外貿(mào)訂單采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外貿(mào)訂單采購工作流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外貿(mào)訂單的采購活動，包括原材料采購、零部件采購、成品采購以及相關(guān)服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期的前提下，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程中應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。4.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，根據(jù)外貿(mào)訂單需求，按時、按質(zhì)、按量采購所需物資和服務(wù)。開發(fā)、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同的有效履行。收集市場信息，進(jìn)行市場調(diào)研，分析采購成本，為公司采購決策提供依據(jù)。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，處理供應(yīng)商的投訴和糾紛。2.采購人員崗位職責(zé)采購專員協(xié)助采購主管制定采購計劃，負(fù)責(zé)具體采購任務(wù)的執(zhí)行。按照采購流程，尋找、篩選、聯(lián)系供應(yīng)商，獲取報價和樣品。對供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，收集供應(yīng)商資料，參與供應(yīng)商的實地考察。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和協(xié)調(diào)，確保貨物按時交付。與供應(yīng)商溝通采購合同條款，協(xié)助采購主管簽訂采購合同。負(fù)責(zé)采購文件的整理和歸檔，及時反饋采購過程中的問題。采購主管制定采購部門工作計劃和目標(biāo)，組織實施采購工作。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商評估體系。審核采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行中的問題。分析采購成本，提出降低采購成本的建議和措施，監(jiān)控采購費用的支出。組織采購人員培訓(xùn)，提高采購團(tuán)隊的業(yè)務(wù)水平和工作能力。向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。（二）其他相關(guān)部門1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的外貿(mào)訂單需求信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等。參與采購合同的評審，提出業(yè)務(wù)方面的意見和建議。協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決訂單執(zhí)行過程中的問題。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范。參與供應(yīng)商的評估和選擇，對采購物資進(jìn)行檢驗和驗收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對不合格采購物資提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同，監(jiān)督采購資金的使用。辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的財務(wù)評估，防范財務(wù)風(fēng)險。三、采購流程（一）采購申請1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)外貿(mào)訂單需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求等信息，并提交給采購部門。2.《采購申請表》需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。對于金額較大或重要的采購申請，還需報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，采購主管組織采購專員對申請內(nèi)容進(jìn)行分析和評估。2.根據(jù)訂單交貨期、庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，制定采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、供應(yīng)商選擇等內(nèi)容。3.采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后實施。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購專員根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的資料。3.采購主管組織采購專員、質(zhì)量部門人員等對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估供應(yīng)商的綜合實力。4.根據(jù)考察結(jié)果，建立供應(yīng)商評估檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行打分和評級。評估內(nèi)容包括：產(chǎn)品質(zhì)量：產(chǎn)品是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量穩(wěn)定性如何。價格水平：報價是否合理，價格競爭力如何。交貨能力：交貨期是否可靠，能否按時交貨。售后服務(wù)：售后服務(wù)是否及時、周到，能否解決客戶問題。企業(yè)信譽(yù)：企業(yè)信譽(yù)是否良好，是否存在不良記錄。5.選擇合格供應(yīng)商，建立合格供應(yīng)商名錄。優(yōu)先選擇評級高、綜合實力強(qiáng)的供應(yīng)商。對于新開發(fā)的供應(yīng)商，需簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）采購詢價與報價1.采購專員向選定的供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價單》，詳細(xì)列出采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。2.供應(yīng)商收到詢價單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將報價單回復(fù)給采購專員。報價單應(yīng)包括產(chǎn)品價格、交貨期、付款方式、運輸方式等內(nèi)容。3.采購專員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和比較，分析價格差異和合理性。對于價格明顯偏高或偏低的報價，及時與供應(yīng)商溝通了解原因。（五）采購合同簽訂1.根據(jù)詢價和報價情況，采購專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，協(xié)商采購合同條款。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、運輸方式、售后服務(wù)等。2.采購專員根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、明確。3.采購合同初稿完成后，提交采購主管審核。采購主管重點審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及與采購申請和采購計劃的一致性。4.采購合同經(jīng)采購主管審核通過后，報財務(wù)部門審核資金支付條款。財務(wù)部門審核通過后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。5.