比亞迪采購流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范比亞迪采購流程，確保采購活動(dòng)的高效、透明、合規(guī)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進(jìn)行，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于比亞迪公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。透明原則：采購信息應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部是公司采購活動(dòng)的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織采購談判、簽訂采購合同、跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行等工作。采購部應(yīng)根據(jù)公司需求，合理安排采購人員，明確各崗位職責(zé)，確保采購工作的順利開展。2.需求部門需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等，并對需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。需求部門應(yīng)與采購部密切配合，及時(shí)提供必要的技術(shù)支持和信息，協(xié)助采購部完成采購任務(wù)。3.質(zhì)量管理部門質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與采購合同中質(zhì)量條款的制定，對采購過程中的質(zhì)量問題提出意見和建議。4.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，確保采購資金的合理支出。參與采購合同的審核，對采購價(jià)格、付款方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行把關(guān)。三、采購計(jì)劃管理1.年度采購計(jì)劃采購部應(yīng)于每年年底根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制下一年度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并提交公司管理層審批。2.月度采購計(jì)劃采購部應(yīng)根據(jù)年度采購計(jì)劃和當(dāng)月生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際需求，編制月度采購計(jì)劃。月度采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，并下達(dá)給相關(guān)采購人員執(zhí)行。3.采購計(jì)劃的調(diào)整因市場變化、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因，需要對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部。采購部應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并報(bào)公司管理層備案。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)等方面的審查。根據(jù)審核結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商建立合作關(guān)系，并將供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)。2.供應(yīng)商評估采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于不合格供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。同時(shí)建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反合同約定的供應(yīng)商進(jìn)行處罰，如扣除貨款、終止合作等。五、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部。2.采購審批采購部收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行初步審核，審核通過后提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程根據(jù)采購金額大小和重要性，按照公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。3.采購詢價(jià)采購部根據(jù)采購需求，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。詢價(jià)單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。4.采購談判采購部根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況，選擇幾家合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)圍繞采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等方面進(jìn)行，爭取達(dá)成最優(yōu)采購條件。5.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)公司法律顧問審核后，提交給雙方簽字蓋章生效。6.采購訂單下達(dá)采購部根據(jù)采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，明確采購物資或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購訂單應(yīng)及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回傳。7.采購訂單跟蹤采購部應(yīng)定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保采購訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。8.到貨驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部應(yīng)通知質(zhì)量管理部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨后，質(zhì)量管理部門和需求部門按照合同要求對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。9.采購付款采購物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購部填寫付款申請單，附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。付款申請單經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.市場風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場價(jià)格波動(dòng)，及時(shí)調(diào)整采購策略，避免因價(jià)格上漲導(dǎo)致采購成本增加。建立市場信息收集渠道，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場趨勢，為采購決策提供參考。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期評估供應(yīng)商資質(zhì)和信譽(yù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，保障公司利益。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格把控采購物資質(zhì)量，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，確保采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，并定期對采購物資進(jìn)行抽檢。4.法律風(fēng)險(xiǎn)采購活動(dòng)應(yīng)遵守國家法律法規(guī)，確保采購合同合法有效。加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。七、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：考核采購物資或服務(wù)的實(shí)際采購價(jià)格與預(yù)算價(jià)格的差異。采購質(zhì)量：考核采購物資或服務(wù)的質(zhì)量是否符合公司要求。交貨期：考核采購物資或服務(wù)是否按時(shí)交貨。供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的選擇、評估、合作等情況。采購效率：考核采購流程的執(zhí)行效率和響應(yīng)速度。2.評估方法定期評估：采購部應(yīng)定期對采購績效進(jìn)行評估，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。對比分析：將采購績效與歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析，找出差距和改進(jìn)方向。問卷調(diào)查：向需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門