金銀銷售單管理制度一、總則1.目的為加強公司金銀銷售單的管理，規(guī)范銷售流程，確保銷售業(yè)務的準確性、及時性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及金銀銷售單開具、流轉(zhuǎn)、存檔等相關工作的所有部門和人員。3.基本原則準確性原則：確保銷售單上的信息準確無誤，包括客戶信息、金銀產(chǎn)品信息、數(shù)量、價格、金額等。及時性原則：及時開具銷售單，保證銷售業(yè)務的順利進行，避免因單據(jù)延誤影響客戶滿意度和公司業(yè)務流程。安全性原則：妥善保管銷售單，防止單據(jù)丟失、泄露或被篡改，保障公司和客戶的利益。二、銷售單的開具1.客戶信息登記銷售人員在與客戶簽訂銷售合同或達成銷售意向后，應首先準確收集客戶的基本信息，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址、開戶銀行及賬號等。將客戶信息錄入公司客戶管理系統(tǒng)，確保信息的完整性和準確性。如有客戶信息變更，應及時更新系統(tǒng)記錄。2.金銀產(chǎn)品信息錄入根據(jù)客戶需求，確定銷售的金銀產(chǎn)品種類、規(guī)格、純度等詳細信息。在銷售單上準確填寫產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格、純度、重量等信息，并確保與實際交付的產(chǎn)品一致。3.價格與金額計算依據(jù)公司制定的金銀產(chǎn)品價格體系，結合市場行情和客戶協(xié)商結果，確定銷售單價。按照銷售單價和產(chǎn)品數(shù)量，準確計算銷售金額，并在銷售單上清晰注明。如有折扣、優(yōu)惠等情況，應在銷售單上詳細記錄計算過程和最終成交金額。4.銷售單開具審核銷售單開具完成后，銷售人員應進行自審，檢查各項信息是否準確、完整。將銷售單提交給銷售部門負責人進行審核。審核內(nèi)容包括客戶信息、產(chǎn)品信息、價格金額、業(yè)務條款等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與銷售人員溝通并進行修改。經(jīng)銷售部門負責人審核無誤后，在銷售單上簽字確認。三、銷售單的流轉(zhuǎn)1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)銷售單審核通過后，一聯(lián)留存銷售部門作為銷售記錄和統(tǒng)計依據(jù)；一聯(lián)交財務部門，作為收款和賬務處理的憑證；一聯(lián)交倉庫部門，作為發(fā)貨的依據(jù)。銷售部門應及時將銷售單傳遞給相關部門，確保各部門之間信息暢通，工作銜接緊密。傳遞過程中應做好交接記錄，明確交接時間、交接人等信息。2.客戶傳遞根據(jù)客戶要求和業(yè)務實際情況，確定銷售單的傳遞方式?？梢圆捎绵]寄、傳真、電子郵件或客戶上門自取等方式。如采用郵寄方式，應選擇可靠的快遞公司，并妥善保管快遞單號，以便查詢和跟蹤。在快遞發(fā)出后，及時告知客戶單號和預計到達時間。如采用傳真或電子郵件方式，應確保發(fā)送的清晰度和完整性，并要求客戶在收到后及時回復確認。四、發(fā)貨管理1.倉庫發(fā)貨準備倉庫部門收到銷售單后，應根據(jù)銷售單上的產(chǎn)品信息和數(shù)量，及時準備貨物。對貨物進行核對和檢驗，確保貨物的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等與銷售單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)解決。2.發(fā)貨流程倉庫工作人員按照銷售單上的發(fā)貨要求，組織貨物出庫。在發(fā)貨過程中，應嚴格遵守倉庫管理制度，確保貨物的安全和準確發(fā)貨。發(fā)貨完成后，在銷售單上填寫實際發(fā)貨日期、發(fā)貨單號等信息，并簽字確認。同時，更新倉庫庫存記錄，保證庫存信息的準確性。3.發(fā)貨跟蹤銷售部門負責對發(fā)貨情況進行跟蹤，及時了解貨物是否按時、準確送達客戶。如客戶反饋貨物存在問題或未按時收到，銷售部門應及時與倉庫部門和物流部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并采取相應的解決措施。同時，將處理情況及時反饋給客戶，確?？蛻魸M意度。五、收款管理1.收款方式確定根據(jù)銷售合同和客戶信用情況，與客戶協(xié)商確定收款方式。常見的收款方式包括現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬、信用卡支付等。在銷售單上明確注明收款方式和預計收款日期。2.收款跟蹤與提醒財務部門負責對收款情況進行跟蹤。在預計收款日期前，如客戶未按時付款，應及時與銷售部門溝通，由銷售部門負責與客戶聯(lián)系，了解未付款原因，并提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，應建立專門的催收臺賬，詳細記錄催收過程和結果。根據(jù)客戶逾期情況，采取不同的催收措施，如電話催收、上門催收、發(fā)函催收等。3.收款確認與賬務處理客戶付款后，財務部門應及時確認收款信息。收到現(xiàn)金時，應開具收款收據(jù)；收到支票、銀行轉(zhuǎn)賬等款項時，應及時核對到賬情況。根據(jù)收款確認情況，進行相應的賬務處理。在財務系統(tǒng)中記錄收款日期、金額、收款方式等信息，并與銷售單進行核對，確保賬實相符。六、銷售單的存檔與保管1.存檔要求銷售部門、財務部門和倉庫部門應分別對各自留存的銷售單進行整理和存檔。銷售單應按照時間順序、客戶名稱或業(yè)務編號等進行分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。存檔的銷售單應包括銷售單原件、相關附件（如銷售合同、發(fā)貨清單、收款憑證等）。2.保管期限銷售單的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，銷售單應至少保存[X]年，以備查閱和審計。在保管期限屆滿后，如需銷毀銷售單，應按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定進行審批和處理，確保銷毀過程的合規(guī)性和保密性。3.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售單檔案時，應填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管部門進行查閱。如需借閱銷售單檔案，應填寫借閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人和檔案保管部門負責人批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管借閱的銷售單檔案，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。七、銷售單的作廢與紅沖1.作廢條件銷售單開具后，如發(fā)現(xiàn)信息錯誤、客戶取消訂單、產(chǎn)品質(zhì)量問題等原因需要作廢銷售單的，應及時辦理作廢手續(xù)。作廢銷售單必須經(jīng)銷售部門負責人和財務部門負責人批準，并在銷售單上加蓋“作廢”章。2.紅沖處理對于已入賬的銷售業(yè)務，如發(fā)生銷售退回、折讓等情況，需要開具紅字銷售單進行沖減。開具紅字銷售單應按照公司財務制度的規(guī)定進行審批和操作。紅字銷售單的內(nèi)容應與原銷售單一致，但金額為負數(shù)，并在備注欄注明紅沖原因。3.作廢與紅沖銷售單的存檔作廢和紅沖的銷售單應與原銷售單一起存檔保管，以便查閱和核對業(yè)務記錄。同時，在財務系統(tǒng)中進行相應的調(diào)整，確保賬務處理的準確性。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門定期對銷售單管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括銷售單的開具、流轉(zhuǎn)、存檔、收款等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。銷售部門、財務部門和倉庫部門應定期對本部門涉及銷售單管理的工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。2.考核機制建立銷售單管理工作考核機制，對相關部門和人員的工作表現(xiàn)進行考核評價。考核指標包括銷售單信息準確性、流轉(zhuǎn)及時性、存檔完整性、收款及時性等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違反制度