采購專員根據(jù)審批意見，與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（六）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購專員根據(jù)合同內(nèi)容，及時下達(dá)《采購訂單》給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點、質(zhì)量要求等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購專員應(yīng)及時將訂單副本發(fā)送給業(yè)務(wù)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（七）采購進(jìn)度跟蹤1.采購專員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨準(zhǔn)備等情況。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商延誤交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問題等，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購主管匯報。3.采購主管定期召開采購進(jìn)度會議，通報采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。對于重大問題，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，共同研究解決方案。（八）采購驗收1.采購物資到貨前，采購專員應(yīng)通知質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定驗收方案。2.采購物資到貨后，采購專員組織質(zhì)量部門人員、倉庫管理人員等進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等。3.驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。驗收不合格的物資，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。4.質(zhì)量部門出具《驗收報告》，對驗收結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)。對于驗收不合格的物資，《驗收報告》應(yīng)詳細(xì)說明不合格原因和處理建議。（九）采購付款1.采購物資驗收合格且入庫后，采購專員根據(jù)采購合同約定，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關(guān)憑證，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，核實采購物資的數(shù)量、價格、質(zhì)量等是否符合合同要求，發(fā)票是否真實、合法、有效。3.財務(wù)部門審核通過后，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)，支付采購款項給供應(yīng)商。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、原材料供應(yīng)短缺、市場競爭加劇等因素可能影響采購成本和供應(yīng)穩(wěn)定性。2.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商破產(chǎn)、倒閉、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等可能導(dǎo)致采購任務(wù)無法按時完成，影響公司業(yè)務(wù)。3.質(zhì)量風(fēng)險：采購物資質(zhì)量不符合要求，可能導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題，影響公司聲譽(yù)和市場競爭力。4.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、不合理，可能導(dǎo)致合同糾紛，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失。5.法律風(fēng)險：采購活動違反法律法規(guī)，可能導(dǎo)致公司面臨法律責(zé)任和處罰。（二）風(fēng)險評估1.采購部門定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類和排序，確定重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定價格和供應(yīng)數(shù)量，降低價格波動風(fēng)險。開發(fā)多個供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)短缺風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商行為。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，在供應(yīng)商出現(xiàn)問題時能夠及時采取措施，確保采購任務(wù)不受影響。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施嚴(yán)格執(zhí)行采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保采購物資質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和檢測報告，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對采購物資的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，追究相關(guān)責(zé)任。4.合同風(fēng)險應(yīng)對措施加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同條款合法、合規(guī)、合理、明確。聘請專業(yè)法律顧問對采購合同進(jìn)行審核，防范合同法律風(fēng)險。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題，確保合同有效履行。5.法律風(fēng)險應(yīng)對措施加強(qiáng)采購人員法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。聘請專業(yè)法律顧問，為采購活動提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險。定期對采購制度和流程進(jìn)行審查，確保符合法律法規(guī)要求。五、采購績效評估（一）評估指標(biāo)1.采購成本：實際采購價格與預(yù)算價格的差異率，反映采購成本控制情況。2.采購質(zhì)量：采購物資的合格率，反映采購物資質(zhì)量狀況。3.交貨期：采購物資按時交貨率，反映供應(yīng)商交貨及時性。4.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量、供應(yīng)商淘汰率等指標(biāo)，反映供應(yīng)商管理水平。5.采購效率：采購訂單處理周期、采購合同簽訂周期等指標(biāo)，反映采購工作效率。（二）評估方法1.定期收集采購相關(guān)數(shù)據(jù)，包括采購發(fā)票、驗收報告、入庫單、供應(yīng)商反饋等。2.根據(jù)評估指標(biāo)，對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和計算，得出各項評估指標(biāo)的實際值。3.將實際值與設(shè)定的目標(biāo)值進(jìn)行比較，計算績效得分。績效得分=（實際值/目標(biāo)值）×100%。4.根據(jù)績效得分，對采購部門和采購人員的工作績效進(jìn)行評價?？冃У梅?0分及以上為優(yōu)秀，8089分為良好，6079分為合格，60分以下為不合格。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.對于績效優(yōu)秀的采購部門和采購人員，給予表彰和獎勵，如獎