公司文件加密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件的安全管理，保護(hù)公司機(jī)密信息，防止文件被非法獲取、篡改或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工在工作過(guò)程中涉及的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、存儲(chǔ)設(shè)備等。（三）基本原則1.保密性原則：確保公司文件所涉及的機(jī)密信息不被泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。2.完整性原則：保證文件在傳輸、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中不被篡改，保持其原始內(nèi)容的完整性。3.可用性原則：在需要使用文件時(shí)，授權(quán)人員能夠方便、快捷地獲取和使用加密文件，同時(shí)確保文件的安全性不受影響。二、文件分類與密級(jí)劃分（一）文件分類1.行政文件：包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、審計(jì)報(bào)告、資金往來(lái)記錄等。4.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、績(jī)效考核記錄、薪酬福利文件等。（二）密級(jí)劃分1.絕密級(jí)：文件內(nèi)容涉及公司核心商業(yè)秘密、重大技術(shù)機(jī)密、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級(jí)：包含重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)數(shù)據(jù)、客戶敏感信息等，泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響。3.秘密級(jí)：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)造成一定影響。4.公開(kāi)級(jí)：不涉及公司機(jī)密信息，可在公司內(nèi)部或外部公開(kāi)傳播的文件。三、文件加密管理職責(zé)（一）文件創(chuàng)建與保管部門1.負(fù)責(zé)人員：各部門文件的創(chuàng)建、整理和保管工作由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)。2.職責(zé)按照公司文件管理規(guī)定，對(duì)本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行分類、編號(hào)和標(biāo)識(shí)。根據(jù)文件的密級(jí)，采取相應(yīng)的加密措施，并確保加密文件的安全性。定期對(duì)本部門保管的文件進(jìn)行清查和整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（二）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)人員：信息技術(shù)部門指定專人負(fù)責(zé)公司文件加密系統(tǒng)的維護(hù)和管理。2.職責(zé)建立和完善公司文件加密系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。為員工提供文件加密工具和技術(shù)支持，指導(dǎo)員工正確使用加密功能。定期對(duì)文件加密系統(tǒng)進(jìn)行檢查和更新，防范系統(tǒng)漏洞和安全風(fēng)險(xiǎn)。協(xié)助處理因文件加密問(wèn)題引發(fā)的技術(shù)故障和安全事件。（三）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人員：人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)人事文件的加密管理和監(jiān)督。2.職責(zé)制定人事文件加密管理的具體流程和規(guī)范，并組織實(shí)施。對(duì)涉及員工個(gè)人隱私和公司機(jī)密的人事文件進(jìn)行重點(diǎn)加密管理。定期檢查人事文件的加密情況，確保人事信息的安全。（四）管理層1.負(fù)責(zé)人員：公司管理層對(duì)文件加密管理工作負(fù)總責(zé)。2.職責(zé)審批公司文件加密管理制度和相關(guān)流程。監(jiān)督各部門文件加密管理工作的執(zhí)行情況，確保制度的有效落實(shí)。協(xié)調(diào)解決文件加密管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。四、文件加密措施（一）紙質(zhì)文件加密1.密級(jí)標(biāo)識(shí)：在紙質(zhì)文件首頁(yè)左上角加蓋相應(yīng)的密級(jí)印章，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。2.存放管理：絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保密文件柜中，由專人負(fù)責(zé)保管。秘密級(jí)紙質(zhì)文件可存放在普通文件柜中，但要采取必要的防盜措施。3.借閱審批：嚴(yán)格控制紙質(zhì)文件的借閱，借閱絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人等信息。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。（二）電子文件加密1.加密工具：使用公司統(tǒng)一規(guī)定的文件加密軟件對(duì)電子文件進(jìn)行加密。加密軟件應(yīng)具備高強(qiáng)度的加密算法，確保文件加密后的安全性。2.加密范圍：所有涉及公司機(jī)密信息的電子文件，包括但不限于辦公文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等，均應(yīng)進(jìn)行加密處理。3.訪問(wèn)權(quán)限：根據(jù)文件的密級(jí)設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)加密文件。授權(quán)方式可采用用戶名和密碼、數(shù)字證書、身份認(rèn)證等多種方式。4.