建筑檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強公司建筑檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高公司檔案管理水平，為公司各項工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在建筑檔案管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司建筑檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司建筑活動的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司建筑檔案管理制度并組織實施。2.負責公司建筑檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全與完整。5.積極開展檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責1.負責本部門建筑檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作，接受檔案室的業(yè)務指導。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.認真做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，保證檔案質量。3.妥善保管檔案，嚴格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，確保檔案安全。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務，及時準確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進行整理和鑒定，做好檔案的統(tǒng)計工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在建筑項目規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理等全過程中形成的各類文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖紙、圖表等。2.與建筑項目相關的合同、協議、招投標文件、會議紀要等。3.建筑項目的竣工驗收文件、質量評定文件、安全資料等。4.公司內部關于建筑項目的請示、報告、批復等文件。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照建筑項目的階段、類別等進行分類，如規(guī)劃設計類、施工管理類、竣工驗收類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于識別和管理。3.裝訂：對紙質文件進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在建筑項目完成后的[X]個月內，將整理好的檔案移交檔案室歸檔。2.對于重大建筑項目或特殊情況，可根據實際情況適當延長歸檔時間，但最長不得超過[X]個月。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交清單及檔案一并送交檔案室，檔案室進行核對驗收。4.檔案室對驗收合格的檔案進行登記、上架保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，標識清晰。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，確保數據的安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、借閱、銷毀等情況。（三）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，發(fā)現問題及時處理。3.清查結果應形成報告，報公司領導審閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經公司領導批準。（二）利用程序1.查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、時間等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室審批。3.檔案室根據審批結果，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得涂改、損壞、轉借檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，檔案室核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還時間。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要長期借閱檔案的，須經公司領導批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得丟失、損壞，按時歸還。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員等組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析其歷史價值、現實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限表，結合公司實際情況確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報公司領導批準。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊經公司領導簽字后，由檔案室負責組織銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司建筑檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案管理人員進行信息化培訓，提高其計算機操作技能和檔案信息化管理能力。3.按照檔案信息化管理的要求，對檔案進行數字化處理，包括掃