工的出國（境）行程，確保行程符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。3.督促本部門員工在規(guī)定時間內(nèi)歸還護照，并對護照的使用情況進行監(jiān)督檢查。（三）員工個人職責(zé)1.嚴格遵守本制度規(guī)定，按照審批后的出國（境）任務(wù)使用護照。2.妥善保管個人使用的護照，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀護照。3.在出國（境）任務(wù)結(jié)束后，及時將護照歸還綜合管理部門，并提交相關(guān)的出國（境）報告。三、護照申請與審批（一）申請流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《機關(guān)護照使用申請表》，詳細說明出國（境）任務(wù)的目的、時間、地點、人員等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.將申請表提交至綜合管理部門，綜合管理部門對申請信息進行初步審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進行審批，審批通過后，綜合管理部門通知使用部門領(lǐng)取護照。（二）審批要求1.出國（境）任務(wù)必須符合國家法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，具有明確的目的和必要性。2.申請人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和工作經(jīng)驗，能夠勝任出國（境）任務(wù)。3.出國（境）費用預(yù)算應(yīng)合理，符合公司相關(guān)財務(wù)規(guī)定。四、護照領(lǐng)取與歸還（一）領(lǐng)取1.使用部門指定專人憑經(jīng)審批的《機關(guān)護照使用申請表》到綜合管理部門領(lǐng)取護照。2.領(lǐng)取時，雙方應(yīng)在護照管理臺賬上進行簽字確認，明確護照的領(lǐng)取時間、使用人員等信息。（二）歸還1.出國（境）任務(wù)結(jié)束后，使用人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將護照歸還綜合管理部門。2.歸還時，綜合管理部門應(yīng)對護照進行檢查，確保護照無遺失、損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。3.使用人員歸還護照后，雙方應(yīng)在護照管理臺賬上再次簽字確認，記錄護照的歸還時間。五、護照使用規(guī)范（一）使用范圍護照僅限用于經(jīng)公司批準的出國（境）公務(wù)活動，不得用于其他非公務(wù)目的。（二）使用期限嚴格按照護照上注明的有效期使用護照，如需延期或換發(fā)，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。（三）攜帶要求1.出國（境）期間，護照由使用人員妥善保管，不得隨意交予他人。2.在境外期間，應(yīng)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，注意護照的安全保管，防止遺失或被盜。如遇護照遺失或被盜，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)鼐綀蟀?，并及時通知公司綜合管理部門。（四）使用記錄使用人員應(yīng)詳細記錄每次護照的使用情況，包括出國（境）時間、地點、任務(wù)內(nèi)容等，并在回國后一周內(nèi)提交出國（境）報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)完成情況、取得的成果、存在的問題及建議等。六、護照保管與安全（一）保管方式1.公司機關(guān)護照應(yīng)存放在專門的保險柜中，由綜合管理部門指定專人負責(zé)保管。2.保險柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮等功能，確保護照的安全存放。（二）安全措施1.加強對護照保管人員的安全教育，提高安全意識，嚴格遵守保密規(guī)定。2.定期對護照保管情況進行檢查，確保保險柜的正常使用和護照的安全存放。3.如遇特殊情況需要臨時委托他人保管護照，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。七、護照的檢查與盤點（一）定期檢查綜合管理部門應(yīng)每月對護照進行一次全面檢查，核對護照數(shù)量、有效期、使用記錄等情況，確保護照管理工作的規(guī)范有序。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對護照管理情況進行不定期抽查，檢查護照的保管、使用等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）盤點核對每年年底，綜合管理部門應(yīng)對護照進行一次全面盤點核對，確保護照數(shù)量與臺賬記錄一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進行處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)批準擅自使用護照。2.擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀護照。3.未按規(guī)定時間歸還護照。4.因保管不善導(dǎo)致護照遺失、被盜或信息泄露。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育，并責(zé)令其限期改正。2.對于違規(guī)行為較重的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職等處分，并追究相關(guān)經(jīng)濟責(zé)任。3.對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失或不良影響的，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。