開發(fā)公司權證管理制度一、總則（一）目的為加強公司權證管理，規(guī)范權證辦理、保管、使用及處置等行為，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各項目公司涉及的各類權證管理，包括但不限于土地權證、房屋所有權證、在建工程抵押權證、預售許可證等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保權證管理工作合法合規(guī)。2.風險防控原則強化權證管理中的風險意識，有效防范各類風險，保障公司資產(chǎn)安全。3.責任明確原則明確各部門及人員在權證管理中的職責，做到責任落實到人。4.高效協(xié)作原則各部門之間密切配合，協(xié)同推進權證管理工作，提高工作效率。二、權證管理職責分工（一）權證管理部門1.負責公司權證管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、制度制定與監(jiān)督執(zhí)行。2.協(xié)調與政府相關部門的溝通聯(lián)系，辦理各類權證的申請、審批、領取等手續(xù)。3.建立權證管理檔案，妥善保管權證原件及相關資料。4.定期對權證管理工作進行檢查與評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。（二）項目公司1.負責本項目相關權證辦理的具體工作，包括準備申報資料、配合現(xiàn)場勘查等。2.按照公司要求及時提供權證辦理所需的各類文件和信息。3.對項目權證辦理進度進行跟蹤，及時反饋辦理過程中出現(xiàn)的問題。4.負責本項目權證的日常保管與使用登記。（三）財務部門1.負責審核權證辦理過程中的費用支出，確保費用支付合規(guī)。2.參與涉及抵押、擔保等權證事項的財務風險評估。3.協(xié)助權證管理部門進行權證處置時的財務結算工作。（四）法務部門1.對權證辦理過程中的法律問題提供專業(yè)咨詢和指導。2.審核權證相關合同、協(xié)議等法律文件，確保其合法有效。3.參與涉及法律糾紛的權證處置工作，維護公司合法權益。三、權證辦理（一）前期準備1.項目公司在項目啟動階段，應根據(jù)項目開發(fā)計劃，梳理所需辦理的權證清單及辦理時間節(jié)點。2.按照權證辦理要求，準備齊全相關申報資料，資料應真實、準確、完整。申報資料主要包括但不限于項目立項批復、用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、房屋預售合同等。3.對申報資料進行內部審核，確保資料符合要求后提交給權證管理部門。（二）申請與審批1.權證管理部門收到項目公司提交的申報資料后，進行初步審核。審核通過后，向政府相關部門提交權證辦理申請。2.對于涉及重大事項或存在復雜問題的權證辦理申請，由權證管理部門組織相關部門進行會審，形成會審意見后報公司領導審批。3.公司領導根據(jù)會審意見及項目實際情況進行審批，明確是否同意申請及相關要求。（三）辦理過程跟蹤1.權證管理部門指定專人負責跟蹤權證辦理進度，及時與政府相關部門溝通協(xié)調，了解辦理情況。2.如在辦理過程中出現(xiàn)問題或需要補充資料，應及時通知項目公司，并協(xié)助項目公司進行整改和補充。3.定期向公司領導匯報權證辦理進展情況，對于辦理過程中出現(xiàn)的重大問題及時提出解決方案。（四）領取與歸檔1.權證辦理完成后，權證管理部門及時領取權證原件，并對領取情況進行登記。2.對權證原件及相關辦理資料進行整理歸檔，建立完善的權證管理檔案。檔案應包括權證復印件、申報資料、辦理過程記錄、審批文件等。四、權證保管（一）保管方式1.權證原件應存放在公司專門的權證保管室，保管室應具備安全防護設施，確保權證存放安全。2.采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行保管。電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上。（二）保管人員職責1.權證保管人員負責權證原件的日常保管工作，確保權證存放有序、安全無損壞。2.嚴格執(zhí)行權證借閱、使用登記制度，對每一次借閱、使用情況進行詳細記錄。3.定期對權證保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。（三）安全防范措施1.保管室應安裝監(jiān)控設備，對保管室進行24小時監(jiān)控。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保權證保管環(huán)境安全。3.對保管室的鑰匙實行專人保管，鑰匙丟失或被盜應及時更換鎖具，并報告相關部門。五、權證使用（一）使用范圍1.公司內部因項目開發(fā)、融資、合作等工作需要使用權證原件的，可按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外部單位因法定事由需要查閱或使用公司權證原件的，須經(jīng)公司領導批準，并按規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內部人員借閱權證原件，需填寫《權證借閱申請表》，注明借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后報權證管理部門審批。2.權證管理部門審批通過后，向借閱人員發(fā)放權證原件，并在《權證借閱登記表》上進行登記。借閱人員應在規(guī)定期限內歸還權證原件。3.外部單位借閱權證原件，需提交正式的申請文件，說明查閱或使用的目的、范圍等，經(jīng)公司領導批準后，由權證管理部門與外部單位簽訂《權證查閱（使用）協(xié)議》，明確雙方的權利義務，并按協(xié)議要求辦理查閱或使用手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人員應妥善保管權證原件，不得擅自涂改、轉借、復印或用于其他非規(guī)定用途。2.使用完畢后，借閱人員應及時將權證原件歸還權證管理部門，并在《權證借閱登記表》上注明歸還情況。3.如因特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應提前向權證管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。六、權證處置（一）處置情形1.因項目開發(fā)完成、資產(chǎn)轉讓、抵押解除等原因，需要對權證進行注銷、變更或轉移等處置。2.權證遺失、損壞或被盜等需要進行掛失、補辦或其他處理。（二）處置流程1.項目公司或相關部門提出權證處置申請，填寫《權證處置申請表》，說明處置原因、處置方式等，并提交相關證明材料。2.權證管理部門對申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.根據(jù)公司領導審批意見，權證管理部門組織相關部門進行權證處置工作。對于需要注銷的權證，及時向政府相關部門辦理注銷手續(xù)；對于需要變更或轉移的權證，按照規(guī)定辦理相關變更或轉移登記手續(xù)。4.權證處置完成后，權證管理部門對處置情況進行記錄，并將相關資料歸檔保存。（三）處置監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對權證處置情況進行審計監(jiān)督，檢查處置程序是否合規(guī)、處置結果是否符合公司利益。2.如發(fā)現(xiàn)權證處置過程中存在違規(guī)行為或損害公司利益的情況，應及時進行調查處理，并追究相關人員的責任。七、權證信息化管理（一）建立權證管理信息系統(tǒng)1.開發(fā)或引入適合公司權證管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)權證辦理、保管、使用、處置等全過程的信息化管理。2.信息系統(tǒng)應具備權證信息錄入、查詢、統(tǒng)計、預警等功能，提高權證管理工作的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.權證管理部門負責將權證相關信息及時錄入信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)與實際情況一致。（三）信息安全管理1.加強權證管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權限，防止信息泄露。2.定期對信息系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.權證管理部門定期對各項目公司權證管理工作進行檢查，檢查內容包括權證辦理進度、資料保管、使用登記等情況。2.公司內部審計部門不定期對權證管理工作進行專項審計，重點檢查權證管理的合規(guī)性、風險防控情況等。（二）考核評價1.建立權證管理工作考核評價機制，對各項目公司及相關部門的權證管理工作進行量化考核。2.考核指標包括權證辦理及時率、資料完整率、使用規(guī)范率、處置合規(guī)率等。3.根