備份管理：定期對(duì)加密電子文件進(jìn)行備份，并將備份文件存儲(chǔ)在安全的位置。備份文件也應(yīng)進(jìn)行加密處理，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存儲(chǔ)設(shè)備加密1.移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備：對(duì)用于存儲(chǔ)公司文件的移動(dòng)硬盤、U盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密。加密方式可采用硬件加密或軟件加密，確保存儲(chǔ)設(shè)備中的文件在任何情況下都能得到有效保護(hù)。2.筆記本電腦：公司配備的筆記本電腦應(yīng)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，并對(duì)硬盤中的重要文件進(jìn)行加密。員工離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)刪除或移交筆記本電腦中的公司文件，并確保電腦中的數(shù)據(jù)已被徹底清除。五、文件使用與共享（一）文件使用1.授權(quán)訪問(wèn)：?jiǎn)T工在使用加密文件時(shí)，應(yīng)首先獲得相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自訪問(wèn)加密文件。2.使用規(guī)范：?jiǎn)T工在使用文件過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得將文件內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如需對(duì)文件進(jìn)行修改或編輯，應(yīng)在確保文件安全的前提下進(jìn)行，并及時(shí)保存?zhèn)浞荨?.使用記錄：信息技術(shù)部門應(yīng)建立文件使用記錄系統(tǒng)，記錄員工對(duì)加密文件的訪問(wèn)時(shí)間、操作內(nèi)容等信息。通過(guò)對(duì)使用記錄的分析，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為并采取相應(yīng)措施。（二）文件共享1.共享審批：如需將加密文件共享給其他部門或人員，應(yīng)提前填寫文件共享申請(qǐng)表，注明共享文件的名稱、密級(jí)、共享對(duì)象、共享期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.共享方式：根據(jù)文件的密級(jí)和共享需求，可選擇不同的共享方式。對(duì)于機(jī)密級(jí)以上文件，應(yīng)采用安全的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式，并要求共享對(duì)象進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)。對(duì)于秘密級(jí)文件，可通過(guò)公司內(nèi)部共享平臺(tái)進(jìn)行共享，但應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和有效期。3.共享監(jiān)控：信息技術(shù)部門應(yīng)對(duì)文件共享情況進(jìn)行監(jiān)控，確保共享文件的安全性。如發(fā)現(xiàn)共享過(guò)程中存在異常情況，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員進(jìn)行處理。六、文件傳輸與交換（一）內(nèi)部傳輸1.安全通道：公司內(nèi)部文件傳輸應(yīng)通過(guò)安全的網(wǎng)絡(luò)通道進(jìn)行，如公司內(nèi)部局域網(wǎng)、加密VPN等。禁止通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或其他不安全的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸。2.加密要求：在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸加密文件時(shí)，應(yīng)確保文件的加密狀態(tài)不被改變，接收方能夠正確解密文件。（二）外部交換1.審批流程：與外部單位進(jìn)行文件交換時(shí)，應(yīng)填寫文件交換申請(qǐng)表，注明交換文件的名稱、密級(jí)、交換對(duì)象、交換目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.加密處理：對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的外部交換文件，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并采用安全可靠的傳輸方式，如專人送達(dá)、加密郵寄、安全電子傳輸?shù)取?.跟蹤管理：對(duì)外部交換文件的傳輸過(guò)程進(jìn)行跟蹤管理，確保文件能夠安全、及時(shí)地送達(dá)對(duì)方，并要求對(duì)方簽收確認(rèn)。七、文件解密與銷毀（一）文件解密1.解密申請(qǐng)：因工作需要對(duì)加密文件進(jìn)行解密時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫文件解密申請(qǐng)表，注明解密文件的名稱、密級(jí)、解密原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.解密操作：信息技術(shù)部門根據(jù)審批結(jié)果，對(duì)加密文件進(jìn)行解密操作。解密后的文件應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管和使用。3.解密記錄：信息技術(shù)部門應(yīng)對(duì)文件解密情況進(jìn)行記錄，包括解密時(shí)間、解密申請(qǐng)人、解密原因等信息，以備查詢和審計(jì)。（二）文件銷毀1.銷毀范圍：對(duì)于已失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理。銷毀范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、存儲(chǔ)設(shè)備等。