活動(dòng)獎(jiǎng)品領(lǐng)用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司活動(dòng)獎(jiǎng)品的領(lǐng)用管理，確保獎(jiǎng)品發(fā)放的公平、公正、透明，有效激勵(lì)員工積極參與公司活動(dòng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類活動(dòng)所涉及的獎(jiǎng)品領(lǐng)用管理。（三）基本原則1.公平公正原則：所有符合條件的員工在獎(jiǎng)品領(lǐng)用上享有平等的機(jī)會(huì)，依據(jù)既定規(guī)則進(jìn)行發(fā)放。2.透明公開(kāi)原則：活動(dòng)獎(jiǎng)品的設(shè)置、領(lǐng)取條件、發(fā)放流程等信息應(yīng)向全體員工公開(kāi)，接受監(jiān)督。3.合規(guī)合法原則：獎(jiǎng)品領(lǐng)用管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。二、活動(dòng)獎(jiǎng)品的設(shè)置與預(yù)算（一）活動(dòng)獎(jiǎng)品的設(shè)置1.根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)、目的和參與人員范圍，綜合考慮設(shè)置具有吸引力和針對(duì)性的獎(jiǎng)品。獎(jiǎng)品類型可包括實(shí)物獎(jiǎng)品（如電子產(chǎn)品、辦公用品、生活用品等）、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等。2.對(duì)于不同等級(jí)的獎(jiǎng)項(xiàng)，應(yīng)明確其對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)品價(jià)值和檔次，以體現(xiàn)獎(jiǎng)項(xiàng)的差異性和激勵(lì)效果。（二）活動(dòng)獎(jiǎng)品預(yù)算1.在活動(dòng)策劃階段，應(yīng)根據(jù)活動(dòng)規(guī)模、預(yù)計(jì)參與人數(shù)以及獎(jiǎng)品設(shè)置情況，編制詳細(xì)的獎(jiǎng)品預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括獎(jiǎng)品采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、存儲(chǔ)費(fèi)用等相關(guān)支出。2.獎(jiǎng)品預(yù)算需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后執(zhí)行，確保預(yù)算的合理性和可控性。在活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制獎(jiǎng)品費(fèi)用支出，不得超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。三、活動(dòng)獎(jiǎng)品的采購(gòu)與管理（一）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：活動(dòng)組織部門(mén)根據(jù)活動(dòng)獎(jiǎng)品預(yù)算和獎(jiǎng)品清單，填寫(xiě)《活動(dòng)獎(jiǎng)品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明獎(jiǎng)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等信息，并提交至公司采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)審批：采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)預(yù)算金額、采購(gòu)需求的合理性等。審核通過(guò)后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購(gòu)工作。3.供應(yīng)商選擇：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道選擇合適的供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)等方式，確保所采購(gòu)的獎(jiǎng)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選。4.采購(gòu)合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括獎(jiǎng)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。5.采購(gòu)驗(yàn)收：獎(jiǎng)品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知活動(dòng)組織部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括獎(jiǎng)品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購(gòu)合同要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，確保獎(jiǎng)品質(zhì)量合格。（二）庫(kù)存管理1.設(shè)立專門(mén)的活動(dòng)獎(jiǎng)品倉(cāng)庫(kù)或存儲(chǔ)區(qū)域，對(duì)采購(gòu)回來(lái)的獎(jiǎng)品進(jìn)行妥善保管。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的存儲(chǔ)條件，確保獎(jiǎng)品不受損壞、變質(zhì)或丟失。2.建立獎(jiǎng)品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄獎(jiǎng)品的入庫(kù)時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息。定期對(duì)庫(kù)存獎(jiǎng)品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.根據(jù)活動(dòng)需求，合理安排獎(jiǎng)品的發(fā)放順序，優(yōu)先發(fā)放臨近保質(zhì)期或使用期限的獎(jiǎng)品，避免獎(jiǎng)品積壓過(guò)期。四、活動(dòng)獎(jiǎng)品的領(lǐng)取條件與資格審核（一）領(lǐng)取條件1.明確參與活動(dòng)的員工獲得相應(yīng)獎(jiǎng)品的具體條件，如在活動(dòng)中達(dá)到的業(yè)績(jī)指標(biāo)、完成的任務(wù)要求、取得的比賽成績(jī)等。領(lǐng)取條件應(yīng)在活動(dòng)通知中明確告知員工，確保員工清楚知曉。2.對(duì)于一些團(tuán)隊(duì)活動(dòng)獎(jiǎng)品，應(yīng)明確團(tuán)隊(duì)成員共同滿足的領(lǐng)取條件以及個(gè)人在團(tuán)隊(duì)中的貢獻(xiàn)要求，以保證獎(jiǎng)品發(fā)放的合理性和公平性。（二）資格審核1.員工申請(qǐng)領(lǐng)取活動(dòng)獎(jiǎng)品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《活動(dòng)獎(jiǎng)品領(lǐng)取申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明本人參與活動(dòng)的情況、所取得的成績(jī)以及申請(qǐng)領(lǐng)取的獎(jiǎng)品名稱和等級(jí)等信息，并提交相關(guān)證明材料（如業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)、比賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等）。2.