公司文件分級管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的安全性、完整性和有效性，提高工作效率，實現(xiàn)文件的規(guī)范化、標準化管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有文件的分類、編號、起草、審核、批準、發(fā)布、保管、使用、修訂及廢止等管理活動。（三）文件定義本制度所指文件包括公司的各類規(guī)章制度、通知、報告、請示、會議紀要、合同協(xié)議、技術(shù)資料、圖紙、報表等以書面形式存在的信息載體。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件由行政部門統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.分級負責原則：根據(jù)文件的重要性和涉及范圍，實行分級管理，明確各級管理人員的職責。3.受控原則：對文件的起草、審核、批準、發(fā)布、修訂等環(huán)節(jié)進行嚴格控制，確保文件的有效性和可追溯性。4.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的文件進行保密管理。二、文件分級（一）一級文件1.定義：公司的基本制度，是公司運營和管理的根本性準則，具有最高的權(quán)威性和指導(dǎo)性。2.包括內(nèi)容：公司章程、公司組織架構(gòu)及職責分工、公司戰(zhàn)略規(guī)劃、公司年度經(jīng)營計劃、公司財務(wù)管理制度、公司人力資源管理制度、公司行政管理制度、公司采購管理制度、公司銷售管理制度、公司生產(chǎn)管理制度等。（二）二級文件1.定義：公司的一般制度，是對一級文件的細化和補充，是公司各項業(yè)務(wù)活動的具體操作規(guī)范。2.包括內(nèi)容：各部門工作流程、各崗位工作職責及工作標準、各類業(yè)務(wù)操作手冊、各類應(yīng)急預(yù)案、各類考核制度、各類培訓(xùn)制度等。（三）三級文件1.定義：公司的部門文件，是各部門根據(jù)工作需要制定的內(nèi)部文件，用于指導(dǎo)本部門的工作。2.包括內(nèi)容：部門內(nèi)部通知、部門工作計劃、部門工作總結(jié)、部門會議紀要、部門內(nèi)部培訓(xùn)資料等。（四）四級文件1.定義：公司的臨時性文件，是針對某一特定事項或臨時工作任務(wù)而制定的文件，具有時效性。2.包括內(nèi)容：專項工作方案、臨時性通知、臨時性報告等。三、文件編號（一）編號規(guī)則1.一級文件編號：公司名稱縮寫+J+年份+序號，如：[公司名稱縮寫]J202301，表示公司2023年發(fā)布的第1號一級文件。2.二級文件編號：公司名稱縮寫+E+部門代碼+年份+序號，如：[公司名稱縮寫]E01202302，表示公司2023年由01部門發(fā)布的第2號二級文件。其中，部門代碼根據(jù)公司組織架構(gòu)確定，如01表示行政部門，02表示人力資源部門等。3.三級文件編號：公司名稱縮寫+D+部門代碼+年份+序號，如：[公司名稱縮寫]D01202303，表示公司2023年由01部門發(fā)布的第3號三級文件。4.四級文件編號：公司名稱縮寫+L+年份+序號，如：[公司名稱縮寫]L202304，表示公司2023年發(fā)布的第4號四級文件。（二）編號管理1.文件編號由行政部門統(tǒng)一編制和管理，確保編號的唯一性和連續(xù)性。2.新文件發(fā)布時，由行政部門按照編號規(guī)則進行編號，并在文件首頁注明編號。3.文件修訂或廢止后，原編號不再使用，不得重復(fù)編號。四、文件起草（一）起草職責1.一級文件由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或指定的部門負責起草。2.二級文件由相關(guān)部門負責人或其指定的人員負責起草。3.三級文件由各部門內(nèi)部人員負責起草。4.四級文件由相關(guān)工作負責人負責起草。（二）起草要求1.文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)政策要求，具有針對性、可操作性和準確性。2.語言表達應(yīng)簡潔明了、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、行距、頁邊距等。4.涉及多個部門的文件，應(yīng)由牽頭部門組織相關(guān)部門共同起草，充分征求各方意見。（三）起草流程1.起草人員根據(jù)工作需要和公司要求，確定文件主題和內(nèi)容框架。2.收集相關(guān)資料，進行調(diào)查研究，確保文件內(nèi)容的真實性和可靠性。3.按照文件格式要求進行起草，形成文件初稿。4.文件初稿完成后，起草人員應(yīng)進行自我審核，檢查文件內(nèi)容是否完整、準確，格式是否規(guī)范。五、文件審核（一）審核職責1.一級文件由公司高層領(lǐng)導(dǎo)審核。2.二級文件由相關(guān)部門負責人審核，涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門負責人會簽后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.三級文件由部門負責人審核。4.四級文件由相關(guān)工作負責人審核。（二）審核內(nèi)容1.文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)政策要求。2.文件內(nèi)容是否完整、準確，邏輯是否嚴謹。3.文件格式是否規(guī)范，編號是否正確。4.文件是否與相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，是否存在矛盾或沖突。（三）審核流程1.審核人員收到文件初稿后，應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，按照審核要求進行審核。2.審核人員在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與起草人員溝通，提出修改意見。3.起草人員根據(jù)審核意見對文件進行修改，修改完成后再次提交審核人員審核，直至審核通過。六、文件批準（一）批準職責1.一級文件由公司董事會或股東大會批準。2.二級文件由公司總經(jīng)理批準。3.三級文件由部門負責人批準。4.四級文件由相關(guān)工作負責人批準。（二）批準流程1.