2.銷毀方式紙質(zhì)文件：絕密級(jí)和機(jī)密級(jí)紙質(zhì)文件應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程。秘密級(jí)紙質(zhì)文件可采用粉碎或統(tǒng)一交由有資質(zhì)的文件銷毀公司進(jìn)行處理。電子文件：對(duì)存儲(chǔ)在硬盤、服務(wù)器等存儲(chǔ)設(shè)備中的電子文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。存儲(chǔ)設(shè)備：對(duì)已報(bào)廢或不再使用的存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行物理銷毀，如砸碎、消磁等，以防止存儲(chǔ)設(shè)備中的數(shù)據(jù)被恢復(fù)。3.銷毀記錄：建立文件銷毀記錄制度，記錄文件銷毀的時(shí)間、名稱、數(shù)量、銷毀方式、銷毀人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檢查內(nèi)容：公司定期對(duì)各部門文件加密管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件的分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)、加密措施、存儲(chǔ)管理、使用記錄、共享審批、傳輸交換、解密銷毀等方面。2.檢查方式：檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、文件抽查、系統(tǒng)審計(jì)等多種方式進(jìn)行。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）不定期抽查1.抽查范圍：公司不定期對(duì)部分部門的文件加密管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查敏感文件的加密和使用情況。2.抽查結(jié)果處理：對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并及時(shí)通報(bào)批評(píng)，以起到警示作用。（三）審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門職責(zé)：公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)文件加密管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，審查文件加密管理制度的執(zhí)行情況、文件加密措施的有效性、文件使用和共享的合規(guī)性等。2.審計(jì)報(bào)告：審計(jì)部門定期出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)文件加密管理工作中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)建議，并跟蹤整改情況。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.培訓(xùn)內(nèi)容：制定文件加密管理培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容包括文件加密管理制度、加密技術(shù)、安全意識(shí)等方面。2.培訓(xùn)對(duì)象：培訓(xùn)對(duì)象包括公司全體員工，特別是涉及文件管理、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)操作等崗位的員工。（二）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織全體員工進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行授課，講解文件加密管理的重要性和操作方法。2.在線學(xué)習(xí)：提供在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，員工可自主學(xué)習(xí)文件加密管理相關(guān)知識(shí)和技能。3.案例分析：通過(guò)實(shí)際案例分析，加深員工對(duì)文件加密管理的理解和認(rèn)識(shí)，提高員工的安全意識(shí)和防范能力。（三）教育宣傳1.宣傳渠道：通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件、即時(shí)通訊工具等多種渠道，宣傳文件加密管理的相關(guān)知識(shí)和要求，營(yíng)造良好的安全文化氛圍。2.宣傳內(nèi)容：宣傳內(nèi)容包括文件加密管理的重要性、公司文件加密管理制度、典型案例分析、安全提示等，提高員工對(duì)文件加密管理工作的重視程度。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.故意泄露文件機(jī)密：未經(jīng)授權(quán)將公司文件機(jī)密信息泄露給外部人員或內(nèi)部無(wú)關(guān)人員。2.擅自修改文件內(nèi)容：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自修改公司文件內(nèi)容，導(dǎo)致文件信息不準(zhǔn)確或不完整。3.違規(guī)使用文件：違反公司文件使用規(guī)定，將文件用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。4.未按規(guī)定加密文件：對(duì)涉及公司機(jī)密信息的文件未按要求進(jìn)行加密處理，導(dǎo)致文件存在安全隱患。5.違規(guī)共享文件：未經(jīng)審批擅自將公司加密文件共享給外部單位或人員，或未按規(guī)定設(shè)置共享權(quán)限和有效期。6.文件保管不善：因保管不當(dāng)導(dǎo)致公司文件丟失、損壞或被盜，造成公司機(jī)密信息泄露。（二）處理措施1.警告：對(duì)于首次違反文件加密管理制度的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.罰款：對(duì)違規(guī)行為造成一定損失或影響的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的罰款處理。3.降職或辭退：對(duì)于嚴(yán)重違反文