活動(dòng)組織部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)員工的申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和完整性，以及員工是否符合獎(jiǎng)品領(lǐng)取條件。審核通過(guò)后，將申請(qǐng)材料提交至公司人事部門(mén)進(jìn)行最終審核。3.人事部門(mén)根據(jù)活動(dòng)組織部門(mén)的審核意見(jiàn)，結(jié)合公司相關(guān)規(guī)定和活動(dòng)實(shí)際情況，對(duì)員工的領(lǐng)取資格進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^(guò)后，確定員工是否具備領(lǐng)取獎(jiǎng)品的資格。如發(fā)現(xiàn)員工存在提供虛假信息、不符合領(lǐng)取條件等情況，人事部門(mén)有權(quán)取消其領(lǐng)取資格，并追究相關(guān)責(zé)任。五、活動(dòng)獎(jiǎng)品的發(fā)放流程（一）發(fā)放通知1.經(jīng)審核通過(guò)具備獎(jiǎng)品領(lǐng)取資格的員工，人事部門(mén)應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部公告、郵件、短信等方式向其發(fā)送《活動(dòng)獎(jiǎng)品發(fā)放通知》，告知員工領(lǐng)取獎(jiǎng)品的時(shí)間、地點(diǎn)、所需攜帶的證件等信息。2.通知應(yīng)明確獎(jiǎng)品發(fā)放的截止日期，逾期未領(lǐng)取的，視為自動(dòng)放棄獎(jiǎng)品領(lǐng)取資格。（二）現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取1.員工按照通知要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)前往指定地點(diǎn)領(lǐng)取獎(jiǎng)品。領(lǐng)取時(shí)，需攜帶本人有效身份證件，以便核實(shí)身份。2.發(fā)放人員應(yīng)核對(duì)員工身份信息與《活動(dòng)獎(jiǎng)品領(lǐng)取申請(qǐng)表》一致后，按照申請(qǐng)表上注明的獎(jiǎng)品名稱和等級(jí)，向員工發(fā)放相應(yīng)獎(jiǎng)品。發(fā)放過(guò)程中，員工需在《活動(dòng)獎(jiǎng)品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取獎(jiǎng)品的相關(guān)憑證（如發(fā)票、收據(jù)等）應(yīng)妥善保存。3.對(duì)于實(shí)物獎(jiǎng)品，如獎(jiǎng)品數(shù)量較多或體積較大，員工可選擇自行領(lǐng)取或委托他人代領(lǐng)。委托他人代領(lǐng)的，代領(lǐng)人需攜帶本人有效身份證件及委托人的授權(quán)委托書(shū)（注明委托事項(xiàng)、委托期限、雙方簽字等信息）。（三）特殊情況處理1.如員工因特殊原因無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)親自領(lǐng)取獎(jiǎng)品，應(yīng)提前向人事部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，并說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)領(lǐng)取時(shí)間。經(jīng)人事部門(mén)批準(zhǔn)后，可在批準(zhǔn)的時(shí)間內(nèi)安排他人代領(lǐng)或采取其他合適的領(lǐng)取方式。2.若員工對(duì)獎(jiǎng)品的發(fā)放存在疑問(wèn)或異議，可在獎(jiǎng)品發(fā)放后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向活動(dòng)組織部門(mén)或人事部門(mén)提出申訴?；顒?dòng)組織部門(mén)和人事部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予員工答復(fù)。如確實(shí)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)糾正并妥善處理。六、活動(dòng)獎(jiǎng)品的賬務(wù)處理（一）費(fèi)用報(bào)銷1.采購(gòu)活動(dòng)獎(jiǎng)品所發(fā)生的費(fèi)用，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)，需提供采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證，確保報(bào)銷憑證真實(shí)、合法、有效。2.活動(dòng)組織部門(mén)應(yīng)協(xié)助采購(gòu)部門(mén)整理和審核報(bào)銷材料，確保報(bào)銷金額與采購(gòu)合同及實(shí)際支出相符。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核無(wú)誤后，按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷支付。（二）賬務(wù)記錄1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)核算制度，對(duì)活動(dòng)獎(jiǎng)品的采購(gòu)、發(fā)放等相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)記錄。將獎(jiǎng)品采購(gòu)費(fèi)用計(jì)入相應(yīng)的活動(dòng)成本或費(fèi)用科目，同時(shí)對(duì)獎(jiǎng)品庫(kù)存的增減變動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)活動(dòng)獎(jiǎng)品的賬務(wù)進(jìn)行核對(duì)和清理，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬務(wù)處理存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和糾正，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立活動(dòng)獎(jiǎng)品領(lǐng)用管理監(jiān)督小組，成員包括公司領(lǐng)導(dǎo)、人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)獎(jiǎng)品領(lǐng)用管理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行的有效性和公正性。2.監(jiān)督小組定期對(duì)活動(dòng)獎(jiǎng)品的采購(gòu)、庫(kù)存管理、發(fā)放流程等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，查看是否存在違規(guī)操作、弄虛作假等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）員工監(jiān)督1.鼓勵(lì)全體員工對(duì)活動(dòng)獎(jiǎng)品領(lǐng)用管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)存在不公平、不公正、違規(guī)操作等行為，可向監(jiān)督小組或公司領(lǐng)導(dǎo)舉報(bào)。2.對(duì)于員工的舉報(bào)，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如舉報(bào)情況屬實(shí)，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)（具體獎(jiǎng)勵(lì)辦法另行制定）。同時(shí)，應(yīng)保護(hù)舉報(bào)人的合法權(quán)益，不得對(duì)舉報(bào)人進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜或在執(zhí)行過(guò)