辦公室打印管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司辦公室打印管理，提高打印設(shè)備使用效率，節(jié)約辦公資源，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門(mén)及員工。3.基本原則遵循按需打印、節(jié)約資源、確保安全的原則，合理使用打印設(shè)備，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。二、打印設(shè)備管理1.設(shè)備配備根據(jù)公司辦公需求，合理配備打印設(shè)備，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等，并確保設(shè)備性能良好，滿足日常辦公打印需求。2.設(shè)備放置打印設(shè)備應(yīng)放置在便于員工使用且通風(fēng)良好的固定位置，確保設(shè)備周圍環(huán)境整潔，無(wú)雜物堆積，以保證設(shè)備正常運(yùn)行。3.設(shè)備維護(hù)設(shè)備管理員負(fù)責(zé)定期對(duì)打印設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。定期清理打印設(shè)備內(nèi)部及外部灰塵，更換硒鼓、墨盒等耗材，保證打印質(zhì)量。建立設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備維修時(shí)間、故障原因、維修內(nèi)容等信息，以便對(duì)設(shè)備運(yùn)行狀況進(jìn)行跟蹤和分析。三、打印流程1.打印申請(qǐng)員工因工作需要打印文件、資料等，應(yīng)先填寫(xiě)《打印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明打印內(nèi)容、份數(shù)、用途等信息?！洞蛴∩暾?qǐng)表》可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)提交，也可在辦公區(qū)域指定位置領(lǐng)取紙質(zhì)表格填寫(xiě)后交至行政部。2.審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)員工的打印申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)工作實(shí)際需求，合理確定打印份數(shù)，并簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于涉及公司重要文件、機(jī)密資料的打印申請(qǐng)，需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行打印。3.打印操作員工持經(jīng)審批后的《打印申請(qǐng)表》到指定打印設(shè)備處進(jìn)行打印。在打印前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)打印內(nèi)容，確保無(wú)誤后再進(jìn)行打印操作。如遇打印設(shè)備故障或排隊(duì)等待情況，應(yīng)耐心等待，不得隨意插隊(duì)或強(qiáng)行操作設(shè)備。打印完成后，及時(shí)取走打印文件，并將《打印申請(qǐng)表》交回行政部存檔。四、打印紙張管理1.紙張領(lǐng)用公司統(tǒng)一采購(gòu)打印紙張，并由行政部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放和管理。各部門(mén)根據(jù)工作需要，定期到行政部領(lǐng)取打印紙張，領(lǐng)取時(shí)需填寫(xiě)《紙張領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量等信息。2.紙張使用規(guī)范提倡雙面打印，減少紙張浪費(fèi)。在打印文件時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印模式，如無(wú)特殊要求，一律采用雙面打印。合理使用紙張，對(duì)于可利用的廢紙，應(yīng)進(jìn)行分類存放，以便回收再利用。嚴(yán)禁使用打印紙做草稿紙或隨意丟棄打印紙，如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。3.紙張節(jié)約措施各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的宣傳教育，提高員工節(jié)約紙張的意識(shí)，鼓勵(lì)員工在日常工作中養(yǎng)成節(jié)約用紙的好習(xí)慣。對(duì)于一些非重要文件或資料，可采用電子文檔形式進(jìn)行保存和傳閱，減少紙張打印量。五、打印費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算公司對(duì)打印費(fèi)用進(jìn)行單獨(dú)核算，每月統(tǒng)計(jì)各部門(mén)的打印紙張使用量、打印設(shè)備耗材費(fèi)用等，并進(jìn)行費(fèi)用分析。打印費(fèi)用核算以實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用為準(zhǔn)，包括紙張采購(gòu)費(fèi)用、設(shè)備維修費(fèi)用、耗材更換費(fèi)用等。2.費(fèi)用控制行政部應(yīng)定期對(duì)公司打印費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)控和分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常增長(zhǎng)，應(yīng)及時(shí)查找原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行控制。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的打印申請(qǐng)進(jìn)行打印，控制打印份數(shù)，避免不必要的打印浪費(fèi)，降低打印費(fèi)用支出。3.費(fèi)用報(bào)銷員工打印費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供經(jīng)審批后的《打印申請(qǐng)表》及相應(yīng)的發(fā)票，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門(mén)在審核打印費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保報(bào)銷費(fèi)用真實(shí)、合理、合規(guī)。六、安全與保密管理1.信息安全員工在使用打印設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人信息及公司機(jī)密信息安全，不得隨意在打印設(shè)備上存儲(chǔ)或傳輸敏感信息。對(duì)于涉及公司機(jī)密文件的打印，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行操作，確保文件在打印過(guò)程中的安全性和保密性。2.設(shè)備安全嚴(yán)禁非授權(quán)人員操作打印設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異?；蛴邪踩[患，應(yīng)及時(shí)通知設(shè)備管理員進(jìn)行處理。打印設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源，妥善保管好設(shè)備鑰匙，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用設(shè)備。3.保密措施對(duì)于涉及公司機(jī)密文件的打印，應(yīng)在指定的保密區(qū)域進(jìn)行操作，并采取相應(yīng)的保密措施，如專人負(fù)責(zé)、加密存儲(chǔ)等。打印完成后，應(yīng)及時(shí)清理打印設(shè)備緩存，確保打印信息不被泄露。對(duì)于廢棄的打印文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。七、監(jiān)督與檢查1.日常監(jiān)督行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司辦公室打印管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查打印設(shè)備使用情況、紙張領(lǐng)用情況、打印費(fèi)用支出情況等，并做好檢查記錄。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工打印行為的監(jiān)督管理，確保員工嚴(yán)格遵守公司打印管理制度。2.定期檢查公司定期對(duì)辦公室打印管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、設(shè)備運(yùn)行狀況、紙張節(jié)約情況、費(fèi)用控制情況等。檢查結(jié)果將在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，對(duì)于違反制度的部門(mén)和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.投訴與舉報(bào)員工如發(fā)現(xiàn)有違反公司打印管理制度的行為，可向行政部進(jìn)行投訴或舉報(bào)。行政部應(yīng)及時(shí)受理投訴和舉報(bào)，并進(jìn)行調(diào)查處理。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，將按照本制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。八、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于違反公司打印管理制度的違規(guī)行為：未經(jīng)審批擅自打印文件、資料等。浪費(fèi)打印紙張，如單面打印、隨意丟棄打印紙等。私自更改打印設(shè)備設(shè)置或損壞打印設(shè)備。泄露公司機(jī)密信息或在打印設(shè)備上存儲(chǔ)、傳輸敏感信息。其他違反本制度規(guī)定的行為。2.處罰措施對(duì)于首次違反打印管理制度的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。對(duì)于多次違反打印管理制度或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣除績(jī)效獎(jiǎng)金、罰款等，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的員工，公司將依法追究其責(zé)任。九、附則1.制度解釋權(quán)本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，行政部可根據(jù)實(shí)際