高效會(huì)議管理(學(xué)員版)Efficientmeetingmanagement匯報(bào)人：XXXXXX目錄CONTENT01會(huì)前BeforetheMeeting02會(huì)中DuringtheMeeting03會(huì)后AftertheMeeting01BeforetheMeeting會(huì)前會(huì)議的類(lèi)型和目的制定決策解決問(wèn)題交流匯報(bào)會(huì)前會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議的成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本會(huì)前會(huì)議的十大致命傷沒(méi)有議程少數(shù)人壟斷發(fā)言，意見(jiàn)無(wú)法流暢地溝通主持人不能拍板決定一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法跑題，偏離討論主題打斷別人，爭(zhēng)辯議而不決，沒(méi)有行動(dòng)計(jì)劃會(huì)議場(chǎng)所不佳，與會(huì)議人頻繁進(jìn)出，辦理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情與會(huì)人不對(duì)，與會(huì)議主題相關(guān)性不大與會(huì)者沒(méi)有充分準(zhǔn)備會(huì)前“必要”的會(huì)議

有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門(mén)“必要”會(huì)議目的單純化會(huì)議資料有準(zhǔn)備會(huì)前先行溝通書(shū)面解決無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)報(bào)告內(nèi)容有紀(jì)要TITLEHERETITLEHERETITLEHERE一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)前輪-會(huì)前準(zhǔn)備一個(gè)中心——會(huì)議議程后輪——會(huì)后跟蹤會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議——什么人參加？會(huì)前相關(guān)問(wèn)題的主要決策人為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員能夠提供相關(guān)意見(jiàn)的人員對(duì)問(wèn)題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員會(huì)議規(guī)范流程會(huì)前01020304議程一、二、三等分享話(huà)題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)小結(jié)結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議開(kāi)始?xì)g迎會(huì)議目的議程時(shí)間安排規(guī)章制度跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)計(jì)劃準(zhǔn)備會(huì)議議程的要求會(huì)前1由重要到不重要會(huì)議開(kāi)始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。2由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。3由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開(kāi)始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單會(huì)前高效會(huì)議在開(kāi)始之前就開(kāi)始了是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否安排交通工具是否安排與會(huì)者住宿是否發(fā)出了會(huì)議通知確定視聽(tīng)材料確定輔助教材準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料確定相關(guān)資料是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目

并做好事先通知了解會(huì)議的目的是否一定要開(kāi)會(huì)確定會(huì)議的形式安排會(huì)議的議程決定會(huì)議的時(shí)間確定會(huì)議的主持人決定會(huì)議的地點(diǎn)研究會(huì)場(chǎng)如何布置確定出席人數(shù)安排出席者座位籌備工作的方方面面會(huì)前會(huì)議主題時(shí)間地點(diǎn)負(fù)責(zé)人預(yù)算會(huì)議資料住宿邀請(qǐng)通知嘉賓報(bào)到演出參會(huì)者展臺(tái)會(huì)場(chǎng)接送用餐宴會(huì)參觀旅游02DuringtheMeeting會(huì)中如何開(kāi)場(chǎng)會(huì)中01020304介紹背景會(huì)議目的議程會(huì)議期待主持人的守則與責(zé)任會(huì)中營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見(jiàn)一邊倒的情況減少與議題無(wú)關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)中耐心聆聽(tīng)，尊重他人的意見(jiàn)勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言會(huì)后總結(jié)會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見(jiàn)以解決問(wèn)題為己任保持開(kāi)放的心態(tài)，摒除部門(mén)之見(jiàn)盡可能多地獲取信息職場(chǎng)溝通3Ａ模型會(huì)中

AskingQuestions問(wèn)問(wèn)題Active

listening積極傾聽(tīng)Advocacy陳述意見(jiàn)換位思考積極傾聽(tīng)的技巧會(huì)中

傾聽(tīng)與你是否同意其他人的講話(huà)是毫無(wú)關(guān)系的。傾聽(tīng)就是接收到其他人所講的一切。傾聽(tīng)就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽(tīng)中的障礙什么是傾聽(tīng)？＞聽(tīng)的速度說(shuō)的速度學(xué)會(huì)聽(tīng)——首先要學(xué)會(huì)沉默會(huì)中

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把所有個(gè)人見(jiàn)解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語(yǔ)的示意動(dòng)作(沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì)或動(dòng)作)不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)采用合適的反饋方式會(huì)中

32416了解5演繹支持決定判斷復(fù)述積極傾聽(tīng)會(huì)中

復(fù)述復(fù)述是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說(shuō)的話(huà)或者直接引用他的話(huà)或者用自己的語(yǔ)言重組對(duì)方的話(huà)把對(duì)方的原意保持完整復(fù)述，就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！在這兩種情況下尤其有用當(dāng)對(duì)方給予的是重要的感情上的信息時(shí)當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)積極傾聽(tīng)的八個(gè)方面會(huì)中

復(fù)述避免中途打斷不要多說(shuō)共情目光接觸贊賞性的點(diǎn)頭和恰當(dāng)?shù)谋砬樘釂?wèn)避免分心的手勢(shì)問(wèn)題類(lèi)型會(huì)中開(kāi)放式問(wèn)題這種問(wèn)題需要解釋和說(shuō)明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說(shuō)的話(huà)很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容封閉式問(wèn)題

