外貿(mào)公司樣品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣品管理流程，確保樣品的有效使用、妥善保管和合理處置，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及樣品的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括樣品的開(kāi)發(fā)、制作、寄送、展示、回收及銷毀等環(huán)節(jié)。（三）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)向客戶收集樣品需求信息，并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門。協(xié)助樣品制作部門理解客戶對(duì)樣品的具體要求，確保樣品符合客戶期望。跟進(jìn)樣品的寄送、展示及回收情況，及時(shí)反饋相關(guān)信息給其他部門。負(fù)責(zé)與客戶溝通樣品的使用情況及處理意見(jiàn)。2.樣品制作部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，制定樣品制作計(jì)劃并組織實(shí)施。確保樣品的制作質(zhì)量，嚴(yán)格按照客戶要求和公司標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行生產(chǎn)。對(duì)制作完成的樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)、包裝，并做好相關(guān)記錄。配合業(yè)務(wù)部門完成樣品的寄送、展示及回收工作。3.物流部門負(fù)責(zé)樣品的運(yùn)輸安排，確保樣品安全、及時(shí)送達(dá)目的地。對(duì)樣品運(yùn)輸過(guò)程中的損壞、丟失等情況承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。協(xié)助業(yè)務(wù)部門和樣品制作部門做好樣品的寄送和回收工作。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)樣品的出入庫(kù)管理，建立詳細(xì)的樣品庫(kù)存臺(tái)賬。對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行妥善保管，確保樣品的質(zhì)量不受損。定期盤點(diǎn)庫(kù)存樣品，保證賬實(shí)相符。根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需求，及時(shí)辦理樣品的出庫(kù)手續(xù)。5.質(zhì)量管理部門對(duì)樣品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保樣品符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求。參與樣品制作過(guò)程中的質(zhì)量控制，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。對(duì)不合格樣品進(jìn)行判定，并監(jiān)督其處理情況。6.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)樣品相關(guān)費(fèi)用的核算和報(bào)銷管理。對(duì)樣品的成本進(jìn)行分析和控制，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。參與樣品處置的財(cái)務(wù)審核工作。7.人事部門負(fù)責(zé)對(duì)涉及樣品管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。將樣品管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)操作的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。二、樣品開(kāi)發(fā)與制作（一）樣品需求收集1.業(yè)務(wù)部門在接到客戶樣品需求后，應(yīng)詳細(xì)記錄客戶要求，包括樣品的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)、顏色、尺寸、功能等信息，并及時(shí)填寫《樣品需求申請(qǐng)表》。2.《樣品需求申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給樣品制作部門。（二）樣品制作計(jì)劃制定1.樣品制作部門收到《樣品需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)客戶需求進(jìn)行評(píng)估和分析。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定樣品制作計(jì)劃，明確樣品制作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、所需材料及設(shè)備等信息，并填寫《樣品制作計(jì)劃表》。3.《樣品制作計(jì)劃表》應(yīng)經(jīng)樣品制作部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）樣品制作過(guò)程控制1.樣品制作人員應(yīng)嚴(yán)格按照《樣品制作計(jì)劃表》和客戶要求進(jìn)行樣品制作。2.在樣品制作過(guò)程中，質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保樣品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。3.如發(fā)現(xiàn)樣品制作過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題或不符合要求的情況，樣品制作人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的糾正措施。（四）樣品制作完成驗(yàn)收1.樣品制作完成后，樣品制作部門應(yīng)首先進(jìn)行自檢，確保樣品質(zhì)量符合要求。2.自檢合格后，樣品制作部門填寫《樣品驗(yàn)收申請(qǐng)表》，連同樣品一起提交給質(zhì)量管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求對(duì)樣品進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.如樣品驗(yàn)收合格，質(zhì)量管理部門在《樣品驗(yàn)收申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；如樣品驗(yàn)收不合格，質(zhì)量管理部門應(yīng)明確指出不合格項(xiàng)，并要求樣品制作部門進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。三、樣品標(biāo)識(shí)與包裝（一）樣品標(biāo)識(shí)1.樣品制作完成驗(yàn)收合格后，樣品制作部門應(yīng)在樣品上貼上清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)。2.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)包括以下內(nèi)容：樣品編號(hào)、客戶名稱、樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、制作日期、有效期等。3.樣品編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。（二）樣品包裝1.樣品包裝應(yīng)根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。2.樣品包裝材料應(yīng)符合環(huán)保要求，避免對(duì)環(huán)境造成污染。3.樣品包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品編號(hào)、客戶名稱、樣品名稱、規(guī)格型號(hào)等信息，以便于識(shí)別和管理。四、樣品寄送（一）寄送申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶需求，填寫《樣品寄送申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明寄送樣品的名稱、數(shù)量、收件人信息、寄送地址、寄送方式等內(nèi)容。2.《樣品寄送申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給物流部門。（二）寄送安排1.物流部門收到《樣品寄送申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門的要求，及時(shí)安排樣品的寄送。2.物流部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司或物流公司進(jìn)行樣品寄送，并確保樣品在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)目的地。3.在樣品寄送前，物流部門應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行妥善包裝，并在包裝上貼上快遞單號(hào)或物流單號(hào)。（三）寄送跟蹤1.物流部門應(yīng)及時(shí)跟蹤樣品的寄送情況，并將物流信息反饋給業(yè)務(wù)部門。2.如發(fā)現(xiàn)樣品在寄送過(guò)程中出現(xiàn)延誤、丟失或損壞等情況，物流部門應(yīng)及時(shí)與快遞公司或物流公司溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將樣品寄送情況反饋給客戶，并做好客戶溝通工作。