洛陽市高中檔案管理制度總則目的為了加強洛陽市高中檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范學校檔案工作流程，提高檔案管理水平，為學校的教學、管理、科研等各項工作提供有力支持。適用范圍本制度適用于洛陽市各高中學校，涵蓋學校行政、教學、學生、財務、后勤等各個部門形成的各類檔案?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：學校設立專門的檔案管理機構，對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集學校在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案信息予以保密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各部門和師生提供便捷的檔案利用服務。檔案管理機構及職責檔案管理部門學校設立檔案室，作為檔案管理的專門機構，負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。檔案室應配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員職責1.檔案收集：負責全校各部門檔案的收集、催交工作，確保檔案材料按時、完整歸檔。2.檔案整理：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護工作，確保檔案的安全與完整。定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報學校領導批準后實施。5.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為學校檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用：熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。積極開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作提供參考。各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準確。2.按照學校檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。檔案的收集與歸檔歸檔范圍1.行政管理類：學校行政會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、外事活動等文件材料。2.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、教學日志、學生成績冊、教學質量評估、教研活動記錄等文件材料。3.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價、畢業(yè)生檔案等文件材料。4.財務管理類：財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等文件材料。5.后勤管理類：校園建設規(guī)劃、房產管理、物資采購、維修記錄、安全保衛(wèi)等文件材料。6.黨群工作類：黨組織建設、黨員檔案、工會工作、共青團工作等文件材料。歸檔時間1.當年形成的文件材料，一般應在次年上半年歸檔。2.跨年度的文件材料，應在辦結后及時歸檔。歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清楚，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。2.歸檔文件材料應按照分類方案進行分類整理，編制卷內目錄和備考表。3.各部門應將整理好的檔案及時移交檔案室，交接雙方應辦理交接手續(xù)。檔案的整理分類標準學校檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法進行整理。即先按年度分類，再按機構（問題）分類，最后按保管期限分類。編號規(guī)則1.全宗號：由洛陽市教育主管部門統(tǒng)一編制，代表學校檔案全宗。2.年度號：采用公元紀年，如“20XX”。3.機構（問題）代碼：根據(jù)學校內部機構設置或檔案內容所涉及的問題，編制相應的代碼。4.案卷號：在每個類別內，按檔案形成的先后順序依次編號。5.件號：在卷內文件材料中，按排列順序依次編號。編目要求1.卷內目錄：應包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。2.備考表：應注明卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)、整理人、檢查人、日期等信息。3.檔案封面：應填寫全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、案卷題名、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等內容。檔案的保管檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的房間，配備必要的防護設備，如空調、除濕機、滅火器、防蟲藥等。2.檔案庫房應設置專門的檔案架（柜），按照檔案分類順序排列，便于檔案的存放和查找。檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管：凡是在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，嚴格登記檔案的收進、移出、借閱等情況。2.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量與登記一致。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性。4.加強對電子檔案的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案的安全。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。鑒定內容1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.審查檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的檔案提出整改意見。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行造冊登記，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將造冊登記的檔案銷毀清單報學校領導審批。3.經批準后，由檔案管理部門會同相關部門指定專人負責銷毀檔案，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀檔案應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。檔案的統(tǒng)計與移交檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，及時上報學校領導和上級檔案管理部門。檔案移交1.學校檔案應按照國家有關規(guī)定，定期向洛陽市教育主管部門指定的檔案館移交。2.檔案移交時，應編制檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，辦理交接手續(xù)。檔案的利用利用范圍1.學校內部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱學校檔案的，須持有單位介紹信，并經學校檔案管理部門負責人批準。3.學生因個人需要查閱本人學籍檔案等相關材料的，須經學校學生管理部門同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案室查閱檔案原件，但不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經學校檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，按時歸還，不得轉借他人。利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。電子檔案管理電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行數(shù)據(jù)備份。2