你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？

……引發(fā)討論的三種提問(wèn)會(huì)中24TITLEHERETITLEHERETITLEHERE以個(gè)人為中心的問(wèn)題以團(tuán)隊(duì)為中心的問(wèn)題以事實(shí)為中心的問(wèn)題妨礙討論的三種提問(wèn)會(huì)中問(wèn)題的定義是什么？最可能的原因有哪些？應(yīng)該采取什么措施?多個(gè)問(wèn)題“您難道不認(rèn)為我們應(yīng)該參與該業(yè)務(wù)嗎？”誘導(dǎo)性問(wèn)題“為什么我們需要這么長(zhǎng)時(shí)間才能完成這個(gè)項(xiàng)目？”“小張，保證進(jìn)度真的這么困難嗎？批評(píng)性問(wèn)題提問(wèn)題時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題會(huì)中問(wèn)題過(guò)于寬泛開(kāi)始的問(wèn)題太難問(wèn)引導(dǎo)性問(wèn)——是最封閉的問(wèn)題提批判型問(wèn)題找不到提問(wèn)的內(nèi)容通過(guò)問(wèn)問(wèn)題進(jìn)行深入探討Probe會(huì)中提出概括性的開(kāi)放式問(wèn)題使被提問(wèn)者能夠用不同方式回答。示例:“我們現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展怎樣？”提出具體的開(kāi)放式的問(wèn)題集中在關(guān)鍵點(diǎn)以獲得具體信息。示例:“這個(gè)新設(shè)計(jì)有哪些優(yōu)點(diǎn)？提出封閉式問(wèn)題確認(rèn)您的理解的準(zhǔn)確性。示例:”八層板是否能使橫梁的支撐力提高一倍？”（如果不能，重新開(kāi)始該流程。）深入探討問(wèn)題舉例會(huì)中問(wèn)：您是否認(rèn)為下次會(huì)議開(kāi)始時(shí)用10分鐘來(lái)制訂一個(gè)合理議程會(huì)有幫助？(封閉式問(wèn)題)答：是的。但您必須確保大家能夠在時(shí)間限制內(nèi)發(fā)言完。問(wèn)：會(huì)議進(jìn)行得怎么樣？(概括性和開(kāi)放式問(wèn)題)答：會(huì)議時(shí)間太長(zhǎng)！問(wèn)：今后我們可能采取什么措施改進(jìn)會(huì)議？(具體和開(kāi)放式的問(wèn)題)答：我們可以使用會(huì)議議程。問(wèn)：哪種議程最有用？您有什么看法？(具體和開(kāi)放式的問(wèn)題)答：我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)一起討論會(huì)議議程并制定合理時(shí)間限制。陳述意見(jiàn)會(huì)中清晰、完整表達(dá)自己的感受：1看見(jiàn)/聽(tīng)見(jiàn)(seeing/hearing)當(dāng)我看/聽(tīng)的時(shí)候2感受(feeling)我感覺(jué)3因?yàn)槲?becauseI)因?yàn)槲蚁胍?需要,我認(rèn)為4現(xiàn)在我希望(nowIwant)現(xiàn)在/然后,我要/希望5以便(sothat)以便練習(xí)會(huì)中你已發(fā)現(xiàn)小張?zhí)峤坏臄?shù)據(jù)分析報(bào)告有多處錯(cuò)誤，而且這已經(jīng)是第三次出現(xiàn)類(lèi)似的錯(cuò)誤，你準(zhǔn)備和他聊一下深入探討問(wèn)題舉例會(huì)中以具體語(yǔ)言描述行為說(shuō)明此行為的后果征求對(duì)方或團(tuán)隊(duì)的確認(rèn)幫助制定計(jì)劃以繼續(xù)或停止該行為使用正面反饋表?yè)P(yáng)有效行為有效反饋技巧會(huì)中Specific具體Descriptive描述Verifiable證實(shí)Owned-"I-Message“我給出反饋Solution建議Well-Timed及時(shí)賞不逾時(shí)，欲民速得為善之利也．罰不遷列，欲民速睹為不善之害也干預(yù)的方法會(huì)中M—Mirror說(shuō)明T-Transfer轉(zhuǎn)移O—Outline總結(jié)E-Evaluate評(píng)價(jià)H—Help幫助D—Decide決策理性決策模型會(huì)中1識(shí)別決策問(wèn)題2確認(rèn)決策標(biāo)準(zhǔn)3開(kāi)發(fā)備選方案4選擇備選方案5實(shí)施備選方案6評(píng)估決策結(jié)果決策方式會(huì)中決定一致通過(guò)法多數(shù)票通過(guò)法領(lǐng)導(dǎo)決定法影響群體決策的因素會(huì)中心理定勢(shì)自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移會(huì)議成功的小竅門(mén)會(huì)中135246采用頭腦風(fēng)暴法決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開(kāi)讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)

會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板制造幽默的會(huì)議氛圍

適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧會(huì)中假想對(duì)方的反對(duì)意見(jiàn)克服脾氣選擇最佳時(shí)機(jī)鼓勵(lì)積極的發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問(wèn)題注意人際關(guān)系正面發(fā)言03AftertheMeeting會(huì)后會(huì)議結(jié)束會(huì)后總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估會(huì)議評(píng)估會(huì)后這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？你暢所欲言了嗎？你對(duì)會(huì)議的主持方式滿(mǎn)意嗎？作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？你