五、樣品展示（一）展示申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行樣品展示時(shí)，應(yīng)填寫《樣品展示申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明展示樣品的名稱、數(shù)量、展示時(shí)間、展示地點(diǎn)、展示方式等內(nèi)容。2.《樣品展示申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門審批。（二）展示安排1.根據(jù)《樣品展示申請(qǐng)表》的審批結(jié)果，相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織樣品展示的具體實(shí)施。2.在樣品展示前，應(yīng)確保展示場(chǎng)地的安全、整潔，并對(duì)展示樣品進(jìn)行合理擺放和布置。3.展示過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)樣品的管理和維護(hù)，確保樣品的安全和完整。（三）展示后續(xù)處理1.樣品展示結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)清理展示場(chǎng)地，并將展示樣品妥善保管或退回倉(cāng)庫(kù)。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)樣品展示的效果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)業(yè)務(wù)開(kāi)展提供參考。六、樣品回收（一）回收申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶要求或業(yè)務(wù)需要，需要回收樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品回收申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明回收樣品的名稱、數(shù)量、回收原因、回收時(shí)間等內(nèi)容。2.《樣品回收申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門。（二）回收安排1.根據(jù)《樣品回收申請(qǐng)表》的要求，相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織樣品回收的具體實(shí)施。2.如客戶自行寄回樣品，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前與客戶溝通好寄回方式和時(shí)間，并及時(shí)跟蹤樣品的回收情況。3.如需要公司派人前往客戶處回收樣品，相關(guān)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，并確?；厥杖藛T的安全。（三）回收驗(yàn)收1.樣品回收后，質(zhì)量管理部門應(yīng)對(duì)回收樣品進(jìn)行驗(yàn)收，確保樣品的質(zhì)量和完整性。2.如回收樣品驗(yàn)收合格，質(zhì)量管理部門在《樣品回收申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；如回收樣品驗(yàn)收不合格，質(zhì)量管理部門應(yīng)明確指出不合格項(xiàng)，并要求相關(guān)部門進(jìn)行處理。七、樣品庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門在收到樣品制作部門或其他部門移交的樣品時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)樣品的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等信息，并與相關(guān)單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，倉(cāng)庫(kù)管理部門在《樣品入庫(kù)單》上簽字確認(rèn)，并將樣品入庫(kù)妥善保管。3.《樣品入庫(kù)單》應(yīng)一式三聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)管理部門、樣品制作部門或移交部門各留存一聯(lián)。（二）庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的特性和保管要求，對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行分類存放，確保樣品的質(zhì)量不受損。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合樣品保管要求。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）出庫(kù)管理1.業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品出庫(kù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明領(lǐng)用樣品的名稱、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.《樣品出庫(kù)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉(cāng)庫(kù)管理部門。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)《樣品出庫(kù)申請(qǐng)表》的審批結(jié)果，辦理樣品出庫(kù)手續(xù)，并在《樣品出庫(kù)單》上簽字確認(rèn)。4.《樣品出庫(kù)單》應(yīng)一式三聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)管理部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門各留存一聯(lián)。八、樣品處置（一）處置申請(qǐng)1.對(duì)于不再使用、已過(guò)有效期或其他原因需要處置的樣品，相關(guān)部門應(yīng)填寫《樣品處置申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明處置樣品的名稱、數(shù)量、處置原因、處置方式等內(nèi)容。2.《樣品處置申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）處置方式1.銷毀：對(duì)于涉及公司機(jī)密、技術(shù)專利或其他敏感信息的樣品，以及已過(guò)有效期、質(zhì)量不合格或其他無(wú)法繼續(xù)使用的樣品，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、溶解等方式，確保樣品信息無(wú)法恢復(fù)。在樣品銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《樣品銷毀記錄》?！稑悠蜂N毀記錄》應(yīng)包括樣品名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。2.捐贈(zèng)：對(duì)于一些仍有使用價(jià)值但公司不再需要的樣品，可考慮捐贈(zèng)給相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人。在捐贈(zèng)樣品前，應(yīng)與受贈(zèng)方簽訂捐贈(zèng)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)根據(jù)捐贈(zèng)協(xié)議辦理樣品出庫(kù)手續(xù)，并將相關(guān)信息通知財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。3.出售：對(duì)于一些具有市場(chǎng)價(jià)值的樣品，在經(jīng)過(guò)公司評(píng)估和審批后，可進(jìn)行出售處理。出售樣品應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)，確保出售價(jià)格合理。出售樣品的收入應(yīng)及時(shí)入賬，納入公司財(cái)務(wù)管理。（三）處置監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)樣品處置過(guò)程進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保處置費(fèi)用合理、合規(guī)。2.審計(jì)部門應(yīng)對(duì)樣品處置情況進(jìn)行定期審計(jì)，檢查處置流程是否符合規(guī)定，處置結(jié)果是否真實(shí)、準(zhǔn)確。九、樣品費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)樣品制作、寄送、展示、回收及處置等環(huán)節(jié)發(fā)生的實(shí)際費(fèi)用，進(jìn)行準(zhǔn)確的核算。2.樣品費(fèi)用應(yīng)包括原材料費(fèi)、加工費(fèi)、包裝費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、展示費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.業(yè)務(wù)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的規(guī)定，及時(shí)辦理樣品費(fèi)用的報(bào)銷手續(xù)。2.報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供相關(guān)的發(fā)票、合同、單據(jù)等憑證，并確保憑證真實(shí)、合法、有效。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審