審核通過的文件，由起草人員將文件提交給相應(yīng)的批準人。2.批準人對文件進行最終審核，如無異議則簽署批準意見，并注明批準日期。3.文件經(jīng)批準后，方可正式發(fā)布。七、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.一級文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并在公司公告欄進行公示。2.二級文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并在相關(guān)部門進行傳閱。3.三級文件由各部門自行印發(fā)，并在本部門內(nèi)部進行傳達。4.四級文件根據(jù)工作需要，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、通知等方式進行發(fā)布。（二）發(fā)布范圍1.一級文件面向公司全體員工發(fā)布。2.二級文件面向相關(guān)部門員工發(fā)布。3.三級文件面向本部門員工發(fā)布。4.四級文件根據(jù)文件內(nèi)容確定發(fā)布范圍，確保相關(guān)人員能夠及時了解文件內(nèi)容。（三）發(fā)布記錄行政部門負責對文件的發(fā)布情況進行記錄，包括文件名稱、編號、發(fā)布時間、發(fā)布方式、發(fā)布范圍等，并存檔備案。八、文件保管（一）保管職責1.行政部門負責公司一級文件和二級文件的保管。2.各部門負責本部門三級文件和四級文件的保管。（二）保管方式1.文件應(yīng)分類存放，建立電子文檔和紙質(zhì)文檔檔案，確保文件的完整性和可查閱性。2.電子文檔應(yīng)定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行加密處理，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專用的文件柜中，按照文件類別和編號順序排列，便于查找和使用。（三）保管期限1.一級文件和重要的二級文件長期保管。2.一般的二級文件保管期限為[X]年。3.三級文件和四級文件保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為[X]年至[X]年不等。（四）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件時，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門對借閱申請進行審核，如符合借閱條件，則將文件借給借閱人，并登記借閱記錄，包括借閱人姓名、部門、文件名稱、編號、借閱時間、歸還時間等。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（五）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由文件保管部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報行政部門審核。2.行政部門對銷毀申請進行審核，如符合銷毀條件，則組織相關(guān)人員對文件進行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、參與人員等。4.文件銷毀記錄應(yīng)存檔備案，保存期限與文件保管期限相同。九、文件使用（一）使用要求1.公司員工應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和流程使用文件，確保工作的規(guī)范化和標準化。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在問題或與實際情況不符，應(yīng)及時向文件起草部門或行政部門反饋，以便及時進行修訂。3.涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，不得泄露文件內(nèi)容。（二）培訓(xùn)與宣貫1.對于新發(fā)布的重要文件，行政部門應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)和宣貫活動，確保員工了解文件內(nèi)容和要求。2.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，對本部門員工進行文件培訓(xùn)和宣貫，確保員工能夠正確使用文件。十、文件修訂（一）修訂原因1.國家法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致公司文件需要修訂。2.公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營策略等發(fā)生調(diào)整，需要對相關(guān)文件進行修訂。3.文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題或存在漏洞，需要進行修訂。4.其他原因需要對文件進行修訂。（二）修訂流程1.文件修訂由原起草部門或相關(guān)部門提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，注明修訂文件的名稱、編號、修訂原因、修訂內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報行政部門審核。2.行政部門對修訂申請進行審核，如符合修訂條件，則組織相關(guān)人員對文件進行修訂。3.文件修訂完成后，按照文件起草、審核、批準、發(fā)布的流程進行操作，確保修訂后的文件有效發(fā)布和實施。4.行政部門負責對文件修訂情況進行記錄，包括修訂文件的名稱、編號、修訂原因、修訂內(nèi)容、修訂時間、批準時間等，并存檔備案。十一、文件廢止（一）廢止原因1.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策已廢止或失效。2.公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營策略等發(fā)生重大調(diào)整，原文件已不再適用。3.文件已被新的文件所替代。4.其他原因需要對文件進行廢止。（二）廢止流程1.文件廢止由原起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請，填寫《文件廢止申請表》，注明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后